Чтобы предотвратить распространение коронавируса, работодатели переводят подчиненных на удаленку. Расскажем, как перевести сотрудников на удаленную работу при карантине в 2020 году.
Что такое удаленная работа
Дистанционный труд регулирует статья 49.1 ТК РФ
Дистанционная работа — это особый вид труда, при котором свои прямые обязанности работник выполняет вне места нахождения нанимателя, его филиалов, подразделений или представительств. Рабочее место в данном случае не является подконтрольным работодателю. Подчиненный самостоятельно определяет удобный график работы, и способы выполнения заданий.
Наниматель со своей стороны должен предусмотреть порядок контроля над дистанционным специалистом. Простыми словами, работодатель должен определить, как будет проверять качество и сроки исполнения работы по удаленке.
Информационный обмен, как и выполнение работ удаленным сотрудником, осуществляется при помощи Интернета.
Регионы ввели обязательную вакцинацию для работодателей всех форм собственности для сфер торговли и услуг. Узнайте, что делать с работниками, которые отказываются от прививки.
Почему работников важно сейчас по возможности перевести на дистанционный труд
Из-за распространения коронавируса большинство работодателей предпринимает меры по борьбе с инфекцией. Наиболее эффективной считается перевод подчиненных на удаленку.
Сотрудникам на период эпидемии, не придется добираться до рабочего места. Места повышенного скопления людей являются источником распространения инфекций среди населения.
Работая из дома подчиненные не будут переживать из-за опасности подхватить в поездке до работы заболевание. На дистанционный труд переходят не только в России. Иностранные компании по всему миру предлагают своим штатным сотрудникам работать из дома. Расскажем, как временно перевести работника на дистанционную работу, чтобы переждать эпидемию.
Прямо сейчас проверьте, попала ваша фирма (ИП) под вакцинацию или нет. Сделайте это с помощью таблицы «прививочных» ОКВЭД в журнале «Упрощёнка». Такой таблицы нет нигде в интернете – мы собрали информацию со всех регионов РФ и теперь вы можете за один клик узнать, нужно «принудительно» прививать работников или нет.
Коды ОКВЭД попавших под вакцинацию
Если нужно, то в этой же статье есть вся необходима информация для организации прививки. В частности, пошаговая инструкция для вакцинации с соблюдением всех норм ТК РФ (всего 8 шагов) и образцы обязательных документов (приказ на вакцинацию и другие).
Как перевести работника на удаленку по шагам
Любые кадровые изменения в работе требуют документального оформления. Несмотря на эпидемию необходимо все правильно оформить. Соблюдайте порядок, как перевести сотрудников на дистанционную работу из-за коронавируса:
- Предложите работнику перейти на дистанционную работу. Предложение можно оформить в письменном виде либо озвучить устно.
- Инициативу о переводе на дистанционку может выразить и сам сотрудник. Для этого он должен подать работодателю заявление с просьбой перевести на удаленный труд.
- Заранее оговорите способы контроля выполнения работы и вопросы оплаты труда.
- Если подчиненный согласен, то составьте дополнительное соглашение к трудовому договору.
- Обеспечьте работника, переведенного на удаленку, всеми необходимым средствами и программами для выполнения трудовых функций.
- Нельзя занижать зарплату работнику, которые переведен на удаленку
Как перевести сотрудника на удаленную работу
Если в вашей организации необходимо отчитаться о вакцинированных сотрудниках, скачайте готовые документы в бухгалтерской программе БухСофт.
Скачать документы об обязательной вакцинации в программе БухСофт
Шаг 1. Возьмите с работника заявление о переводе
Образец заявления о переводе:
Если работник не согласен, это не значит, что его нельзя перевести на дистанционный труд. Так как перевод на удаленку не является переводом на другую работу или должность, то работодатель вправе воспользоваться положениями статьи 74 ТК РФ.
Алгоритм, как перевести сотрудников на дистанционную работу из за коронавируса без его согласия рассмотрим в статье.
В Школе Главбуха малого предприятия появился урок "Что делать бухгалтеру, если в работу вмешался коронавирус"
Шаг 2. Оформите соглашение с работником
Получив согласие подчиненного работать из дома приступайте к оформлению изменений условий трудового договора.
Повторимся, что перевод на дистанционный труд — это только изменение условий труда. Ведь подчиненный будет трудиться у того работодателя, выполнять все те же трудовые функции и обязанности. Его должность и инструкции полностью сохраняются. Лишь на время (или постоянно) работник будет трудиться из дома. Таким образом, удаленка не является переводом на другую работу.
В дополнительном соглашении к трудовому договору, пропишите следующие условия (обязательно):
- Условие о том, что работа выполняется дистанционно. Это главное условие, как перевести работника на дистанционную работу на определенный период времени.
- Место работы — укажите только наименование работодателя. А вот фактический адрес места жительства или временного пребывания на период эпидемии коронавируса указывать не нужно.
- Пропишите порядок обеспечения безопасных условий и охрану труда подчиненного, переведенного на удаленку, согласно абз. 17, 20 и 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ.
- Обозначьте порядок и условия обмена электронными документами и прочей информацией, необходимой для выполнения рабочих функций. Особое внимание уделите правилам обмена информацией, составляющей государственную или корпоративную тайну.
- Определите порядок использования и сроки обеспечения работодателем работника имуществом, программными средствами, средствами защиты информации и иным.
- Зафиксируйте условия об осуществлении контроля над выполнением трудовых функций. Например, пропишите периодичность и сроки представления отчетов, время выхода на связь и так далее.
Важно! Если работник для выполнения своих трудовых функций будет использовать собственное имущество (компьютер, телефон, планшет) в соглашении необходимо предусмотреть дополнительную оплату. Выплата устанавливается в виде компенсации за использование личного имущества для выполнения должностных обязанностей (ст. 188 ТК РФ).
Шаг 3. Платите зарплату дистанционному работнику
Уровень заработной платы при переводе работника на удаленный труд не должен быть ниже установленного трудовым договором. По сути специалист будет выполнять все те же функции и обязанности, только из дома или другого места, вне местоположения работодателя. Поэтому оснований для снижения заработка нет.
Перечислять заработную плату придется в те же сроки, что установлены трудовым и коллективным договорами. То есть не реже двух раз в месяц каждые 15 дней. Коронавирус не является основанием, чтобы не платить аванс (заработную плату за первую половину месяца).
Компаниям и ИП выплатят по МРОТ на работника для компенсации из-за коронавируса. Список отраслей по ОКВЭД, который получат деньги, мы собрали в таблицу. Смотрите таблицу ОКВЭД для получения МРОТ на каждого работника.
Коды ОКВЭД для получения субсидий в размере МРОТ
Шаг 4. Платите налоги и взносы
Правила, как перевести работника на удаленную работу в связи с коронавирусом, не предусматривают возможности для работодателя сэкономить на налогах и взносах. Вознаграждения за удаленную работу подлежат обложению НДФЛ в полном объеме. Удерживайте подоходный налог по ставке 13%. При расчете НДФЛ учитывайте вычеты и льготы, предусмотренные НК РФ.
Страховые взносы с заработной платы дистанционного работника платите в общем порядке. Тарифы по взносам определяйте в том же порядке, что и для офисных работников.
В то же время Правительство согласовало отсрочку по взносам с зарплаты микропредприятий. Кроме того, отрасти, которые пострадили от коронавируса, получат дополнительные налоговые льготы. Об этом читайте в отдельной статье на сайте журнала "Упрощенка".
Важно! Взносы на травматизм с заработка удаленного сотрудника платить обязательно! Перевод на дистанционный труд не является основанием для отказа от уплаты взносов от несчастных случаем и профессиональных заболеваний.
Что делать, если работник не согласен переходить на удаленку
Если работник отказался подписать дополнительное соглашение, то перевести сотрудников на удаленку можно и без согласия. Для этого соблюдайте требования статьи 74 ТК РФ.
Инструкция, как перевести сотрудников на удаленную работу из-за коронавируса без их согласия:
- Работодатель обязан уведомить подчиненных о предстоящих изменениях условий трудового договора за два месяца до наступления указанных изменений. Если работодатель физическое лицо, то уведомить подчиненного нужно за 14 дней до того, как перевести сотрудника на дистанционную работу.
- Подчиненного следует ознакомить с грядущими изменениями под роспись. Если он откажется подписаться в ознакомлении о переводе, то в присутствии свидетелей зачитайте вслух текст уведомления. Составьте акт, свидетельствующий об уведомлении сотрудника.
- Если подчиненный не желает работать дистанционно, то в письменном виде предложите сотруднику другую имеющуюся работу. Это может быть вакантная должность или работа, соответствующая квалификации работника, так и вакантная нижестоящая должность или нижеоплачиваемая работа.
Но обычно работники охотно соглашаются трудиться из дома, чтобы обезопасить себя и своих близких от опасности.
45 процентов работников не хотят делать прививку от COVID, поскольку переболели, не доверяют вакцине или на то есть другие причины. Это показал наш опрос. Принуждать к прививке нельзя, но из-за непривитых работников фирму могут закрыть. Как же воздействовать на сотрудников
Образцы документов для работодателей при коронавирусе
Журнал "Упрощенка" также публикует образцы документов, которые могут понадобиться бухгалтерии в связи с последними событиями в стране. Скачайте и используйте в работе!