Каждому работнику полагается отпуск минимум на 28 дней в году. Часто работники по разным причинам не выбирают все положенные дни отдыха, и такие дни накапливаются. Они никуда не деваются, их можно либо отгулять позднее, либо получить за них денежную компенсацию в 2023 году. Как бухгалтеру рассчитать количество дней неиспользованного отпуска, расскажем в статье.
Когда нужно рассчитать неиспользованные дни отпуска
Компании иначе будут определять, сколько дней отпуска положено работнику. В статью 120 ТК внесут дополнение, что округлять время — только в пользу сотрудника.
Грядущие изменения по отпускным в 2023 году
- Статья по теме: Изменения по отпускам с 1 сентября 2023 года
Узнать сроки выплаты отпускных в 2023 году
Как платить отпускные в 2023 году
Расчет отпускных в Системе Главбух: образцы, примеры, калькуляторы
Неправильный подсчет отпускных приведет к занижению или завышению сумм, причитающихся сотрудникам. Поэтому при обнаружении ошибок отпускные нужно пересчитать.
Скачать
Ежегодно в декабре согласно ст. 123 ТК РФ все работодатели должны утверждать график отпусков на предстоящий год. В документе учитываются данные о планируемых отпусках каждого сотрудника. При этом кроме тех дней, которые относятся к будущему году, в график включаются и дни, которые сотрудник использовать не успел.
Поэтому неизрасходованные дни отдыха должны рассчитываться ежегодно индивидуально по каждому сотруднику.
- Читайте по теме: Начисление отпускных
Независимо от времени неиспользованными дни рассчитываются:
- в случае получения заявления от сотрудника на выплату компенсации неиспользованных дней, если положенный в рамках трудовых отношений с работодателем отпуск превышает 28 дней в год (для опасных профессий);
- в случае увольнения сотрудника.
На что влияет количество неиспользованных дней отпуска
Неиспользованные дни никогда никуда не пропадают. Они всегда переходят на следующий год, когда сотрудник может их отгулять. А в случае увольнения статья 127 ТК РФ предусматривает выплату неиспользованных отпускных.
Получить компенсацию за неиспользованный отпуск сотрудник может и без расторжения трудового договора, если ему положен удлиненный или дополнительный отпуск, связанный с особыми условиями труда. Такие условия прописаны в ст. 126 ТК РФ.
Любая малая компания может снизить взносы с отпускных, регулируя даты выплаты и продолжительность отдыха работника. Мы показали на цифрах два способа экономии.
Как посчитать дни компенсации за неиспользованный отпуск и когда такую компенсацию можно выплатить
Расчет количества дней для выплаты компенсации зависит от того, когда такую компенсацию работник получает. Дело в том, что попросить компенсировать отпускные дни без увольнения сотрудник может на любое количество этих дней, но не превышающее дни, накопленные на момент подачи заявления и только по тому отпуску, который превышает обязательные 28 дней.
Например, за рабочий год с 01.11.2022 по 31.10.2023 сотрудник предприятия имеет право на 28 дней основного отпуска, а также на 3 дня дополнительного отпуска в связи с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ). Сотрудник дважды сходил в отпуск на 14 дней с 01.07.2023 по 14.07.2023 и на 15 дней с 01.09.2023 по 15.09.2023. Итого у него остались неиспользованными 2 дня дополнительного отпуска. Он может написать заявление на компенсацию всех двух дней, а может попросить компенсировать ему только один день отпуска, а второй отгулять позднее.
Обратите внимание, что заменять даже дополнительный или удлиненный отпуск денежной компенсацией нельзя таким категориям работников как будущие мамы, несовершеннолетние трудящиеся или работники с вредными условиями труда.
А вот увольняющемуся сотруднику должны выплатить все отпускные. Как это сделать, рассмотрим далее.
Данный законопроект не влияет на правила предоставления отпусков. Но вопрос о том, сгорают ли неиспользованные отпускные, не дает. Давайте разбираться в вопросе дальше. Кстати, в журнале «Упрощенка» вышла статья, которая пользуется популярностью среди бухгалтеров: Сгорают ли неиспользованные отпуска? Что решил Конституционный суд.
- Читайте также: За время отпуска выдали аванс: как взыскать лишнее
Расчет дней отпуска при увольнении
При увольнении нужно компенсировать все неотгулянные дни отпуска всем категориям работников. Правда, ст. 127 ТК РФ дает право сотруднику взять отпуск с последующим увольнением на все неиспользованные дни. Для работодателя в этой норме Трудового кодекса есть небольшой подвох. Если увольнение состоялось по желанию самого работника, то до окончания отпуска он может свое заявление отозвать, если на его место еще не успели пригласить нового сотрудника.
Расчет количества дней отпуска при увольнении регулируется довольно старым нормативным актом – Правила об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169. В п. 28 этого документа говорится о том, что если сотрудник отработал на предприятии 11 месяцев и больше, то компенсация выплачивается исходя из понимания, что он мог рассчитывать на все 28 дней основного отпуска (и соответственно на все дни удлиненной продолжительности или все дни дополнительного отпуска).
На такие же условия могут рассчитывать работники, трудившиеся на предприятии от пяти с половиной до 11 месяцев и уволенные в связи с ликвидацией организации, сокращением, переходом на военную службу и в некоторых иных ситуациях, описанных в п. 28 Правил.
Всем остальным сотрудникам дни отпуска для компенсации при увольнении рассчитываются пропорционально отработанному периоду. Т. е. используется формула:
|
Количество дней отдыха для компенсации |
= |
количество отработанных месяцев |
x |
количество положенных дней ежегодных основных и дополнительных отпусков |
/ |
12 |
|---|
Относительно не полностью отработанного месяца для определения количества неиспользованных отпускных дней информацию можно найти в п. 35 вышеуказанных Правил. Там говорится, что если отработано менее половины месяца, то данный месяц в исчислении не участвует, а если отработано больше, то месяц принимается для расчетов полностью.
Удобнее всего пользоваться данными графика отпусков, а за текущий год дни можно посчитать по вышеуказанной формуле.
Соответственно компенсации подлежат дни, рассчитанные по вышеуказанному алгоритму, за минусом дней использованного отпуска.
Рассмотрим на примере, как определить количество неиспользованных дней отдыха перед увольнением. Воспользуемся для этого методом подсчета дней без использования данных графика отпусков, т. е. посчитаем все дни положенного отпуска, начиная с даты приема на работу, а также все дни отгулянных отпусков.
Пример расчета дней отпуска для выплаты компенсации
Сотрудник трудоустроен на предприятии 5 лет. Согласно условиям его трудового договора отпуск ему был положен такой продолжительности:
- 28 дней основного отпуска;
- 7 дней дополнительного отпуска за особый характер работ.
В ноябре сотрудник написал заявление на увольнение, дата увольнения – 30.11.2023.
Посчитаем, сколько отпускных дней «заработал» этот сотрудник. За его первый рабочий год с 01.02.2022 по 31.01.2023 ему положены 28 + 7 = 35 отпускных дней. Второй рабочий год получился укороченным и включал лишь 10 месяцев с 01.02.2023 по 30.11.2023, значит за этот период ему положено (28 + 7) / 12 * 10 = 30 дней.
На самом деле результат формулы оказался равен 29,1667, но в данном случае необходимо использовать правила, описанные в письме Минздравсоцразвития от 07.12.2005 № 4334-17. Согласно этому письму округление должно производиться в пользу работника.
Итого сотрудник за весь период своей работы имел право на 35 + 30 = 65 отпускных дней.
За весь период работы сотрудник 3 раза сходил в отпуск на 3 недели, т. е. использовал он 63 отпускных дня.
Итого для компенсации у него остаются 2 календарных дня (65 – 63).
Расчет неиспользованных дней отпуска при увольнении, когда перед увольнением сотрудник идет в отпуск
Как уже было указано выше, ст. 127 ТК РФ предусматривает возможность сотрудника взять отпуск на неиспользованные дни. Необходимо, правда, учесть, что если этот отпуск получится длительным, то как бы парадоксально это ни было, но за дни отпуска могут снова набежать неиспользованные дни отдыха.
Так, например, рассмотрим ситуацию, когда сотрудник идет в отпуск с последующим увольнением. Дата начала отпуска 20.11.2022. На эту дату у него не использовано по данным кадровой службы 29 дней. Но период оплачиваемого отпуска не исключается из периода, используемого для расчета отпускных дней, поэтому к дате увольнения сотрудник «заработает» еще 28 / 12 * 1 = 3 дня отпуска (с учетом округления с 2,33 до 3 и с учетом стандартной продолжительности ежегодного отпуска).
Расчет количества дней неиспользованного отпуска при увольнении и суммы компенсации
Следует отметить, что отработанный период для расчета неиспользованных дней заканчивается не датой подачи заявления, а фактически последним отработанным днем. Сумма компенсации рассчитывается по формуле:
|
Компенсация |
= |
количество неиспользованных дней |
x |
среднедневной заработок |
|---|
Среднедневной заработок рассчитывается по тем же правилам, что и аналогичный показатель для стандартных отпускных.
Как рассчитать дни неиспользованного отпуска при увольнении, если положен дополнительный отпуск
Выше уже был приведен пример расчета дней неиспользованного отпуска, в том числе и для дней дополнительного отпуска. Но есть некоторые нюансы.
Иногда условие о дополнительном отпуске вводится позднее даты приема на работу. В этом случае считать дни для компенсации немного сложнее. Можно использовать два варианта:
- Если по графику отпусков видно, сколько составлял остаток дней на начало года для этого сотрудника, а условие о дополнительном отпуске появилось в его трудовом договоре ранее первого января текущего года, то расчет можно произвести по формуле: Остаток дней на начало года + (положенные дни основного и дополнительного отпуска * количество отработанных месяцев в году / 12) – количество отгулянных в текущем году дней.
- Если график отпусков отсутствует или неинформативен, то придется посчитать отдельно по каждому виду отпуска количество неиспользованных дней, используя способ, отраженный в примере. Т. е. надо начиная с даты приема на работу и до даты увольнения посчитать дни положенного основного отпуска. А от даты введения в условия трудового или коллективного договора нормы о дополнительном отпуске посчитать все дни положенного дополнительного отпуска. Эти величины необходимо сложить. И из полученной суммы вычесть весь использованный отпуск.
Калькулятор
Калькулятор предназначен для профессионального расчета отпускных с точностью до копейки. Он работает так:
Шаг 1. Укажите дни, в которых работник берет отпуск (с...по...)
Шаг 2. Проверьте расчетный период. Он устанавливается калькулятором автоматически (это 12 месяцев, которые предшествуют месяцу отпуска). На этом этапе калькулятор предложит вам дополнительно указать:
- есть ли периоды, которые нужно исключить (например, дни отпуска беременности и родам, все случаи указаны в таблице)
- пустой расчетный период (когда не было заработка до отпуска)
Если исключаемых периодов и пустого периода нет, галочки не ставьте.
Шаг 3. Укажите выплаты за каждый месяц расчетного периода. Например, зарплату, премии и другие. Полный перечень есть в таблице.
Шаг 4. Нажмите на кнопку "Далее", и калькулятор выведет полный расчет с подробностями. Данные можно вывести на принтер, нажав "Распечатать расчет".