Командировочные расходы

Командировочные расходы — это суточные, оплата проезда, проживания и другие расходы командированного работника, разрешенные работодателем согласно ст. 168 ТК РФ. А вот нормы и правила возмещения командировочных расходов организация устанавливает сама в локальном нормативном акте (например, в положении о командировках). Закон лишь ограничивает нормативы суточных, не облагаемых НДФЛ и взносами. Более подробно о расходах и нормах читайте в нашей статье.

Командировочные расходы: полный список

Образцы документов для оформления командировки

Оплачиваемые расходы по командировке 

Напомним, что командировка — это служебная поездка сотрудника, с которым заключен трудовой договор. Если с работником заключен гражданско-правовой договор такая поездка не считается командировкой.

Командированному работнику оплачивают:

• суточные;
• расходы по проезду к месту командировки и обратно;
• расходы по найму жилого помещения;
• другие расходы (например, на услуги связи или почты, оформление виз и паспортов, консульские сборы и т. д.).

Отметим, что закон от 17.06.2019 № 147-ФЗ внес дополнение в НК РФ в части порядка освобождения от НДФЛ выплат, связанных с командировками в 2023 году. Законодатели уточнили, что не облагаются НДФЛ документально подтвержденные расходы по получению и регистрации дипломатического паспорта (раньше речь шла только о служебном паспорте).

После возвращения из поездки сотрудник составляет авансовый отчет, в котором отражает расходы во время командировки.

Уточним, что фактический срок командировки устанавливается с помощью проездных документов. А в случае их отсутствия подтверждаются документами по найму жилья.

Для целей налогообложения командировочные расходы учитывают только в том случае, если они носят производственный характер. Эти расходы, например, должны быть осуществлены для получения дохода и обязательно подтверждены документами согласно п. 1 ст. 252 НК РФ

Нельзя включать в расходы по налогу на прибыль документально неподтвержденные затраты.

Какие документы оформить для командировки сотрудника

Когда отправляете сотрудника в командировку, оформите необходимые документы. Они будут основанием, чтобы учесть и обосновать расходы. Сделайте это независимо от того, куда едет сотрудник – в командировку по России или за границу. Порядок одинаков. Сделать все правильно вам поможет эта рекомендация.



Скачать образец

Ответственность за нарушение возмещения командировочных расходов в 2023 году

При нарушении законодательства возникают соответствующие наказания по ст. 168 ТК РФ «Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой». Приводим возможные варианты последствий нарушений в двух таблицах для работодателей и для работников.

Проводки по суточным, выданным за командировку

Для отражения командировки в бухгалтерском учете следует использовать следующие проводки:

Д 71 — К 50 (51, 52) Выдан аванс на командировку

Д 26 (44) — К 71 Учтены суточные

• Статья по теме: Как составить служебную записку, если командировка была на личном автомобиле

Командировка на личном транспорте в 2023 году

Если работник едет в командировку на личном автомобиле, то фактический срок нахождения в командировке прописывается в служебной записке. Ее работник пишет по возвращении из командировки. Форма такой записки свободная. К ней прилагаются документы, подтверждающие как факт проезда на автомобиле, так и понесенные расходы на проезд:

• путевой или маршрутный лист;
• счета;
• квитанции;
• кассовые чеки;
• иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта.

При поездках в командировку за использование личного автомобиля в служебных целях сотруднику положена компенсация, предусмотренная ст. 188 ТК РФ.

Размеры такой компенсации организация определяет самостоятельно. Эта компенсация включает все расходы, связанные с использованием автомобиля, включая расходы на бензин.

Возмещение командировочных расходов и страховые взносы в 2023 году

Минфин России в письме от 28.03.2019 № 03-15-06/21254 говорит о том, что выплаты работнику в виде компенсации расходов, в частности, на бензин, на наем жилого помещения, а также иных расходов, произведенных работником с разрешения работодателя на основании ст. 168 ТК РФ (например, расходов на ремонт транспортного средства во время командировки), не облагаются страховыми взносами. Обязательное условие — наличие подтверждающих документов.

Если работник не представил подтверждающие документы, возмещаемые расходы облагаются страховыми взносами на ОПС, ОСС, ОМС и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний в общем порядке.

Нормированные суточные для поездок по России и за рубеж в 2023 году

Налоговым кодексом установлены предельные нормативы суточных, которые не нужно включать в доход командированного работника и облагать НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ). За каждый день нахождения в командировке на территории РФ зафиксирована максимальная сумма в размере 700 руб.

Если организация устанавливает суточные больше 700 руб., то разница облагается перечисленными налогами.

При этом норма для суточных для поездок за рубеж составляет 2500 руб.

Пример нормирования суточных

Семенов И. К. направляется в командировку с 13 января по 18 января 2023 года. Время отъезда 7.30, возвращения — 23.30 (указано в билете). Организация установила внутренними документами норму суточных по России — 900 руб.

Соответственно суточные за командировку составят 4 500 руб. (800 руб. x 5 дн.).

НДФЛ и взносы начисляются с отклонения от нормы в размере 1000 руб. (900 руб/дн. — 700 руб/дн.) x 5 дн.).

В этом случае:

• НДФЛ с суточных = 130 руб. (1000 руб. x 13%);
• взносы на обязательное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством — 29 руб. (1000 руб. x 2,9%);
• взносы на обязательное пенсионное страхование — 220 руб. (1000 руб. x 22%);
• взносы на обязательное медицинское страхование — 51 руб. (1000 руб. x 5,1%).