Учебный отпуск в 2024 году: оплата и оформление

Нередко сотрудники совмещают рабочий процесс и обучение. Например, некоторые специалисты могут обучаться на заочном или вечернем отделении, и одновременно трудиться в компании. Для таких работников предусмотрены дополнительные гарантии в виде выплат и сохранения рабочего места. Разберемся, как правильно бухгалтеру начислять оплату, а кадровику — оформить учебный отпуск в 2024 году.

Как оформить учебный отпуск в 2024 году

Кому положен учебный отпуск в 2024 году и условия предоставления

Претендовать на гарантированные выплаты могут далеко не все наемные сотрудники. ТК РФ устанавливает сразу несколько обязательных условий для оформления ученического отпуска в 2024 году с оплатой:

1. Статус самого работника. Получить оплачиваемые дни по совместительству не получится (ст. 287 ТК РФ). Отпускные в период учебы оплатят лишь по основному месту трудоустройства. А на совмещаемой должности придется брать неоплачиваемый отпуск или дни в счет основного отдыха. Также выплаты не положены специалистам, работающим по договорам гражданско-правового характера.
2. Форма получаемого обучения. Для начисления гарантированной выплаты подойдет только заочная или вечерняя (очно-заочная). Иные варианты к оплачиваемым ситуациям не подходят. Например, при дистанционной форме обучения в ВУЗе, ученические гарантии не предоставляются. Но могут быть оплачены нанимателем по его собственной инициативе.
3. Аккредитованность и лицензирование. Учебное заведение, в котором обучается работник, будь то ВУЗ или школа, должны иметь государственную аккредитацию и соответствующую лицензию. Обучение в не аккредитованном заведении не дает права на выплаты и гарантии.
4. Работник получает образовательную ступень / уровень впервые (ст. 173, 174, 176 ТК РФ). Это может быть любая образовательная ступень, от основного или среднего общего (школьная программа), до высшего (бакалавриат, магистратура или доктор наук).
5. Успешное прохождение обучения. Суть понятия не раскрыта в Трудовом законодательстве. Но следует понимать, если работник не освоит учебную программу, то и продолжать обучение не сможет. Абитуриенту попросту не выдадут справку о прохождении обучения. А без этого документа оплата ученического отпуска невозможна.

Положения ТК РФ устанавливают лишь минимальные ограничения в вопросе предоставления и оплаты учебных отпусков. Работодатель вправе расширить перечень претендентов и ситуаций.

Важно! Оплата при повторном получении образовательного уровня полагается только в том случае, если работника на обучение направил работодатель. Например, для получения второго высшего образования в новом профиле/специальности.

Допускается закрепить в коллективном договоре организации, что ученические отпуска оплачиваются всем сотрудникам, не зависимо от уровня получаемого образования. А вот вводить нормативы, ущемляющие права трудящихся не допускается. Например, положение компании о том, что оплачиваемые дни на период учебы не предоставляются будет нарушением ТК РФ. Что предусматривает административную ответственность.

Отдельно отметим, что специальных критериев "успешного обучения" в законодательстве не предусмотрено. Обычно, если абитуриент не отчислен из образовательного учреждения, не имеет долгов за прошлый семестр и предоставил справку-вызов, то его обучение считается успешным.

А вот форма прохождения обучения не имеет никакого значения на гарантированный учебный отпуск, оплата и оформление 2024 проводятся в общем порядке как для очной, заочной или очно-заочной формы. Но есть нюансы в начислении выплат за ученические периоды.

Как рассчитать отпускные по учебному отпуску

Документы для оформления учебного отпуска в 2024 году

Только правильное кадровое оформление ситуации позволит избежать споров с ревизорами. Для предоставления отпускного учетного периода работнику проверьте заполнение следующих документов:

Не забудьте сделать отметки в личной карточке подчиненного.

Продолжительность учебного отпуска в 2024 году

Длительность оплачиваемой учебы зависит от уровня получаемого образования. Нормативы закрепляет ТК РФ, но наниматель вправе расширить рамки предоставляемых гарантий. Например, оплатить не разрешенное количество дней, а фактическую продолжительность сессии.

Общая продолжительность имеет следующие нормативы:

Сотрудник может воспользоваться гарантией в полном объеме, или частично. В таком случае конкретные сроки обучения указываются в заявлении о предоставлении ученических дней.

Наниматель может оплачивать и более длительные периоды обучения. Такое решение должно быть закреплено документально. Например, положения о гарантиях должны быть прописаны в коллективном или трудовом договоре.

Каким сотрудникам нужно предоставлять оплачиваемый учебный отпуск

Оплачиваемый учебный отпуск нужно предоставить тем сотрудникам, которые учатся:

1. в вузах по заочной или очно-заочной форме в рамках программ бакалавриата, специалитета или магистратуры (ч. 1 ст. 173 ТК);
2. аспирантуре (адъюнктуре) по программам подготовки научно-педагогических кадров, ординатуре, а также сотрудникам, осваивающим программы ассистентуры-стажировки, по заочной форме обучения (ст. 173.1 ТК);
3. учебных заведениях среднего профессионального образования (техникум, колледж и т. д.) по заочной и очно-заочной форме обучения (ч. 1 ст. 174 ТК);
4. организациях общего образования (школы, гимназии и т. д.) по очно-заочной форме обучения (ч. 1 ст. 176 ТК).

Студентам вузов и учащимся учебных заведений среднего профессионального и общего образования учебный отпуск полагается, только когда одновременно выполняются  условия:

1. образование данного уровня сотрудник получает впервые либо организация направила на обучение сотрудника, у которого уже есть образование данного уровня, соответствующее условие закрепили в трудовом или ученическом договоре (ч. 1 ст. 177 ТК, письмо Минтруда от 08.11.2013 № 14-1-187);
2. сотрудник учится успешно (ч. 1 ст. 173, ч. 1 ст. 174, ч. 1 ст. 176 ТК);
3. сотрудник запрашивает отпуск для того, чтобы сдать экзамены или защитить диплом (ст. 173, 174, 176 ТК);
4. программа, по которой учится сотрудник, имеет госаккредитацию (ч. 1 ст. 173, ч. 1 ст. 174, ч. 1 ст. 176 ТК).Работодатель по собственной инициативе может предоставить учебные отпуска и тем сотрудникам, которые учатся по программам, не имеющим госаккредитации. Условие об этом нужно прописать в трудовом (коллективном) договоре (ч. 6 ст. 173, ч. 6 ст. 174, ч. 2 ст. 176 ТК).

Успешность обучения определяет учебное заведение, в котором обучается сотрудник. Учебное заведение определяет успешность в соответствии с внутренними документами, в частности, уставом. Для работодателя подтверждает успешное обучение справка-вызов, выдаваемая сотруднику и свидетельствующая о его допуске к очередной промежуточной или итоговой аттестации (приказ Минобрнауки от 19.12.2013 № 1368). Работодателю не нужно требовать справку об отсутствии задолженности либо любые иные документы для подтверждения успешности обучения, как и ждать окончания текущей сессии, чтобы оплатить учебный отпуск.

Аспирантам, ординаторам и т. п. оплачиваемый учебный отпуск предоставьте при условии, что образование данного уровня такой сотрудник получает впервые. Или же когда организация направила на обучение сотрудника, уже имеющего образование данного уровня, заключив с ним соответствующий договор (ч. 1 ст. 177 ТК).

Администрация должна предоставить сотруднику учебный отпуск независимо от того, сколько времени он проработал в организации. Ограничения по стажу, дающему право на учебный отпуск, в законодательстве не установлены.

Совместителям организация не обязана предоставлять учебный отпуск. Право на учебный отпуск возникает у сотрудников только по основному месту работы. Об этом сказано в части 1 статьи 287 ТК.

Если сотрудник учится одновременно в двух учебных заведениях, оплачиваемый отпуск предоставляйте только в связи с обучением в одном из них по выбору сотрудника (ч. 3 ст. 177 ТК).

Правила оплаты учебного отпуска

Расчет выплаты на период обучения производится по стандартным правилам исчисления отпускных. В первую очередь вычисляется средний дневной заработок специалиста в соответствии с положениями Постановления № 922.

Порядок вычисления:

1. Определяем расчетный период. Согласно ПП № 922 — это полные 12 календарных месяцев, предшествующих началу обучения.
2. Высчитываем базу для начисления. Это все виды заработка, причитающиеся сотруднику за фактически отработанные дни. А вот больничные, командировочные, материальная помощь в расчет не входят.
3. Фактически отработанное время. За полностью отработанный месяц в расчет включают среднее значение — 29,3 дн. Если месяц был отработан не полностью, то дни считают по формуле: 29,3/число календарных дней в месяце * отработанные календарные дни.
4. Считаем средний заработок, для этого делим базу для начисления на суммарное значение отработанного времени.
5. Полученный результат умножаем на количество дней — продолжительность учебного отпуска.
6. Заключительный этап перед выплатой — налогообложение. Не забудьте удержать НДФЛ с отпускных, а также начислить страховые взносы в полном объеме, в соответствии с применяемыми тарифами. Если у работника есть право на налоговые вычеты по подоходному налогу, то предоставьте их в стандартном порядке.

Перечислите денежные средства не позднее, чем за три календарных дня до начала обучения (ст. 136 ТК РФ, Письмо Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1).

Пример расчета учебного отпуска в 2024 году

Экономист ООО «Путевка на море» написал заявление о предоставлении учебного отпуска на период с 19.06.2024 на 14 дней.

Для расчета выплаты определен расчетный период с 01.06.2023 по 31.05.2024. В это время экономисту были начислены:

• Должностной оклад в сумме 750 000 руб.,
• отпускные 64 000 руб.,
• пособие по болезни 25 121 руб.

Экономист уже отдыхал в расчетном периоде 14 дней с 5 по 18.08.2023. К тому же работник болел 7 дней с 9 по 15.03.2024, был предоставлен листок нетрудоспособности.

Экономистом ООО «Путевка на море» полностью отработаны только 10 месяцев. Следовательно, в расчет включаем 293 дн. (10 мес. x 29,3).

Количество дней за не полностью отработанные месяца:

• за июль 2023 г. — 16,07 дн. Подсчет: 29,3 / 31 дн. x (31 дн. — 14 дн.);
• за февраль 2024 г. — 21,98 дн. Подсчет: 29,3 / 28 дн. x (28 дн. — 7 дн.).

Общее количество отработанных дней — 331,05 дн. Считаем как сумму 293 дн. + 16,07 дн. + 21,98 дн.

База для расчета отпускных — 750 тысяч рублей. Обратите внимание, что отпускные и больничные пособия не включаются в расчет.

Среднедневной заработок — 2 265,52 руб. = 750 000 руб. / 331,05 дн.

Сумма выплаты, причитающейся работнику — 31 717,28 руб. = 2 265,52 руб. x 14 дн.

Документальное оформление

Для отправки работника в ученический отпуск, необходимо соблюсти следующий порядок действий:

• Получить подтверждающую справку установленного образца. Документ предоставляет работник. Справка-вызов оформляется в учебном заведении, в котором сотрудник проходит образовательную программу. В справке указывается период учебы. Формуляр утвержден приказом Минобрнауки РФ от 19 декабря 2013 г. № 1368.

• На основании справки-вызова работник составляет письменное заявление на имя своего нанимателя, с просьбой предоставить оплачиваемые дни. Заявление составляют в произвольной форме. В обязательном порядке указывают продолжительность обучения.

Заявление и справку-вызов подают работодателю на рассмотрение. Если бумаги оформлены верно, даты периодов совпадают, то наемный сотрудник имеет право на гарантированную выплату.

• Рассмотрев обращение работника и подтверждающие документы, наниматель издает приказ о предоставлении ученического отпуска. Для оформления может использоваться унифицированная форма приказа №Т-6 или иной бланк, разработанный самостоятельно.

Если сотрудник работает в компании по совместительству, то оплачиваемый отпуск предоставьте лишь по основному месту работы. По совмещаемой должности, работник может написать заявление на отгулы без сохранения заработной платы. Либо выполнять возложенные обязанности по совместительству в свободное от обучения время (ст. 287 ТК РФ).

Работнику, который совмещает работу с учебой одновременно в двух образовательных организациях, гарантии и компенсации предоставляются только в связи с получением образования в одной из них - по выбору работника. Двойная оплата не положена (ч. 3 ст. 177 ТК РФ).

Особенности налогообложения

Налог на прибыль. Если оплата отпускных на период обучения произведена за счет приносящей доход деятельности, то выплата учитывается в расходах на оплату труда, как на ОСНО, так и на УСН "доходы минус расходы" (п. 13 ст. 255, пп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ, Письма Минфина от 19.03.2018 N 03-03-07/16735, от 21.08.2017 N 03-03-06/1/53351).

НДФЛ. Средний заработок, начисленный работнику за период ученического отпуска, облагается налогом на доходы физических лиц (п. 1 ст. 420 НК РФ, Письмо Минфина от 24.07.2007 N 03-04-06-01/260). НДФЛ, который был удержан с суммы среднего заработка, перечислите в бюджет не позднее последнего числа месяца, в котором были выплачены отпускные (п. 6 ст. 226 НК РФ). Уплату подоходного налога производите независимо от способа расчетов с работниками (наличными или в безналичном порядке). В справке 2-НДФЛ сумма среднего заработка указывается с кодом дохода 2012.

Страховые взносы. Начислите и оплатите страховое обеспечение с суммы отпускных, выплаченных работникам на период обучения. Применяйте те же тарифы по страховым взносам, что установлены для основного вида деятельности на соответствующий год. Перечислите взносы в бюджет не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем начисления ученических отпускных. Отразите учебный отпуск в расчете по страховым взносам вместе с заработной платой и иными облагаемыми доходами.

Может ли сотрудник заменить учебный отпуск денежной компенсацией