Упрощенка

Можно ли составить один общий приказ на продолжительный период, например до конца года, указав в нем самих подотчетников, суммы какие им можно выдавать и срок?

21 октября 2018
81
Средний балл: 0 из 5

Вопрос

С 19 августа 2017 года новые правила по подотчету. Поскольку нет единых указаний ЦБ о форме и содержании распорядительного документа, можно ли составить один общий приказ на продолжительный период, например до конца года, указав в нем самих подотчетников, суммы какие им можно выдавать и срок? Например: Например: "Подотчетник- И Иванов. И. имеет право получать денежные суммы на закупку материалов до 40 000,00 руб., срок выдачи денежных средств в подотчет- 15 дней. Период действия приказа с 19 августа 2017 года по 31 декабря 2017 года." И на основании такого документа выписывать расходно-кассовые ордера весь период действия приказа.

Ответ

Отвечает Ольга Ульянова, эксперт в области налогообложения и юридического права. 

Да, можно.

Порядок выдачи денег под отчет на настоящее время упростили. Так, с 19 августа 2017 года вступали в силу новые правила подотчета, которые утверждены указанием ЦБ от 19.06.2017 № 4416-У. Минюст зарегистрировал документ 4 августа. Выдавать деньги теперь можно даже если работник не погасил предыдущий подотчет. Требование о закрытии ранее выданного аванса убрали.

Теперь заявление на выдачу денег под отчет стало не обязательным. Деньги под отчет можно выдавать на основании распоряжения или приказа руководителя.

Таким образом, приведенные в вопросе формулировки, которые Вы хотите использовать в приказе руководителя, не противоречат действующим нормативным актам.

Единственный момент, на который необходимо обращать внимание, это прием или увольнение сотрудников, получающих денег под отчет, в этом случае приказ необходимо корректировать или дополнять в соответствии с новым списком сотрудников.

Подробнее об этом в рекомендациях Системы Главбух.

Обоснование

Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Кому и сколько можно выдать денег под отчет

Заявление и приказ на выдачу подотчетных сумм

Выдать сотруднику деньги под отчет теперь можно без его заявления. Достаточно приказа или другого распорядительного документа. Такая возможность предусмотрена пунктом 6.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У. В приказе укажите сумму, на какие цели она будет потрачена и на какой срок выдается. При этом каких-либо ограничений на размер подотчетных сумм и срок, на который они выдаются, в законодательстве нет.

Внимание: Предельный размер расчета наличными – 100 000 руб. по одной сделке – не применяется при выдаче подотчетных сумм сотруднику (п. 5 и 6 указания ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Однако это ограничение действует при расчетах с другими организациями или предпринимателями (п. 6 указания ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Поэтому при оплате товаров (работ, услуг) от лица организации сотрудник должен его соблюдать. Если лимит будет нарушен, налоговые инспекторы могут оштрафовать организацию.

Инспекторы могут установить нарушение этого правила при проверке авансовых отчетов сотрудников (кассовых чеков, квитанций, приложенных к нему). Сумма штрафа для организации в этом случае может составить от 40 000 до 50 000 руб. Оштрафовать ее руководителя инспекторы вправе на сумму от 4000 до 5000 руб. Об этом сказано в статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Обычно нарушения, связанные с превышением лимита расчетов наличными, носят разовый характер (правила расчетов не нарушаются постоянно в течение длительного времени). Такие правонарушения не считаются длящимися (п. 14 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 марта 2005 г. № 5). Поэтому инспекторы должны обнаружить их в течение двух месяцев, после того как сотрудник расплатится наличными (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). Если они этот срок пропустили, то организацию оштрафовать нельзя.

Отчет за полученные деньги

Выдавать наличные под отчет можно, даже если сотрудник не погасил задолженность по прошлому авансу. Требование о том, что сотрудник должен сначала отчитаться за ранее выданные суммы, из пункта 6.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У убрали.

Особые правила установлены в отношении командировочных расходов. Отчитаться за эти суммы сотрудник должен в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки (п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Изменить этот срок руководитель организации не может.

Главбух советует: если в конце рабочего дня появился сверхлимитный остаток в кассе, то выдайте его под отчет сотруднику. На следующий день этот сотрудник вернет деньги в кассу организации.

Если этого не сделать, то налоговые инспекторы могут наказать организацию за превышение лимита остатка наличных денег в кассе. За это нарушение организации грозит штраф от 40 000 до 50 000 руб., а должностным лицам (например, руководителю) – от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь!

Этот документ спасет от обидных штрафов и защитит от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами «Упрощенки». Зарегистрируйтесь, скачайте и сразу используйте в работе!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
... и продолжить чтение
Зарегистрироваться
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь!

«Упрощёнка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса и ИП. Зарегистрируйтесь, и Вам станут доступны:

  • Экспертные статьи и новости для бухгалтеров, руководителей и предпринимателей
  • Актуальные формы деклараций, бланков и кадровых документов
  • Калькулятор УСН, Банк проводок и другие полезные онлайн сервисы

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
... и продолжить чтение
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь!

«Упрощёнка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса и ИП. Зарегистрируйтесь, и Вам станут доступны:

  • Экспертные статьи и новости для бухгалтеров, руководителей и предпринимателей
  • Актуальные формы деклараций, бланков и кадровых документов
  • Калькулятор УСН, Банк проводок и другие полезные онлайн сервисы

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
... и продолжить чтение
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.