Упрощенка

Какие расходы можно компенсировать тренерам и детям-гимнасткам в НКО?

  • 15 сентября 2018
  • 13

Вопрос

Некоммерческая организация "Радуга", не имеющая членства, учрежденная гражданами на основе добровольных имущественных взносов и преследующая благотворительные, культурные, образовательные и иные полезные социальные общественно полезные цели. Целью фонда является формирование имущества на основе добровольных и иных не запрещенных законом поступлений и направление их на поддержку и развитие художественной гимнастики. Для достижения указанных целей Фонд осуществляет следующие виды деятельности: осуществляет финансирование и реализацию программ, направленных на поддержку и развитие художественной гимнастики на международном уровне, а также популяризацию художественной гимнастики, здорового образа жизни, поддержку лиц, развивающих художественную гимнастику. Для осуществления и реализации программ тренеры и гимнастки ездят на сборы, соревнования для участия в первенстве, чемпионате разные города. Тренера, участвующие в поездках Какими документами оформить данные поездки? Какие расходы можно компенсировать тренерам и детям-гимнасткам? Есть тренера которые состоят в трудовых отношениях с организацией и есть, которые не состоят в трудовых отношениях. Какую сумму выдавать детям на питание во время участия в соревнованиях?

Ответ

Отвечает Ольга Векшина, эксперт в области юридического права. 

1. Если говорить о штатных тренерах, то такие поездки будут для них командировкой. Поэтому издайте приказ о командировании и ознакомьте сотрудника под подпись. Если говорить о внештатных тренерах и гимнастках, то обязанность отправиться в поездку отразите в договоре. По возвращении из поездки штатные тренеры должны предоставить авансовый отчет с приложением к нему подтверждающих траты документов – ж/д билеты, посадочные талоны при авиаперелетах, счета гостиниц за проживание и т.д. Внештатники должны представить отчет также с приложением первичных подтверждающих документов.

2. Штатникам нужно в обязательном порядке возместить стоимость проезда, проживания и суточные. А внештатным работникам и гимнастам возмещайте те расходы, которые Вы указали в договоре с ними. Это, как правило, тоже проезд и проживание. Может быть предусмотрена оплата питания, но суточные внештатникам выплачивать нельзя.

3. Размер такой компенсации установите в договоре, законодательство не ограничивает размер этой суммы.

Обоснование

1. Из рекомендации

Андрея Кизимова, действительного государственного советника РФ 3-го класса, кандидата экономических наук

Какие документы оформить для командировки сотрудника

Нужно отправить сотрудника в командировку? Оформите необходимые документы. Только так вы сможете учесть расходы и обосновать их. Сделайте это независимо от того, куда едет сотрудник – в командировку по России или за границу. Порядок одинаков. Сделать все правильно вам поможет эта рекомендация.

Чтобы не допустить ошибки, отправляя сотрудника в служебную поездку, воспользуйтесь схемой. Из-за недочетов при оформлении командировки налоговые инспекторы могут снять расходы.

Документы для командировки

Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно подготовить соответствующий приказ. Документ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель).

Такие правила установлены пунктом 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595). Эти документы отменили с 8 января 2015 года. Тем не менее, цель командировки все равно должна быть документально зафиксирована. Иначе у налоговой инспекции могут возникнуть сомнения в необходимости поездки и выплаченных сотруднику суточных. Поэтому задание, которое сотрудник должен выполнить в командировке, зафиксируйте непосредственно в приказе о направлении сотрудника в командировку.1

Коммерческая организация может по собственному выбору:

 составить приказ по унифицированной форме;

 применять самостоятельно разработанные формы, утвержденные руководителем (при условии что в них содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Но в унифицированной форме нет специальной графы, где можно было бы описать цель поездки. Поэтому если служебное задание отдельно не оформляете, то лучше составить

Ситуация: какие документы нужно оформить при направлении в командировку сотрудника, работающего по гражданско-правовому договору

Сотрудник, работающий по гражданско-правовому договору, не может быть направлен в командировку.

Трудовое законодательство не распространяется на граждан, работающих по гражданско-правовым договорам (ст. 11 ТК РФ). Поэтому их поездки, связанные с исполнением заключенных договоров, командировками не являются. Это следует из положений статьи 166 Трудового кодекса РФ.

Если для выполнения задания человека нужно направить в другую местность, условия поездки следует обязательно прописать в договоре. И самое главное – в нем нужно оговорить порядок возмещения затрат, связанных с такой поездкой. Если заранее предусмотреть поездку нельзя, необходимые условия нужно внести в договор после того, как он заключен (ст. 450 ГК РФ). Дополнения оформите в виде письменного соглашения и приложите к договору.

2. Из рекомендации

Андрея Кизимова, действительного государственного советника РФ 3-го класса, кандидата экономических наук

Что оформить при возвращении сотрудника из командировки

Какие документы сотрудник должен представить в бухгалтерию по возвращении из командировки и в течение какого срока

Чтобы правильно закрыть командировку и подтвердить расходы на нее, сотрудник должен сдать в бухгалтерию все необходимые документы. А именно:

авансовый отчет и подтверждающие документы к нему – подтверждают расходы сотрудника в командировке. К отчету сотрудник должен приложить проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов (слипы) и т. п.;

 ксерокопии загранпаспорта – с отметками о пересечении границы, если сотрудник находился в загранкомандировке.

Все эти документы сотрудник должен принести в течение трех дней после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считайте с того дня, когда он вышел на работу. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки. Такой порядок следует из пункта 26Положения, утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749, и пункта 6.3 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.

А что если сотрудник принесет авансовый отчет и другие документы по командировке с опозданием? В таком случае бухгалтерию, конечно, никто не накажет – КоАП не предусмотрены штрафы за подобное нарушение.

3. Из рекомендации

Андрея Кизимова, действительного государственного советника РФ 3-го класса, кандидата экономических наук

Как оплатить пребывание в командировке штатного сотрудника

Какие расходы нужно возместить

Какие расходы организация обязана возместить командированному штатному сотруднику

Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить:

 оплату проезда;

 расходы на наем жилья;

 суточные;

 другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.

Об этом сказано в статье 168 ТК.

Эти гарантии в полном объеме распространяются и на сотрудников, которые работают дистанционно (ч. 3 ст. 312.1 и ст. 167 ТК). В том числе когда такой сотрудник добирается к местонахождению работодателя из города, где он проживает (письмо Минфина от 08.08.2013 № 03-03-06/1/31945). Дело в том, что местом работы дистанционного сотрудника является место его нахождения (ч. 1 ст. 312.1 ТК). А значит, служебная поездка до места, где расположен работодатель, является командировкой (ст. 166 ТК).

4. Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как оплатить служебные поездки внештатного сотрудника и учесть расходы на такие поездки

Если человек работает по гражданско-правовому договору (например, по договору подряда или возмездного оказания услуг), то его отношения с организацией трудовое законодательство не регулирует (ст. 11 ТК РФ). Он не признается штатным сотрудником, поэтому гарантии и компенсации, предусмотренные Трудовым кодексом РФ (в т. ч. и связанные с командировкой), на него не распространяются. Условия служебных поездок таких сотрудников должны быть прописаны в договоре.

Компенсируемые расходы

Какие расходы на поездки внештатного сотрудника можно возместить

По аналогии с командировочными расходами, которые возмещаются штатным сотрудникам, гражданам, работающим по гражданско-правовым договорам, можно компенсировать:

 стоимость проезда и найма жилья;

 другие расходы, предусмотренные договором (оплату услуг связи, аренду оргтехники, транспорта и т. п.).

Заключая гражданско-правовой договор, можно предусмотреть один из трех вариантов:

 компенсация расходов, связанных с поездкой, включается в общую сумму вознаграждения (т. е. выплачивается в составе вознаграждения по гражданско-правовому договору);

 компенсация расходов, связанных с поездкой, выплачивается отдельно;

 организация оплачивает все или часть расходов, связанных с исполнением гражданско-правового договора, минуя исполнителя (например, напрямую перечисляет деньги гостинице, в которой будет проживать внештатный сотрудник, направленный в служебную поездку).

Это следует из положений статьи 421 Гражданского кодекса РФ.

Какими документами подтвердить возмещаемые расходы на поездки внештатного сотрудника

Чтобы компенсировать затраты на поездки внештатного сотрудника, затребуйте отчет о расходах. Такой отчет исполнитель обязан вам предоставить и приложить к нему копии подтверждающих документов. На основании отчета исполнителя компенсируйте расходы.

Ситуация: можно ли организации на упрощенке учесть компенсацию расходов (на проезд, питание и т. д.), связанных с поездкой внештатного сотрудника. Организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами

Нет, нельзя.

Компенсация расходов, связанных с поездкой внештатного сотрудника в рамках гражданско-правового договора, базу по единому налогу не уменьшает. Такой вид затрат отсутствует в закрытом перечне, приведенном в пункте 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.

Кроме того, трудовое законодательство гарантирует компенсацию затрат на командировку только штатным сотрудникам организации (ст. 167 ТК РФ). Только эти суммы организация может учесть при расчете единого налога при упрощенке (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Аналогичную позицию высказывал Минфин России, комментируя вопрос налогообложения таких расходов организациями на общей системе (см., например, письма от 24 сентября 2015 № 03-03-06/1/54684от 17 сентября 2012 № 03-03-06/2/107 и т. д.). Выводы чиновников можно распространить и на упрощенку (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие организациям учесть суммы компенсации расходов (на проезд, питание и т. д.), связанных с поездкой внештатного сотрудника, при расчете единого налога на упрощенке. Они заключаются в следующем.

Президиум ВАС РФ в постановлении от 18 августа 2005 № 1443/05 указал, что расходы на поездку внештатного сотрудника по своей сути имеют ту же правовую природу, что и расходы на командировки сотрудников, состоящих в трудовых отношениях с организацией. К тому же обязанность организации компенсировать исполнителю расходы, связанные с выполнением поручения заказчика, может быть предусмотрена законом или договором (ст. 421781 ГК РФ). Поэтому, если такие затраты документально подтверждены (например, билетами или накладными на оплату билетов в безналичной форме – в отношении расходов на проезд), их можно учесть в составе расходов (подп. 6 п. 1п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ). Аналогичной точки зрения раньше придерживался и Минфин России (письмо от 4 августа 2005 № 03-03-06/34). Письмо финансового ведомства посвящено организациям на общей системе налогообложения, однако его выводы можно распространить и на упрощенку (п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Вместе с тем, в связи с выходом более поздних разъяснений, в которых Минфин России изменил свою позицию, возможность следования данной точке зрения, скорее всего, придется отстаивать в суде.

Чтобы избежать споров с налоговой инспекцией, можно поступить так. Компенсацию расходов, связанных с поездкой внештатного сотрудника, включите в состав вознаграждения. Тогда при расчете единого налога организация сможет учесть все выплаты по гражданско-правовому договору (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16, п. 21 ст. 255 НК РФ). Однако на сумму компенсации придется начислить взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование (ст. 420подп. 2 п. 3 ст. 422 НК РФ).

Налоговая нагрузка сотрудника в этом случае не возрастет. Если свои расходы на поездку он подтвердит документально, то по заявлению сотрудника организация должна предоставить ему профессиональный налоговый вычет (п. 2 ст. 221 НК РФ).

В этом случае НДФЛ нужно будет удержать с разницы между общей суммой вознаграждения и суммой расходов на поездку.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь!

«Упрощёнка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса и ИП. Зарегистрируйтесь, и Вам станут доступны:

  • Экспертные статьи и новости для бухгалтеров, руководителей и предпринимателей
  • Актуальные формы деклараций, бланков и кадровых документов
  • Калькулятор УСН, Банк проводок и другие полезные онлайн сервисы

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь или войдите через соцсети!

«Упрощёнка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса и ИП. Зарегистрируйтесь, и Вам станут доступны:

  • Экспертные статьи и новости для бухгалтеров, руководителей и предпринимателей
  • Актуальные формы деклараций, бланков и кадровых документов
  • Калькулятор УСН, Банк проводок и другие полезные онлайн сервисы

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет не больше 1 минуты
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.