Как правильно оформить отгул за переработку?

134

Вопрос

Как правильно (документально)оформить отгул за переработку, меня интересует шаги после заявления (написанного сотрудником), отдел кадров пишет служебную записку или приказ в бухгалтерию?

Ответ

На законодательном уровне порядок ведения внутренней документации предприятий не регламентирован. По общему правилу порядок ведения кадровых документов и обмена другими внутренними документами (в том числе служебными записками, представлениями и др.) утверждается локальными актами по предприятию (Графиком документооборота, Инструкции по делопроизводству на предприятии). Приказ является распорядительным документом организации. Издание приказов и распоряжений это прерогатива директора (исполнительного органа), поскольку именно на него возложены функции управления деятельностью предприятия.

Статьей 152 ТК РФ предусмотрена возможность замены по желанию сотрудника оплаты сверхурочной работы предоставлением дополнительного времени отдыха, но не менее времени отработанного сверхурочно.

Таким образом, если сотрудник написал заявление о предоставлении ему дополнительного дня отдыха вместо оплаты сверхурочно отработанного времени. Отдел кадров может составить служебную записку или представление на имя директора с указанием оснований для предоставления дополнительного выходного работнику. Директор должен подписать (утвердить) приказ о предоставлении дополнительного дня отдыха сотруднику.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Как организовать документооборот в кадровой службе

Порядок работы с документами

Как организовать порядок работы с документами в кадровой службе

Порядок работы с документами в организации закрепите на локальном уровне. Основы документооборота, как правило, закладываются в положениях об отделах. Более подробно схему документооборота опишите в инструкции по делопроизводству организации.

При этом оборот документов в кадровой службе рассматривается как составляющая общего документооборота организации. Порядок работы с документами установлен в разделе 3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.*

Виды кадровых документов

Какие виды кадровых документов существуют

На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы:

  • организационные;
  • распорядительные (приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения);
  • информационно-справочные.*

Кадровая служба осуществляет делопроизводство путем подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения. В качестве инструмента для выполнения этой задачи можно использовать номенклатуру дел.

Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации.*

О том, какие кадровые документы нужно оформить работодателю в обязательном или рекомендательном порядке, см. в рубрике Документы по кадрам.

Какой термин необходимо использовать в кадровых документах: «работник» или «сотрудник»

Организационные документы

Какие кадровые документы относятся к организационным

К организационным документам, в частности, относятся:

  • штатное расписание;
  • коллективный договор;
  • положения и инструкции (Положение об оплате труда, положение о премировании, должностные инструкции);
  • правила (Правила трудового распорядка).

Распорядительные документы

Какие кадровые документы относятся к распорядительным

К распорядительным документам относятся:

  • приказы и распоряжения, в которых отражаются вопросы работы с кадрами (приказ о приеме, увольнении, переводе и т. п.);
  • документы по личному составу, отражающие движение и учет кадров (личные карточки, личные дела).*

Подготовка документов

Как подготовить организационные и распорядительные документы по кадрам

При подготовке организационных и распорядительных документов можно использовать унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. В то же время с 1 января 2013 года в связи с принятием Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ применение этих форм не является обязательным. То есть организации при составлении документов вправе продолжать использовать как унифицированные формы, так и разработать их самостоятельно.

Особый подход к оформлению документов действует в отношении организаций государственного сектора. Они обязаны продолжать использовать в работе унифицированные формы кадровых документов, которые утверждены приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н и актами других федеральных органов исполнительной власти. Если указанными документами те или иные формы для фиксирования кадровых процедур не утверждены, то организации госсектора также вправе разработать их самостоятельно.

В приказе, Положении о документообороте или ином локальном акте руководитель организации определяет (утверждает) состав первичных учетных документов, их формы, а также перечень лиц, имеющих право подписи таких документов.

Возможна ситуация, когда организация продолжает использовать унифицированные бланки, а по тем операциям, которые они не охватывают (например, смена фамилии, дисциплинарное взыскание и т. д.), разрабатывает и утверждает собственные формы.

Также необходимо иметь в виду, что ряд форм документов, используемых в качестве первичных учетных документов и установленных уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов, остаются обязательными к применению (например, кассовые документы и т. п.).

Независимо от того, использует организация собственные формы или унифицированные, в первичном документе должны содержаться все его обязательные реквизиты:

  • наименование документа;
  • дата составления;
  • наименование работодателя;
  • основное содержание операции либо события (принят на работу, уволен и т. п.);
  • величина натурального или денежного измерения операции либо события с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица, совершившего операцию и ответственного за правильность ее оформления либо ответственного за правильность оформления свершившегося события;
  • подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

Такие выводы следуют из совокупности положений статей 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждаются письмами Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012 и Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.

Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пункте 3.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.*

Вправе ли организации госсектора применять самостоятельно разработанные формы кадровых документов. Например, личные карточки, приказы о предоставлении отпуска и т. д.

Какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие – к приказам по основной деятельности

Как визировать кадровые документы

Согласование документов оформляется визой и является подтверждением, что содержание визируемого документа соответствует действительности и не противоречит законодательству.

Виза включает в себя должность сотрудника, визирующего документ, его подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Порядок проставления визы на документах прописан в ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденном постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

При наличии замечаний к документу их следует изложить на отдельном листе, который прикладывают к документу.

Конкретное место проставления визы зависит от вида документа. На подлиннике документа, который остается в организации, визу проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа (на многостраничном документе это оборот последнего листа). На копии документа, подлинник которого отправляют в другую организацию, визу проставляют на лицевой стороне, в левой нижней части. В многостраничных документах особой важности допускается визирование каждого листа (например, договоры, протоколы). Кроме того, возможно проставление виз документа на отдельном листе согласования.

В зависимости от вида документа в визу ознакомления можно включить различные дополнения. Например, в должностной инструкции добавьте фразу: «Один экземпляр получил на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте». В случае спорной ситуации в суде не нужно будет доказывать, что сотрудник получал свой экземпляр.

В приказах по унифицированной форме отсутствует такая графа, как «Виза», однако в соответствии с постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20 в унифицированные формы можно вносить дополнительные реквизиты. Расположите визы согласования в нижней части оборотной стороны документа.

Законодательство не предусматривает того, какие должностные лица внутри организации визируют тот или иной документ и сколько виз может быть на одном документе. Каждая организация устанавливает порядок визирования самостоятельно, например, в Инструкции по кадровому делопроизводству.

На практике документы, как правило, визируют следующие должностные лица:

  • руководитель подразделения, подготовившего документ;
  • исполнитель, подготовивший документ;
  • руководители заинтересованных подразделений;
  • руководитель финансовой или бухгалтерской службы (если в документе затрагиваются финансовые вопросы);
  • заместитель руководителя организации, курирующий данное направление деятельности;
  • руководитель организации, если документ подписывает его заместитель;
  • руководитель юридической службы или юрист.

Этот список можно корректировать в соответствии со структурой и потребностями организации. Руководитель своим приказом (в произвольной форме) назначает лиц, ответственных за визирование тех или иных документов.

Нужно ли с нового календарного года начинать нумерацию кадровых документов заново

Нужно ли дату издания и номер приказа о приеме (переводе, увольнении и т. д.) писать от руки или можно заполнить в электронном виде

Информационно-справочные документы

Какие кадровые документы относятся к информационно-справочным

Все информационно-справочные документы можно разделить на три крупных блока.

Первый блок – входящая информационно-справочная документация:

  • указания вышестоящих организаций;
  • отчеты об исполнении заданий, акты, письма, служебные записки от подчиненных организаций;
  • письма, договоры, акты и прочие документы от остальных организаций;
  • заявки, жалобы, предложения граждан.

Второй – исходящая информационно-справочная документация:

  • ответы на входящие запросы;
  • инициативные и информационные документы организации (предложения, заявки, письма, справки, обзоры, договоры и т. п.).

Третий – внутренняя информационно-справочная документация:

  • внутренняя переписка (докладные, служебные, объяснительные записки);
  • другие документы (протоколы, планы, акты, отчеты и т. п.).*

Как вести алфавитную книгу учета кадров

Обязан ли работодатель знакомить сотрудника с докладными записками на него

Учет информационно-справочных документов

Как организовать учет кадровых информационно-справочных документов

Учет входящей и исходящей информационно-справочной документации в кадровой службе ведите в журналах учета входящей и исходящей корреспонденции. Обработкой входящей корреспонденции может заниматься специально уполномоченный сотрудник кадровой службы (секретарь, делопроизводитель).

Документы могут поступить в организацию по почте, факсу, электронной почте, телеграфу, с помощью курьерской доставки. Работа с входящими документами строится по такой схеме:

  • прием;
  • сортировка;
  • рассмотрение руководством;
  • направление исполнителям.

Обработка входящих документов

Как обрабатывать входящие информационно-справочные документы, поступающие в кадровую службу

Сначала проверьте правильность доставки и целостность упаковки (если это почтовое отправление). Затем вскройте конверты и проверьте комплектность вложений. Если какие-либо вложения должны быть по описи, но они отсутствуют, сообщите об этом отправителю. На входящих документах проставьте дату поступления и порядковый учетный номер. Затем документы отсортируйте по исполнителям. Документы, адресованные руководителю организации или самой организации, нужно передать секретарю руководителя, который их регистрирует. Документы, адресованные структурным подразделениям, забирают и регистрируют секретари подразделений.

Документы с пометкой «лично» не вскрываются и сразу передаются адресату.

Такой порядок обработки поступающих документов предусмотрен в пункте 3.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Нужно ли уничтожать конверты или их следует подшивать в дело вместе с письмами

Обработка исходящих документов

Как обрабатывать исходящие информационно-справочные документы кадровой службы

При поступлении запросов в кадровую службу (например, для документального подтверждения информации о сотруднике) работа над ними строится по следующей схеме:

  • исполнитель получает запрос и готовит проект ответа;
  • проект ответа отправляется на рассмотрение руководителю, а затем на согласование заинтересованным лицам;
  • исполнитель дорабатывает проект по замечаниям и готовит его в окончательном виде;
  • заинтересованные лица визируют ответ, а руководитель подписывает его;
  • ответ передается для отправки.

Такая же схема (исключая первую процедуру) действует и при подготовке инициативных документов – запросов, уведомлений, просьб, заявок, гарантийных писем и т. п.

Перед отправкой документа нужно:

  • проверить наличие адреса (или всех адресов, если это рассылка);
  • проверить наличие необходимого числа копий;
  • уточнить форму отправки (почта, электронная почта, курьер и т. п.).

Некомплектные и неправильно оформленные документы верните исполнителю на доработку.

Такой порядок обработки исходящих документов предусмотрен в пункте 3.1.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Работу с внутренними документами постройте по той же схеме, что и работу с исходящими документами: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем. Только в завершение процедуры документ не отправляйте из организации, а передайте на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пунктах 3.1.1 и 3.1.3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Какие требования предъявляют к сургучной печати

Нужно ли на приказах по личному составу ставить печать организации или отдела кадров

В каких случаях на документах можно проставить кадровую печать вместо печати организации

Может ли на кадровых документах (например, в трудовой книжке) стоять печать иностранной организации. Сотрудники работают в российском представительстве иностранной организации

Могут ли представители профсоюза проводить проверку кадровых документов в организации

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

Журнал Упрощенка

«Упрощенка» — бесплатный профессиональный сайт для малого бизнеса. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

  • • Новости для бухгалтеров на УСН
  • • Статьи по бухучету на УСН, отчетности в ФНС, зарплате
  • • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • • Бесплатная справочно-правовая система

Подарок за регистрацию — безлимитный доступ к сервису "Изменения для бухгалтеров". Очень нужен в мае!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль