Совет Федерации обрил закон об электронных трудовых книжках. Вести новые документы компании должны с 1 января 2020 года. Первый отчет в ПФР с данными работников работодатели должны направить за январь 2020 года.
Новые правила по трудовым книжкам
С января 2020 года работодатели должны сдавать в ПФР новый отчет СЗВ-ТД (такой отчет введен отдельным законом). В этом отчете будут передаваться данные ПФР по приему и увольнению работников. Старую бумажную книжку придется вести параллельно — весь 2020 год.
Работники должны в 2020 году написать на имя работодателя заявление. Заявление работник должен написать до 1 января 2021 года. В этом заявлении указывается, нужно вести книжку на бумаге или нет. Если работник заявление не написал, книга ведется и на бумаге, и в электронном виде.
Работодатели обязаны уведомить своих подчиненных о нововведении до 1 июля 2020 года. То есть, под роспись ознакомить работников, что планируется отказ от бумажных формуляров.
Каждый работник принимает самостоятельное решение — отказаться от бумажной трудовой книжки или нет. Если сотрудник все таки решит сохранить документ, наниматель будет обязан вести трудовую в обоих вариантах: на бумаге и электронно.
Заполнить электронную трудовую книжку можно в программе БухСофт. Программа сама заполнит нужные графы и отправит отчет в ПФР в один клик. Бухгалтеру не нужно будет разбираться во всех тонкостях заполнения.
Электронные трудовые книжки в малых фирмах будут вести бухгалтеры. Проведите подготовительную работу в декабре — для этого воспользуйтесь пошаговым алгоритмом с примерами и образцами от журнала «Упрощенка».
Редакция согласовала шаблоны документов, которые вам нужно подготовить и разослать работникам. Они опубликованы в статье «Переходим на электронные трудовые книжки: пошаговый алгоритм».