Упрощенка

Документальное подтверждение понесенных расходов в однодневных служебных командировках

1 марта 2019
39
Средний балл: 0 из 5

Вопрос

Мой вопрос касается компенсационных выплат за однодневные служебные командировки взамен суточных. В последних разъяснениях Минфина на эту тему подчеркивается, что расходы работника должны быть документально подтверждены, иначе они облагаются страховыми взносами и НДФЛ. В нашей организации водитель и менеджеры отдела продаж вынуждены регулярно ездить в областной центр за 150 км по делам, связанным с закупом товаров. Как правило, приходится посещать несколько организаций поставщиков, поэтому продолжительность поездки выходит за пределы рабочего дня. Сотрудники других служб также могут выезжать в другие города с поздним возвращением домой. Положением о командировках предусмотрена компенсационная выплата за такие однодневные командировки в размере 300 рублей, и документом, подтверждающим расходы работника является командировочное удостоверение (мы не стали заменять эту форму на служебную записку, с отметками принимающей стороны, что, по сути, равнозначно командировочному удостоверению с отметкой). Достаточно ли такого документального подтверждения, или сотрудники должны приложить чеки, подтверждающие расходы, например, из кафе или столовой, из продуктового магазина и т.п.? Абсурдно, ведь питьевая вода продается в киосках без кассового аппарата, в маршрутках нет билетов, туалеты платные (извините за подробность). А ведь именно неудобства, связанные с отрывом от обычного места работы, должны компенсировать подобные выплаты и, казалось бы, по аналогии с суточными, подтверждать их документами не обязательно.

Ответ

Запрет на выплату суточных при однодневной командировке не мешает возместить сотруднику понесенные им иные расходы, связанные с выполнением трудовой функции (при условии что они подтверждены первичными документами). Главное, чтобы сотрудник получил разрешение работодателя на такие затраты, а порядок их возмещения был установлен коллективным договором или локальным нормативным актом.

В таком случае при направлении работника в однодневную командировку суммы денежных средств, выплачиваемых работнику взамен суточных, освобождаются от налогообложения в размерах, предусмотренных пунктом 3 статьи 217 НК РФ, т.е. по России в пределах 700 руб.

К сожалению, приказ о направлении в командировку, служебное задание, командировочное удостоверение и т.п. не является документальным подтверждением фактически осуществленных расходов.

Если выплаты не подтверждены документально, то они облагаются НДФЛ и взносами.

Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь!

Этот документ спасет от обидных штрафов и защитит от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами «Упрощенки». Зарегистрируйтесь, скачайте и сразу используйте в работе!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
... и продолжить чтение
Зарегистрироваться
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь!

«Упрощёнка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса и ИП. Зарегистрируйтесь, и Вам станут доступны:

  • Экспертные статьи и новости для бухгалтеров, руководителей и предпринимателей
  • Актуальные формы деклараций, бланков и кадровых документов
  • Калькулятор УСН, Банк проводок и другие полезные онлайн сервисы

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
... и продолжить чтение
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь!

«Упрощёнка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса и ИП. Зарегистрируйтесь, и Вам станут доступны:

  • Экспертные статьи и новости для бухгалтеров, руководителей и предпринимателей
  • Актуальные формы деклараций, бланков и кадровых документов
  • Калькулятор УСН, Банк проводок и другие полезные онлайн сервисы

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
... и продолжить чтение
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.