Режим повышенной готовности ввели к 19 марта во всех 85 регионах России. Как действовать работодателю в новый условиях и какие документы подготовить, смотрите в нашей статье.
Что такое режим повышенной готовности для работодателей
Режим предполагает перенос на более поздний срок или отмену всех массовых мероприятий, ограничение числа участников мероприятий, которые не могут быть отменены, составляет, в зависимости от решения властей субъектов, от 50 до 1000 человек.
Также жителям региона рекомендовано воздержаться от выездов за рубеж, а работодателям предписывается не допускать появления на рабочем месте сотрудников с симптомами инфекционных заболеваний. Школы и вузы перевели на дистанционный режим обучения, а значит, работники с малолетними детьми захотят остаться дома. Им положен больничный по уходу за детьми на карантине.
Действия работодателя при режиме повышенной готовности по шагам
Скачайте памятку. Она состоит из 36 страниц, в ней конкретные рекомендации с примерами и образцами документов.
Шаг 1. Издайте приказ о введении повышенной готовности.
Шаг 2. В офисе и на предприятии организуйте профилактику коронавируса
Работодателям даны четкие рекомендации по предотвращению на предприятиях и в офисах коронавирусной заразы. Инструкция опубликована в письме Роспотребнадзора от 10.03.2020 № 02/3853-2020-27.
В частности, необходимо проветривать помещения каждые два часа, а также ввести жесткие меры в столовых. Рекомендовано запретить прием пищи на рабочих местах. Полный текст письма Роспотребнадзора от 10.03.2020 № 02/3853-2020-27 смотрите ниже.
Работодателям рекомендуется обеспечить:
- при входе работников в организацию (предприятие) - возможность обработки рук кожными антисептиками, предназначенными для этих целей (в том числе с помощью установленных дозаторов), или дезинфицирующими салфетками с установлением контроля за соблюдением этой гигиенической процедуры;
- контроль температуры тела работников при входе работников в организацию (предприятие), и в течение рабочего дня (по показаниям), с применением аппаратов для измерения температуры тела бесконтактным или контактным способом (электронные, инфракрасные термометры, переносные тепловизоры) с обязательным отстранением от нахождения на рабочем месте лиц с повышенной температурой тела и с признаками инфекционного заболевания;
- контроль вызова работником врача для оказания первичной медицинской помощи заболевшему на дому;
- контроль соблюдения самоизоляции работников на дому на установленный срок (14 дней) при возвращении их из стран, где зарегистрированы случаи новой коронавирусной инфекции (COVID-19);
- информирование работников о необходимости соблюдения правил личной и общественной гигиены: режима регулярного мытья рук с мылом или обработки кожными антисептиками - в течение всего рабочего дня, после каждого посещения туалета;
- качественную уборку помещений с применением дезинфицирующих средств вирулицидного действия, уделив особое внимание дезинфекции дверных ручек, выключателей, поручней, перил, контактных поверхностей (столов и стульев работников, орг.техники), мест общего пользования (комнаты приема пищи, отдыха, туалетных комнат, комнаты и оборудования для занятия спортом и т.п.), во всех помещениях - с кратностью обработки каждые 2 часа;
- наличие в организации не менее чем пятидневного запаса дезинфицирующих средств для уборки помещений и обработки рук сотрудников, средств индивидуальной защиты органов дыхания на случай выявления лиц с признаками инфекционного заболевания (маски, респираторы);
- регулярное (каждые 2 часа) проветривание рабочих помещений; применение в рабочих помещениях бактерицидных ламп, рециркуляторов воздуха с целью регулярного обеззараживания воздуха (по возможности).
Рекомендуется ограничить:
- любые корпоративные мероприятия в коллективах, участие работников в иных массовых мероприятиях на период эпиднеблагополучия;
- направление сотрудников в командировки, особенно в зарубежные страны, где зарегистрированы случаи заболевания новой коронавирусной инфекцией (COVID-19);
- при планировании отпусков воздержаться от посещения стран, где регистрируются случаи заболевания новой коронавирусной инфекции (COVID-19).
В зависимости от условий питания работников рекомендовать:
При наличии столовой для питания работников:
- обеспечить использование посуды однократного применения с последующим ее сбором, обеззараживанием и уничтожением в установленном порядке;
- при использовании посуды многократного применения — ее обработку желательно проводить на специализированных моечных машинах в соответствии с инструкцией по ее эксплуатации с применением режимов обработки, обеспечивающих дезинфекцию посуды и столовых приборов при температуре не ниже 65 град.С в течение 90 минут или ручным способом при той же температуре с применением дезинфицирующих средств в соответствии с требованиями санитарного законодательства.
При отсутствии столовой:
- запретить прием пищи на рабочих местах, пищу принимать только в специально отведенной комнате - комнате приема пищи;
- при отсутствии комнаты приема пищи, предусмотреть выделение помещения для этих целей с раковиной для мытья рук (подводкой горячей и холодной воды), обеспечив его ежедневную уборку с помощью дезинфицирующих средств.
При поступлении запроса из территориальных органов Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека незамедлительно представлять информацию о всех контактах заболевшего новой коронавирусной инфекцией (COVID-19) в связи с исполнением им трудовых функций, обеспечить проведение дезинфекции помещений, где находился заболевший.
Шаг 3. По возможности отмените командировки
Отмена поездки приведет к тому, что компания вынуждена сдать купленные билеты и снять бронь отеля. За возврат билетов перевозчики обычно берут плату, а за аннулирование брони позже оговоренного срока гостиница возьмет штраф. Если намудрить с документами об отмене командировки, вы не сможете учесть расходы.
Составьте приказ об отмене командировки. В нем укажите, почему поездка не состоялась. Если причина во вспышке коронавируса, так и запишите в преамбуле приказа. Можете дополнительно сослаться на рекомендации Минздрава и Всемирной организации здравоохранения.
Опасно аннулировать ранее изданный приказ о командировке. Ведь это будет означать, что его как будто бы и не было. Тогда непонятно, зачем вы покупали билеты, а теперь еще и платите за их возврат. Иными словами, компания ничем не сможет обосновать эти затраты. Поэтому налоговики не разрешат их признать, а со стоимости билетов потребуют уплатить НДФЛ и страховые взносы.
Шаг 4. По возможности отправьте работников работать из дома
Если сотрудник из-за карантина остался дома, но рвется работать, предложите ему временно трудиться удаленно. Придется составить несколько новых документов и внести изменения в старые бумаги (см. схему).
Инициатором перехода на удаленную работу должен выступить работник. Иначе придется уведомлять сотрудника об изменениях за два месяца (ч. 2 ст. 74 ТК). То есть быстро перевести сотрудника на удаленку не получится. Поэтому предложите работнику написать заявление в свободной форме. На его основании работодатель подготовит дополнительное соглашение к трудовому договору.
При переводе сотрудника на дистанционную работу меняются условия его труда, в частности место работы, режим рабочего времени и др. Это означает, что понадобится внести изменения в трудовой договор. Для этого оформите дополнительное соглашение (ст. 72 ТК). Соглашение составьте в двух экземплярах: один передайте работнику, другой оставьте себе. В качестве места работы укажите домашний адрес сотрудника, а также пропишите режим работы и отдыха, обмена документами и другие условия.
На основании дополнительного соглашения к трудовому договору издайте приказ руководителя о переводе на дистанционную работу. Документ составьте в произвольной форме. В приказе укажите наименование работодателя, номер и дату документа, Ф. И. О. переведенного сотрудника, дату перевода на удаленную работу. Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись. Образец приказа смотрите ниже.
Шаг 5. Урегулируйте вопрос с теми родителями, кто остался дома из-за ребенка
Ребенок младше 7 лет. Один из родителей ребенка, посещающего детский садик, вправе оформить на себя больничный на основании справки из детсада о том, что в учреждении объявили карантин (п. 3 ч. 1 ст. 5 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). В строке «Причина нетрудоспособности» врач укажет код 03, в подраздел «по уходу» впишет данные ребенка и его возраст.
После того как работник принесет больничный, нужно выплатить пособие. Рассчитывайте его точно так же, как в случае болезни самого работника (ч. 1 ст. 7 Закона № 255-ФЗ). Но пособие при карантине, как и пособие при уходе за больным ребенком, нужно с первого дня оплачивать за счет ФСС (ч. 3 ст. 3 и п. 3 ч. 1 ст. 5 Закона № 255-ФЗ). Причем период карантина не входит в 60 дней, при превышении которых пособие по уходу за ребенком не платят.
Ребенок старше 7 лет. Если ребенку уже исполнилось 7 лет, но оставить его без присмотра работнику не с кем, у вас есть четыре способа, как решить проблему. Подробнее о них читайте в статье журнала "Упрощенка" Из-за нового вируса работник остался дома: как оплатить карантин.
Шаг 6. Оплачивайте больничные по новым правилам
Оплачивайте больничные на карантине по новым правилам. Они действуют с 20 марта.
С 20 марта порядок оплаты меняется (постановление Правительства от 18.02.2020 № 294). Больничные с кодом «03» будут оформлять в электронном виде дистанционно и высылать напрямую в центральный ФСС. Работник должен подать заявление о выдаче электронного листка через личный кабинет застрахованного лица на сайте cabinets.fss.ru. К заявлению он прикладывает: скан-копии паспорта, проездных документов, подтверждающих, что он был в одной из опасных стран, или документов, которые подтверждают совместное проживание с теми, кто был в таких странах.
Оплачивать пособие будет ФСС напрямую работникам, частями. Первую выплату за 7 дней болезни работник получит авансом в течение одного рабочего дня со дня получения от страхователя документов для расчета пособия, но не позднее 7 календарных дней нахождения на больничном. Вторую выплату за оставшееся время болезни – в течение одного календарного дня после того, как закроет листок нетрудоспособности.
Чтобы фонд узнал о заработке сотрудника, из которого надо посчитать пособие, работодатель должен передать сведения о доходах. Эти сведения фонд запрашивает у работодателя в электронной форме, когда идентифицировал страхователя. Работодатель в течение 2 рабочих дней со дня, как получил запрос ФСС или номер листка от работника, представляет в ФСС сведения, необходимые для расчета пособия. Порядок передачи таких сведений аналогичен порядку подачи реестров в пилотных регионах (Положение, утв. постановлением Правительства от 21.04.2011 № 294). Передайте в фонд реестр пособий, в котором вы заполните заработок сотрудника за два последних года, исключаемые периоды и другие данные (приложение 1 к приказу ФСС от 24.11.2017 № 579).
Заполнить электронные реестры можно в программе, в которой вы ведете учет, или при помощи бесплатной программы ФСС. Программа фонда есть на сайте fss.ru в разделе «Скачать программы». Она называется «Подготовка расчетов для ФСС». Можно установить версию для одного компьютера или для нескольких.
Шаг 7. Если компания приостановила работу, объявите простой
Правительство Москвы распорядилось приостановить работу школ, театров и других учреждений. Если работы нет, и вы вынуждены распустить работников по домам, то объявите простой по причинам, не зависящим ни от работника, ни от работодателя. Основание для простоя — приказ руководителя, в которой директор объявит простой в связи с распоряжением местных властей.
Период простоя по причинам, не зависящим ни от работника, ни от работодателя, в табеле учета рабочего времени обозначьте кодом «НП». За время простоя по причинам, не зависящим ни от работника, ни от работодателя, начислите 2/3 оклада (ч. 2 ст. 157 ТК).
Для этого издайте приказ.
Образцы документов при режиме повышенной готовности
Журнал "Упрощенка" публикует образцы документов для перехода в режим повышенной готовности.
В Школе Главбуха малого предприятия появился урок "Что делать бухгалтеру, если в работу вмешался коронавирус"