Упрощенка

Не нарушаем ли мы №402 ФЗ, где говориться об обязательных реквизитах первичного документа?

21 октября 2018
10
Средний балл: 0 из 5

Вопрос

Может ли руководитель организации оформить доверенность для подписания первичных документов физическому лицу, который не является сотрудником организации. По ГК может. Но не нарушаем ли мы №402 ФЗ, где говориться об обязательных реквизитах первичного документа. Хотелось знать наши риски по бухучету и налогам?

Ответ

Отвечает Татьяна Маслова, эксперт в области налогообложения и юридического права. 
Статья 9 Закона № 402-ФЗ позволяет подписывать первичные документы лицам, совершившим сделку, операцию ответственным за ее оформление, либо лицам ответственным за оформление совершившегося события. При этом закон не указывает, что ответственными лицами могут быть только сотрудники организации.

В тоже время, наименование должностей лиц, которые отвечают за совершение хозяйственной операции и правильность ее документов, входит в число обязательных реквизитов первичного документа (п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ) и их отсутствие может вызвать претензии со стороны налоговых органов, поэтому пустую строчку в наименовании должности оставлять не стоит. Должность подрядчика, который подписывает первичку, надо писать в зависимости от характера работы. Например, если документ подписывает специалист компании, которая ведет бухучет, то должность можно так и записать «бухгалтер». А если подрядчик отгружает товар со склада, то в накладной можно назвать его кладовщиком. При этом, право подписи можно зафиксировать в самом договоре на работы либо передать внештатному специалисту по доверенности. А в самой первичке указать, на основании какого документа специалист поставил подпись в первичных документах.

Обоснование

1. Из статьи журнала «Учет. Налоги. Право», №36, октябрь 2013


Минфин уточнил, как записать в первичке должность сотрудника

Евгений Сатаев, эксперт «УНП»

О подписании первичных документов

Письмо Минфина России от 10.09.13 № 07-01-06/37273

Первичку от имени компании вправе подписать внештатный специалист, например подрядчик, но рядом с его автографом все равно надо поставить название должности. Этот вывод следует из письма Минфина России от 10.09.13 № 07-01-06/37273 (ответ на частный запрос).

Один из обязательных реквизитов первички — наименование должности специалиста, который совершил сделку и является ответственным за ее оформление (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ). В законе не сказано, что это должен быть именно работник. Значит, подписать документы вправе и внештатник. Например, бухгалтер, который ведет в компании бухучет по договору, либо кладовщик, с которым заключен договор подряда. На практике компании в таких случаях не заполняют должность в первичных документах. Ведь у внештатных специалистов должности нет. В то же время, как следует из комментируемого письма, пустую строчку вместо должности оставлять не стоит. Иначе есть риск, что по дефектной первичке инспекторы снимут расходы у покупателя, а судьи их поддержат (постановление Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 01.03.11 № А78-5281/2010).

Специалисты опрошенных нами УФНС считают, что должность подрядчика, который подписывает первичку, надо писать в зависимости от характера работы. Например, если документ подписывает специалист компании, которая ведет бухучет, то должность можно так и записать «бухгалтер». А если подрядчик отгружает товар со склада, то в накладной можно назвать его кладовщиком. При этом, по мнению налоговиков, право подписи можно зафиксировать в самом договоре на работы либо передать внештатному специалисту по доверенности. А в самой первичке указать, на основании какого документа специалист поставил автограф в первичке (см. образец).

Если в компанию уже поступили документы, где вместо должности ничего не написано, то безопаснее попросить поставщика переделать бумаги. Инспекторы наверняка возьмут на вооружение письмо и будут отказывать в расходах, если должности нет.

2. Из статьи журнала «Учет. Налоги. Право», №38, октябрь 2013

В области безопасна первичка без должности

Иван Ершов, корреспондент «УНП»

Большинство компаний области могут без опасений принимать от контрагентов первичку, в которой нет должности подписавшего ее сотрудника. Это мы выяснили, опросив все инспекции региона

В первичке необходимо написать название должности сотрудника, даже если он не состоит в штате компании. В этом случае можно написать его функцию, к примеру «бухгалтер». Так считает Минфин (письмо от 10.09.13 № 07-01-06/37273). Но в Ленинградской области в отличие от Петербурга на этом настаивают лишь немногие инспекции.

Принимают первичку без должности

В ИФНС поТосненскому району и МРИ ФНС № 2, 3, 4, 6, 7, 8 нам сообщили, что накладные и другая первичка подтвердят расходы, даже если в них нет должности сотрудника. Организациям, которые состоят на учете в этих инспекциях, достаточно проследить, чтобы в документе были подписи директора и ответственного за операцию специалиста с расшифровками.

Во время ревизии налоговики могут сами проверить, кто подписал документ. Для этого у них есть несколько способов. Инспекторы могут допросить внештатника о том, ставил ли он свою подпись, либо истребовать у контрагента копию приказа, в котором написано, кто от имени компании имеет право подписывать первичку. Налоговиков убедит также договор со специалистом, подписавшим документ. Чтобы избежать лишних вопросов, организация может заранее взять у контрагента копию договора с внештатником и представить ее на проверке.

Рекомендуют переделать документы

Компаниям Всеволожского, Киришского и Приозерского районов безопаснее следить, чтобы в каждом первичном документе стояла должность сотрудника. Этот реквизит особенно важен для инспекторов Киришского района , без него налоговики обещают снять расходы. Во Всеволожском и Приозерском районах не считают отсутствие должности очень критичным нарушением, но предупреждают, что все зависит от инспектора, который будет проводить проверку. Поэтому компаниям трех перечисленных районов стоит попросить у контрагента заменить документ либо самостоятельно вписать название должности.

Требуют письменный запрос

Сотрудники инспекций по Выборгскому, Лужскому районам, городу Сосновому Бору, в межрайонной инспекции № 5 оказались не готовы ответить на вопрос о должности в первичке по телефону. Им необходимо направить официальный запрос. Письменный ответ инспекции защитит компанию от штрафов на проверке.

3. Из статьи журнала «Учет. Налоги. Право», №13, март 2010

Как проверить подпись на первичке и счетах-фактурах контрагента

Документы подписывает сотрудник другой организации

Иная ситуация, когда у компании контрагента учет ведет специализированная компания. Налоговый кодекс не требует, чтобы счет-фактура был подписан именно должностным лицом организации. Поэтому подписать документ за руководителя и главного бухгалтера по доверенности может специалист, например бухгалтер сторонней компании. Главное, чтобы такое право было прямо предусмотрено в доверенности. А значит, потребуется ее копия.

С первичкой немного сложнее. Если контрагент передал бухучет в специализированную компанию, то формально требования к составлению первичного документа будут нарушены. Наименование должностей лиц, которые отвечают за совершение хозяйственной операции и правильность ее документов, входит в число обязательных реквизитов первичного документа (п. 2 ст. 9 закона № 129-ФЗ). А у сотрудника специализированной компании должности в организации нет.В принципе это может вызвать претензии со стороны инспекторов, но на практике такого не случается, примеров судебных решений тоже нет. Поэтому, если в первичке контрагента рядом с подписью будет расшифровка: «Главный бухгалтер специализированной организации, действующий на основании доверенности (ее реквизиты)», это будет отвечать требованиям пункта 2 статьи 6 закона № 129-ФЗ.

4. Из рекомендации Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо

Доверенность

Получить приобретенные товары или принять работы, услуги может сотрудник, полномочия которого подтверждены доверенностью. Ее можно выписать по унифицированным формам № М-2 или № М-2а. Они утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 № 71а.

Бланки этих доверенностей по сути одинаковые, отличие лишь в том, что в форме № М-2 есть корешок. Он нужен для учета доверенностей в журнале регистрации. Вести такой журнал или нет, каждый решает сам. Если не ведете, то применять проще форму № М-2а.

Ситуация: можно ли выдать доверенность на получение ТМЦ гражданину – не сотруднику

Да, можно. Но типовую форму № М-2 безопасно выдавать только штатным сотрудникам.

Выдавать наличные деньги под отчет можно человеку, который работает по гражданско-правовому договору. А доверенность на получение ТМЦ нужна как раз подотчетнику.

Действующее законодательство разрешает выдавать доверенность на ТМЦ не только сотрудникам организации. Это подтвердил Верховный суд РФ в решении Верховного суда РФ от 6 июня 2011 № ГКПИ11-617.

Однако если вы выдадите типовую форму № М-2 внештатнику, контрагент может не принять такой документ. В указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 № 71а, прописано, что доверенность № М-2 оформляют только на сотрудников организации. При этом обязательно нужно заполнить поле «Должность». Если там пусто или стоит прочерк, контрагент вправе не выдать ТМЦ подотчетнику. К тому же у формы № М-2 ограниченный срок действия – ее обычно выдают на 15 дней, а если материалы поступают в плановом порядке – на месяц. Такой порядок описан в разделе 3 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 № 71а.

Если собираетесь выдать доверенность внештатнику, лучше разработайте свой бланк – можно взять за основу форму № М-2. Главное, чтобы из доверенности было понятно, кто и что должен получить. Какую бы форму вы ни использовали, руководитель должен утвердить ее приказом к учетной политике. Это предусмотрено статьями 182–189 Гражданского кодекса РФ, частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ и пунктом 4 ПБУ 1/2008.

По такой доверенности внештатник может получать ТМЦ неоднократно. Максимальный и минимальный сроки не ограничены. Если срок не указать, доверенность будет действительна в течение одного года с даты выдачи. А вот дату выдачи нужно указать обязательно. Без нее доверенность будет недействительна (п. 1 ст. 186 ГК РФ).

Вместо унифицированных можно использовать и формы, разработанные самостоятельно. Главное, чтобы в документе были предусмотрены все необходимые реквизиты. Какую бы форму вы ни использовали, сначала ее утверждает руководитель приказом к учетной политике.

Это предусмотрено частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ и пунктом 4 ПБУ 1/2008.

Срок действия доверенности установите в зависимости от возможности получения и вывоза соответствующих ценностей по наряду, счету, накладной или другому заменяющему их документу. При этом максимальный и минимальный сроки действия доверенности законом не установлены. Если этот срок в доверенности не указан, то она будет действительна в течение одного года со дня выдачи (п. 1 ст. 186 ГК РФ).

 

Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь!

Этот документ спасет от обидных штрафов и защитит от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами «Упрощенки». Зарегистрируйтесь, скачайте и сразу используйте в работе!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
... и продолжить чтение
Зарегистрироваться
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь!

«Упрощёнка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса и ИП. Зарегистрируйтесь, и Вам станут доступны:

  • Экспертные статьи и новости для бухгалтеров, руководителей и предпринимателей
  • Актуальные формы деклараций, бланков и кадровых документов
  • Калькулятор УСН, Банк проводок и другие полезные онлайн сервисы

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
... и продолжить чтение
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь!

«Упрощёнка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса и ИП. Зарегистрируйтесь, и Вам станут доступны:

  • Экспертные статьи и новости для бухгалтеров, руководителей и предпринимателей
  • Актуальные формы деклараций, бланков и кадровых документов
  • Калькулятор УСН, Банк проводок и другие полезные онлайн сервисы

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
... и продолжить чтение
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.