Упрощенка

В каком порядке организовать оборот разменных наличных денег между подразделениями организации?

23 ноября 2018
116
Средний балл: 0 из 5

Вопрос

В нашей организации два кассовых аппарата, которые находятся на двух разных торговых точках. Как организовать и документально оформить разменку в одной из касс торговой точки.

Ответ

Отвечает Наталия Сорокина, эксперт в области автоматизированного контроля и учета выручки

Порядок оборота разменных наличных денег между подразделениями организации утвердите приказом руководителя. Помимо этого, если ваша организация не является малым предприятием, вам нужно установить лимит остатка денежных средств в кассе головной организации и в кассе каждого подразделения. Подробнее о том, как это сделать, читайте в Рекомендации №3. Установленный лимит также утверждается приказом руководителя.

При передаче разменных денег из центральной кассы в кассы подразделений нужно оформить РКО и сделать запись в кассовой книге головного отделения. На сумму размена, полученного каждой торговой точкой, нужно составить ПКО и сделать запись в кассовой книге обособленного подразделения. Полученный размен можно оставить в обособленном подразделении, но только в пределах установленного для подразделения лимита остатка денежных средств в кассе.

Операцию по выдаче размена из кассы головного отделения можно отразить, например, следующими проводками:

Дебет 57 «Переводы в пути» Кредит 50 субсчет второго порядка «Касса головного отделения» – выданы деньги кассой головного отделения представителю обособленного подразделения;

Дебет 50 субсчет второго порядка «Касса обособленного подразделения» Кредит 57 «Переводы в пути» – поступили деньги в кассу обособленного подразделения.

Обоснование

Из рекомендации
Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга

Какие документы оформлять при работе с ККТ

Перед началом работы кассир-операционист из главной кассы организации получает разменную монету и купюры в необходимом для расчетов с покупателями количестве. Обеспечить кассира разменными деньгами должен директор или его заместители, администраторы. Порядок оборота разменных наличных денег (разменного фонда) утвердите приказом руководителя.

Разменные деньги, которые выдали из главной кассы, отразите в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме № КО-5. Для подтверждения получения разменных монет и купюр кассир-операционист расписывается в графе 4 книги. Это следует из пунктов 44.5 и 7 указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У, пунктов 3.83.8.1 Типовых правил, утвержденных письмом Минфина России от 30 августа 1993 № 104указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 № 88.

Если разменные монеты и купюры передаются из главной кассы организации в кассы обособленных подразделений, то при передаче денег необходимо:

При поступлении разменных денег в кассу обособленного подразделения организации составьте приходный кассовый ордер по форме № КО-1. Выдачу разменных денег из кассы обособленного подразделения кассирам-операционистам того же подразделения оформите в общем порядке.

Такой вывод следует из пунктов 4.15 и 6.4 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

В конце рабочей смены кассир-операционист формирует отчет о закрытии смены на онлайн-ККТ. Этот отчет касса автоматически направит оператору фискальных данных. Старшему кассиру главной кассы верните сумму денег, полученную в начале смены для размена и первоначальных расчетов с покупателями. Такой возврат отразите в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме № КО-5. В подтверждение возврата данной суммы старший кассир расписывается в графе 9. Такой порядок предусмотрен пунктом 6статьи 1.2 Закона от 22 мая 2003 № 54-ФЗ, пунктом 6.1 Типовых правил, утвержденных письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104, пунктами 44.5 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, указаниями по заполнению формы № КО-5, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Если разменные монеты и купюры возвращаются из касс обособленных подразделений в главную кассу организации, то при передаче денег необходимо:

Такой порядок следует из положений пунктов 4.14.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Если для обособленного подразделения организации установлен лимит кассового остатка, то полученные разменные монеты и купюры можно оставить в кассе подразделения для последующей выдачи кассирам-операционистам, но в пределах лимита (п. 27 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Из рекомендации «Какие документы оформлять при работе с ККТ»

Из рекомендации
Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга

Как соблюдать порядок ведения кассовых операций

Ситуация: можно ли обособленным подразделениям передавать друг другу наличные деньги, минуя кассу головной организации

Нет, нельзя.

В указаниях о порядке ведения кассовых операций прямо не прописано, что уполномоченный представитель одного обособленного подразделения вправе вносить наличные деньги в кассу другого. Там лишь сказано, что организация самостоятельно определяет порядок ведения кассовых операций со своими обособленными подразделениями. И при этом уполномоченные представители обособленного подразделения могут только:

  • вносить наличные деньги в головную кассу организации или в банк для зачисления на расчетный счет организации;
  • получать из головной кассы наличные для совершения кассовых операций.

Это следует из пунктов 3 и 6.4 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Получается, что обособленным подразделениям передавать друг другу наличные деньги, минуя кассу головной организации, нельзя.

Главбух советует: можно разработать внутренний порядок движения денег между подразделениями без участия головной кассы. Но в этом случае будьте готовы к спорам с проверяющими.

В свою защиту можно привести следующий довод. Указание Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У не запрещает обособленным подразделениям организации передавать наличные деньги друг другу напрямую. Поэтому такую возможность предусмотрите во внутреннем порядке кассовых операций между структурными подразделениями, который можете разработать самостоятельно (п. 7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Передавать наличные между подразделениями можно в следующем порядке. Выдав деньги из кассы одного обособленного подразделения в кассу другого, оформите расходный кассовый ордер.

Это следует из пункта 4.1 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Порядок заполнения расходного кассового ордера установлен указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Так, в соответствии с данным порядком по строке расходного кассового ордера «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например: «Передача денег уполномоченному представителю обособленного подразделения № 2 по заявке от 2 апреля 2014 г. № 321».

На сумму поступивших денег составьте приходный кассовый ордер по форме № КО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 (п. 4.1 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

В приходном ордере и квитанции к нему по строке «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например: «Поступление денег из кассы обособленного подразделения № 1 по заявке от 2 апреля 2014 г. № 321».

Это следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Поступление или выдачу наличных денег отражайте в отдельной кассовой книге обособленного подразделения. Такой порядок следует из положений абзаца 7 пункта 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Данное правило должны соблюдать все обособленные подразделения, которые ведут расчеты наличными. При этом не важно, есть у такого подразделения свой банковский счет или нет. Подробнее об этом см. Как вести кассовую книгу.

Аналитический учет по счету 50 ведите по каждому обособленному подразделению отдельно. К субсчету «Касса организации» счета 50 «Касса» откройте субсчета второго порядка, например:

  • «Главная касса организации»;
  • «Касса обособленного подразделения № 1»;
  • «Касса обособленного подразделения № 2».

Передавая деньги между кассами обособленных подразделений, сделайте проводки:

Дебет 57 «Переводы в пути» Кредит 50 субсчет второго порядка «Касса обособленного подразделения № 1»
– выданы деньги кассой обособленного подразделения № 1 представителю обособленного подразделения № 2;

Дебет 50 субсчет второго порядка «Касса обособленного подразделения № 2» Кредит 57 «Переводы в пути»
– поступили деньги в кассу обособленного подразделения № 2.

Такой порядок установлен в Инструкции к плану счетов (счета 50 и 57).

Из рекомендации «Как соблюдать порядок ведения кассовых операций»

Из рекомендации
Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга

Как соблюдать лимит остатка денежных средств в кассе

Наличные деньги организации могут хранить в кассе только в пределах установленного лимита. То есть ежедневно в кассе может оставаться не больше определенной суммы. Размер такого лимита определяет руководитель организации. И именно с этой величиной надо сравнивать остаток наличных в кассе, выведенный по кассовой книге на конец рабочего дня. Такой порядок установлен пунктом 2указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Если в кассе окажется денег больше установленного лимита, то разницу надо сдавать в банк. Вы вправе установить самостоятельно, как часто будете сдавать сверхлимитную выручку. Инкассировать наличные деньги в банк нужно только за те дни, когда денежный остаток в кассе на конец рабочего дня превышает установленный лимит. Например, если сдаете выручку раз в пять дней, то эта цифра (5) используется в расчете лимита. Она не должна превышать семи рабочих дней. А если в населенном пункте нет банка – 14 рабочих дней. Но если сдаете деньги в банк каждые пять дней, а лимит был превышен раньше, то сдать наличность нужно, не дожидаясь этого срока. Если лимит не превышен, посещать банк не нужно.

Лимит кассового остатка определяйте исходя из объема:

При этом наиболее подходящий способ расчета лимита организация вправе выбрать самостоятельно.

Это следует из пунктов 1 и 2 приложения к указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Главбух советует: Новый порядок установления лимита остатка наличных денег в кассе в соответствии с указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У действует с 1 июня 2014 года. Поэтому, чтобы избежать претензий контролирующих ведомств, переутвердите старый лимит новым приказом руководителя.

В старом приказе, утверждающем лимит, стоит дата его утверждения и, скорее всего, ссылка на реквизиты прежнего порядка ведения кассовых операций. Поэтому есть риск, что инспекторы посчитают такой приказ недействующим, лимит – нулевым, а выручку в кассе – сверхлимитной. За такие нарушения предусмотрена административная ответственность. Поэтому организации следует с 1 июня утвердить новый приказ о расчете лимита в соответствии с действующим указанием Банка России.

Кто должен соблюдать лимит по кассе

Лимит кассового остатка должны соблюдать организации (за исключением субъектов малого предпринимательства). При этом организационно-правовая форма и применяемая система налогообложения значения не имеют. Такой порядок установлен пунктом 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, пунктом 4 статьи 346.11 и пунктом 5 статьи 346.26 Налогового кодекса РФ.

Для малых предприятий и предпринимателей установлен упрощенный порядок ведения кассовых операций. Они могут не устанавливать лимит остатка в кассе. Такая льгота предусмотрена абзацем 10 пункта 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Решение не устанавливать лимит можно оформить соответствующим приказом.

Если организация приобретает статус малого предприятия в течение года, то она вправе с этого момента прекратить определять лимит остатка кассы (письмо Банка России от 3 сентября 2015 г. № 29-1-1-6/6103). Отменить ранее установленный лимит безопаснее отдельным приказом.

Есть два случая, когда можно превысить лимит наличных денег в кассе. Первый – в дни выдачи зарплаты, пособий, стипендий, социальных выплат и других выплат, которые относятся к фонду зарплаты. Хранить в кассе средства для этих целей можно в течение пяти рабочих дней. По истечении этого срока сверхлимитную наличность сдайте в банк.

И второй случай – в выходные и праздники, если в эти дни совершаются кассовые операции. Сверхлимитную выручку за такие дни инкассируйте не позднее первого рабочего дня, установленного для сдачи сверхлимитной выручки в банк.

Такой порядок предусмотрен абзацем 8 пункта 2, пунктом 6.5 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Если организация имеет обособленные подразделения, лимит остатка денежных средств в кассе установите каждому из них. При этом порядок расчета лимита кассового остатка по структурным подразделениям организации (филиалам, представительствам, территориально отдаленным торговым точкам и т. д.) зависит от того, куда они сдают наличность.

Если обособленное подразделение зачисляет выручку на расчетный счет, минуя кассу головной организации, установите для него лимит без учета лимитов других подразделений и лимита головной организации. То есть в данном случае лимит остатка кассы нужно будет установить отдельно для:

  • головной организации;
  • обособленного подразделения организации. При условии что деньги не сдаются в кассу головной организации.

А как быть, если обособленное подразделение создано недавно и движения денег в его кассе пока нет? Тогда для определения лимита воспользуйтесь формулой расчета исходя из ожидаемой наличной выручки, а при ее отсутствии – ожидаемого объема выдачи наличных денег. Такой порядок следует из пунктов 1 и 2 приложения к указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Если обособленные подразделения сдают выручку только в головную кассу, то общая сумма лимита остатка в кассе в целом по организации должна включать в себя:

  • лимит остатка в кассе головной организации;
  • лимиты остатков по всем обособленным подразделениям.

Например, в данном случае можно рассчитать общий лимит в целом по организации с учетом выручки всех обособленных подразделений. А затем распределить его между главной (центральной) кассой и подразделениями исходя из доли выручки каждого подразделения. Распределение оформите приказом руководителя организации, составленным в произвольном виде.

Такой порядок следует из абзаца 5 пункта 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Из рекомендации «Как соблюдать лимит остатка денежных средств в кассе»

Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь!

Этот документ спасет от обидных штрафов и защитит от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами «Упрощенки». Зарегистрируйтесь, скачайте и сразу используйте в работе!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
... и продолжить чтение
Зарегистрироваться
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь!

«Упрощёнка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса и ИП. Зарегистрируйтесь, и Вам станут доступны:

  • Экспертные статьи и новости для бухгалтеров, руководителей и предпринимателей
  • Актуальные формы деклараций, бланков и кадровых документов
  • Калькулятор УСН, Банк проводок и другие полезные онлайн сервисы

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
... и продолжить чтение
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь!

«Упрощёнка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса и ИП. Зарегистрируйтесь, и Вам станут доступны:

  • Экспертные статьи и новости для бухгалтеров, руководителей и предпринимателей
  • Актуальные формы деклараций, бланков и кадровых документов
  • Калькулятор УСН, Банк проводок и другие полезные онлайн сервисы

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
... и продолжить чтение
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.