Как отразить в бухучете компенсацию сотрудникам стоимости личных переговоров со служебного телефона

244

Вопрос

Наши сотрудники компенсируют стоимость стационарной телефонной связи, если они ею пользовались в личных целях. Для этого проверяются распечатки телефонных переговоров. Такова была процедура по украинскому законодательству. Мы не имели право списывать на расходы предприятия телефонные расходы, не относящиеся к деятельности предприятия. Как правильно по российскому законодательству?

Ответ

Стоимость личных телефонных переговоров со служебного мобильного телефона организация вправе квалифицировать как материальный ущерб, который сотрудник обязан возместить (ст. 238 ТК РФ). Порядок возмещения ущерба установлен статьей 248 Трудового кодекса РФ.Ущерб может быть возмещен добровольно (ч. 4 ст. 248 ТК РФ). Необходимую сумму сотрудник может внести в кассу или дать свое письменное согласие на удержание стоимости личных переговоров из его зарплаты. В бухучете расчеты с сотрудниками по возмещению стоимости личных звонков отразите на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (Инструкция к плану счетов). Дебет 73 Кредит 60
– учтена стоимость личных телефонных переговоров, подлежащих возмещению за счет сотрудников.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию сотрудником стоимости личных переговоров со служебного мобильного телефона

Оплата переговоров

По договору с оператором связи организация обязана оплатить выставленные ей счета в полном объеме, независимо от того, какие переговоры сотрудники вели с мобильного телефона – служебные или личные (подп. «б» п. 28 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25 мая 2005 г. № 328). Однако для организации экономически обоснованными являются только те расходы, которые связаны с оплатой служебных звонков (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Главбух советует: для контроля за расходованием средств разработайте правила пользования служебными мобильными телефонами. В них можно установить:
– лимит расходов на служебные телефонные переговоры;
– запрет на ведение личных телефонных переговоров;
– порядок возмещения расходов на оплату личных звонков и т. п.

На основании этих правил организация может расценить ведение личных переговоров со служебного телефона как нанесение материального ущерба и удержать с сотрудников соответствующие суммы (ст. 232 ТК РФ).

Возмещение материального ущерба

Стоимость личных телефонных переговоров со служебного мобильного телефона организация вправе квалифицировать как материальный ущерб, который сотрудник обязан возместить (ст. 238 ТК РФ). Порядок возмещения ущерба установлен статьей 248 Трудового кодекса РФ.*

Ущерб может быть возмещен добровольно (ч. 4 ст. 248 ТК РФ). Необходимую сумму сотрудник может внести в кассу или дать свое письменное согласие на удержание стоимости личных переговоров из его зарплаты.*

Если сотрудник отказывается добровольно возместить стоимость личных звонков, организация вправе взыскать с него сумму ущерба. Если ущерб не превышает среднего заработка сотрудника, то стоимость личных переговоров удержите из его зарплаты. Если превышает – придется обратиться в суд.

Бухучет

В бухучете расчеты с сотрудниками по возмещению стоимости личных звонков отразите на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (Инструкция к плану счетов).*

Стоимость личных звонков, указанных в счете оператора связи, отразите проводкой:

Дебет 73 Кредит 60
– учтена стоимость личных телефонных переговоров, подлежащих возмещению за счет сотрудников.

Возмещение сотрудником стоимости личных звонков отразите следующими проводками:

Дебет 50 Кредит 73
– внесены наличные деньги в счет возмещения стоимости личных телефонных переговоров;

Дебет 70 Кредит 73
– удержана из зарплаты стоимость личных телефонных переговоров.

Пример отражения в бухучете возмещения затрат на оплату личных телефонных переговоров сотрудника. Организация применяет общую систему налогообложения

Главный бухгалтер ЗАО «Альфа» А.С. Глебова использует служебный мобильный телефон. В марте 2009 года оператор связи выставил организации документы, согласно которым общая стоимость телефонных переговоров Глебовой составила 1180 руб. (в т. ч. НДС – 180 руб.). По расшифровке счета установлено, что стоимость личных переговоров Глебовой составила 118 руб. (в т. ч. НДС – 18 руб.).

Внутренними правилами использования служебных мобильных телефонов предусмотрено, что с согласия сотрудников стоимость личных телефонных переговоров удерживается из их зарплаты. Свое согласие на удержание Глебова подтвердила письменным заявлением. Стоимость личных телефонных переговоров была удержана из зарплаты Глебовой за март.

В учете бухгалтер организации сделал следующие записи:

Дебет 60 Кредит 51
– 1180 руб. – оплачен счет оператора мобильной связи;

Дебет 26 Кредит 60
– 900 руб. – отражена стоимость служебных телефонных переговоров Глебовой;

Дебет 73 Кредит 60
– 100 руб. – отражена стоимость личных телефонных переговоров;

Дебет 19 Кредит 60
– 180 руб. – учтен НДС по услугам мобильной связи;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 162 руб. – принят к вычету НДС со стоимости служебных телефонных переговоров;

Дебет 73 Кредит 19
– 18 руб. – списан НДС со стоимости личных телефонных переговоров;

Дебет 70 Кредит 73
– 118 руб. – удержана из зарплаты Глебовой стоимость личных телефонных переговоров.

Порядок начисления налогов со стоимости личных телефонных переговоров зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

ОСНО

При оплате стоимости личных переговоров и последующего возмещения указанных сумм сотрудником у организации могут возникнуть расходы и доходы для целей налогообложения.*

Ситуация: как учесть при расчете налога на прибыль компенсацию сотрудником расходов организации по оплате его личных телефонных переговоров. Организация установила лимит расходов на использование телефонной связи

Если сотрудник использует телефон не только в служебных, но и в личных целях, то организация вправе установить лимит расходов на использование телефонной связи в личных целях. В этом случае сотрудник будет обязан возместить организации превышение этого лимита за счет собственных средств. Только после такого возмещения оплату личных телефонных переговоров, которую организация вносит по выставленным ей счетам оператора связи, можно учесть в составе прочих расходов при расчете налога на прибыль (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Возмещенную сотрудником сумму нужно включить в состав доходов (ст. 249, 250 НК РФ). Чтобы отграничить личные переговоры (на которые установлен лимит) от служебных, потребуются документы, подтверждающие производственный характер переговоров.

Такая точка зрения отражена в письмах Минфина России от 3 декабря 2009 г. № 03-03-05/224, от 19 января 2009 г. № 03-03-07/2, от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15, от 29 марта 2006 г. № 03-03-04/1/297. При этом в письме от 3 декабря 2009 г. № 03-03-05/224 Минфин России придерживается мнения, что возмещенную сотрудником сумму телефонных переговоров нужно учесть во внереализационных доходах. А в письмах от 19 января 2009 г. № 03-03-07/2, от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15 финансовое ведомство указывает на то, что эти выплаты необходимо включить в состав доходов от реализации. В сложившейся ситуации организация вправе самостоятельно выбрать, какой из указанных позиций отдать предпочтение.

Ситуация: можно ли при расчете налога на прибыль учесть затраты сотрудника на покупку дополнительных аксессуаров к мобильному телефону. Аппарат принадлежит организации

Да, можно.

Если аппарат и сим-карта принадлежат организации, расходы на дополнительные аксессуары можно учесть при расчете налога на прибыль (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако эти затраты нужно обосновать. Например, зарядное устройство для машины и беспроводное устройство связи могут понадобиться водителю или экспедитору. Эти аргументы сотрудник, использующий аппарат, должен указать в служебной записке.

Ситуация: как при расчете налога на прибыль учесть расходы на ремонт мобильного телефона. Аппарат принадлежит организации

Списать затраты на ремонт можно единовременно в том периоде, когда был осуществлен ремонт (если не создан резерв на ремонт основных средств). В налоговом учете такие издержки включают в состав расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 2 п. 1 ст. 253 и п. 1 ст. 260 НК РФ).

УСН

Как учитывать суммы, полученные (удержанные) в возмещение расходов на оплату личных телефонных переговоров, зависит от того, какой объект налогообложения выбрала организация.

Если организация платит единый налог с доходов, то такие суммы учтите в составе доходов от реализации (п. 1 ст. 346.15, ст. 249 НК РФ).*

Налоговую базу нужно увеличить:
– либо в тот день, когда сотрудник вносит сумму возмещения в кассу;
– либо в тот день, когда эта сумма удержана из его зарплаты.

Такой порядок следует из пункта 1 статьи 346.17 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: как учесть при расчете единого налога при упрощенке с разницы между доходами и расходами компенсацию сотрудником затрат организации по оплате его личных телефонных переговоров. Организация установила лимит расходов на использование телефонной связи

Если сотрудник использует телефон не только в служебных, но и в личных целях, то организация вправе установить лимит расходов на использование телефонной связи в личных целях. При этом сотрудник обязан будет возместить организации превышение этого лимита за счет собственных средств. Только после такого возмещения оплату личных телефонных переговоров, которую организация вносит по выставленным ей счетам оператора связи, можно учесть в расходах при расчете единого налога при упрощенке (подп. 18 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Чтобы отграничить личные переговоры (на которые установлен лимит) от служебных, потребуются документы, подтверждающие производственный характер переговоров. Возмещенную сотрудником сумму нужно отнести на доходы от реализации (п. 1 ст. 346.15, ст. 249 НК РФ).

Такая точка зрения отражена в письмах Минфина России от 19 января 2009 г. № 03-03-07/2, от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15, от 29 марта 2006 г. № 03-03-04/1/297. Порядок учета расходов на оплату личных телефонных переговоров, приведенный в этих письмах, сделан в отношении расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль. Однако его можно применить и при расчете единого налога при упрощенке (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

ЕНВД

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы суммы, полученные в возмещение расходов на оплату личных телефонных переговоров, не влияют.*

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

Журнал Упрощенка

«Упрощенка» — бесплатный профессиональный сайт для малого бизнеса. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

  • • Новости для бухгалтеров на УСН
  • • Статьи по бухучету на УСН, отчетности в ФНС, зарплате
  • • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • • Бесплатная справочно-правовая система

Подарок за регистрацию — безлимитный доступ к сервису "Изменения для бухгалтеров". Очень нужен в мае!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль