Оформление путевого листа и учет расходов при аренде автомобиля

110

Вопрос

Наша организация (УСН доходы минус расходы) арендует у сотрудника легковой автомобиль. Арендную плату выплачиваем ежемесячно, удерживаем НДФЛ. В договоре аренды прописано, что расходы на ремонт и ГСМ несет арендатор. Подскажите, пожалуйста, если арендатор не будет составлять путевые листы на арендованный автомобиль, суммы расходов на ГСМ, ремонт и саму арендную плату не могут быть учтены при расчете единого налога? И должен ли арендодатель уплачивать НДФЛ с сумм ремонтов и ГСМ, если путевые листы не ведутся?

Ответ

Не смотря на то, что ваша компания арендует авто, путевые листы следует составить. Ведь выписывать путевые листы должен арендатор. То есть компания, которая фактически эксплуатирует машину. Плюс расходы на бензин тоже несете вы. Значит, их нужно обосновать (п. 9 Порядка, утв. приказом Минтранса от 18 сентября 2008 г. № 152).

Без путевого листа у вас не получится признать затраты. Путевка подтверждает, что автомобиль использовался в служебных целях. Без нее расходы не считаются обоснованными (ст. 252 НК РФ).

Обратите внимание с 26 февраля в путевой лист добавлен новый реквизит. сведения о техосмотре авто. Обязательно ставьте его на документе. Подробности см. в журнале http://e.26-2.ru/article.aspx?aid=544671

Еще обязательно записывайте в путевом листе конкретный пункт назначения и место отправки с учетом километража. Записи типа «Поездки по городу» не используйте. Путевой лист без маршрута не подтверждает расходы на ГСМ. Согласны с этим и судьи (постановления Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015, ФАС Уральского округа от 05.03.2009 № Ф09-946/09-С5, Определение ВАС РФ от 30.08.2013 № ВАС-11880/13). На какие еще реквизиты проверяющие обращают внимание, читайте тут http://e.26-2.ru/article.aspx?aid=521509

Если ГСМ покупает сотрудник, то помимо путевого листа нужны чеки и авансовый отчет. Чеки и авансовый отчет подтверждают, что подотчетник потратил деньги на нужды компании. На основании этих документов приходуйте горючее.

Если сотрудник едет в командировку на своем авто, тоже оформляйте путевку. В этой ситуации путевой лист подтверждает использование транспорта и командировочные расходы — суточные, бензин  (письмо Минфина России от 20 апреля 2015 г. № 03-03-06/22368).

ГСМ учитывайте в зависимости от того, в какой деятельности используете транспорт. Если машины эксплуатируют для оказания автотранспортных услуг, то стоимость ГСМ отнесите к материальным расходам (подп. 5 п. 1 ст. 346.16, подп. 5 п. 1 ст. 254НК РФ).

Когда же транспортное средство используют просто для нужд организации (например, для перевозки сотрудников), то расходы включите в состав расходов на содержание служебного автотранспорта (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Суммы НДС по этим расходам тоже уменьшают налоговую базу по единому налогу (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Суммы арендной платы учитывайте как расходы на аренду (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Подтвердите их договором аренды и платежными документами.
Списывайте затраты только после фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Все расходы должны быть документально подтверждены (письма Минфина России от 1 февраля 2006 № 03-11-04/2/24, УМНС России по г. Москве от 16 марта 2004 № 21-09/1709).

Использование сотрудником транспорта без путевых листов или других подтверждающих документов может быть расценено как использование автомобиля в личных целях. А раз так, то инспекторы могут потребовать начислить НДФЛ с дохода, полученного в натуральной форме. Например, исходя из стоимости аренды машины за период пользования. Об этом сказано в письме Минфина России от 11 июня 2014 № 03-04-05/28243.

Подборку статей на тему "Все об аренде":

Пригодится в работе: Сервис определения актуальных КБК. Все КБК в однмо месте.

Читайте в журнале "Упрощенка"
    Подробнее >>>

    Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



    Ваша персональная подборка

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Упрощёнка в Яндексе



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Упрощёнка» –
      об упрощённой системе налогообложения
      8 800 550-15-57

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

      Журнал Упрощенка

      «Упрощенка» — бесплатный профессиональный сайт для малого бизнеса.

      Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи.

      Подарок за регистрацию — безлимитный доступ к сервису "Изменения для бухгалтеров". Очень нужен в августе!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль