Аренда квартиры для сотрудника

827

Вопрос

Может ли фирма арендовать для своего сотрудника квартиру. Как это оформить и какие проводки при этом нужно сделать. Если фирма на УСН (доходы-расходы), можно ли аренду включить в расходы?

Ответ


Да, арендовать квартиру для сотрудника Вы можете. Порядок учета таких затрат при налогообложении зависит от цели и порядка оформления найма жилья.

  1. Если Вы арендуете квартиру в другом городе для проживания сотрудников в командировке, то учесть расходы на аренду квартиры можно в качестве расходов на командировки, но только за те дни, когда там проживали сотрудники. Плату за аренду за период, когда квартира пустовала, списать нельзя (письма Минфина России от 15.01.2016 № 03-03-07/803 и от 25.03.2010 № 03-03-06/1/178). Несмотря на то что указанные письма адресованы организациям на общей системе налогообложения, приведенные в них выводы можно распространить и на организации на «упрощенке» (п. 2 ст. 346.16п. 1 ст. 252 НК РФ).

В бухучете отразите эти операции проводками:

Дт 76 – Кт 51 (50,71) – оплачена аренда квартиры;

Дт 20, 26, 44 – Кт 76 – отражена стоимость аренды квартиры в затратах компании.

2) Если Вы арендуете квартиру для сотрудника и это предусмотрено системой оплаты труда в организации (трудовыми, коллективными договорами и прочим), то такие затраты можно учесть в качестве оплаты труда, выданной в натуральной форме. Но лишь в размере, не превышающем 20 процентов от начисленной месячной зарплаты работника. Так как, согласно статье 131 Трудового кодекса РФ, натуральная форма зарплаты не может превышать указанного предела. Такие выводы содержат письма Минфина России от 19 марта 2013 г. № 03-03-06/1/8392от 18 мая 2012 г. № 03-03-06/1/255 , от 2 мая 2012 г. № 03-03-0/1/216. Хотя суды данную точку зрения не поддерживают, по их выводам в качестве расходов на оплату труда в этом случае можно учесть всю сумму выплат.

Отметим, что при таком оформлении выплат по аренде жилья с доходов сотрудника организация должна исчислить НДФЛ и страховые взносы.

В бухучете отразите эти операцции проводками:

Дт 76 – Кт 51 (50) – оплачена аренда квартиры;

Дт 70 – Кт 76 – стоимость аренды квартиры зачтена в счет выплаты зарплаты;

3) Если же наем жилья не связан с командировками и не предусмотрен системой оплаты труда, то учесть эти расходы при расчете единого налога не удастся, так как перечень расходов, которые можно признать при упрощенке, является строго ограниченным. Он приведен в пункте 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.

Обоснование
 

Из статьи журнала «Упрощенка», №3, март 2016
Аренда квартиры для командированных сотрудников учитывается в расходах при УСН частично

При «упрощенке» можно учесть расходы на наем жилья в командировке (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Причем учитывать такие траты разрешается в полном объеме. Главное, чтобы они были подтверждены документами — счетами, чеками из гостиницы, бланками строгой отчетности (подп. 13 п. 1 и п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ). Однако иногда в командировку сотрудники ездят в один и тот же город. В таком случае работодатели, чтобы сократить свои затраты, арендуют работникам квартиры. Это выгоднее, чем постоянные расходы на гостиницу. Можно ли списать всю сумму арендной платы за месяц?

Минфин считает, что нельзя. Учесть расходы на аренду квартиры можно только за те дни, когда там проживали сотрудники. Плату за аренду за период, когда квартира пустовала, списать нельзя (письма Минфина России от 15.01.2016 № 03-03-07/803 иот 25.03.2010 № 03-03-06/1/178).

Таким образом, если вы арендуете квартиры работникам в командировке, то вам придется самостоятельно посчитать сумму арендной платы, которую можно отнести на расходы по итогам месяца. Для этого составьте бухгалтерскую справку. В ней укажите стоимость и срок аренды, а также время, в течение которого жили работники, — на основании приказов о командировке, авансовых отчетов, билетов и пр. Затем цену аренды поделите на количество дней в месяце и умножьте на число дней проживания работников. Так вы получите сумму, которую можно списать при «упрощенке».

Однако с такой позицией специалистов финансового ведомства можно и поспорить. Ведь НК РФ разрешает полностью списывать расходы на аренду жилья в командировке. Поэтому вы можете списать траты в полном размере. Но будьте готовы отстаивать свою позицию в суде. Судьи зачастую встают на сторону налогоплательщиков, особенно если стоимость аренды квартиры ниже трат на гостиницу (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 03.10.2014 № Ф06-14949/2013).

КНИГА «ЗАРПЛАТА, ВЗНОСЫ И ДРУГИЕ ВЫПЛАТЫ В СТРОИТЕЛЬНОЙ КОМПАНИИ»

1.7.1. Аренду оплачивает работодатель

Свою позицию по налогообложению жилья, которое работодатель предоставляет работнику (или оплачивает для него), Минфин России изложил в письме от 19 мая 2015 г. № 03-03-06/28809. Схожие разъяснения содержит письмо ФНС России от 12 января 2009 г. № ВЕ-22-3/6@. Оно размещено на сайте налоговой службы (nalog.ru) в разделе «Разъяснения ФНС, обязательные для применения налоговыми органами».

1.7.1.1. Натуральная часть зарплаты

Официальная позиция в целом благоприятна для компаний.

Контролирующие органы не возражают против того, чтобы признать затраты на оплату аренды жилья в расходах, уменьшающих прибыль. Но только если они оформлены как часть оплаты труда и это закреплено в трудовом договоре.

А что требуется для того, чтобы считать оплату жилья частью заработка?

Размер оплаты труда считается установленным, если из условий трудового договора можно достоверно определить, какая сумма зарплаты причитается работнику за фактически выполненный объем работ. То есть если работник, не получив причитающуюся плату (в денежном или натуральном выражении), может на основании трудового договора потребовать от работодателя уплатить ему за работу конкретную сумму.

По общему правилу организация платит зарплату деньгами – в рублях (ст. 131 Трудового кодекса РФ). В то же время в соответствии с коллективным или трудовым договором по письменному заявлению работника оплачивать его труд работодатель может и в других формах, не противоречащих законодательству.

Таким образом, если оплата жилья предусмотрена в трудовом договоре как часть зарплаты и установлен ее конкретный размер, то подобная выплата является составной частью заработка в неденежной форме. Строительная компания вправе учесть ее в целях налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда как заработную плату в натуральной форме. Но лишь в размере, не превышающем 20 процентов от начисленной месячной зарплаты работника. Так как, согласно статье 131 Трудового кодекса РФ, натуральная форма зарплаты не может превышать указанного предела. Такие выводы содержат письма Минфина России от 19 марта 2013 г. № 03-03-06/1/8392от 18 мая 2012 г. № 03-03-06/1/255 , от 2 мая 2012 г. № 03-03-06/1/216, от 17 января 2011 г. № 03-04-06/6-1 (п. 1 разд. II). А также УФНС России по г. Москве от 24 марта 2009 г. № 16-15/026382, от 11 января 2008 г. № 21-08/001105@.

1.7.1.2. Выплата социального характера

Если же указанные расходы не являются формой оплаты труда и носят социальный характер, по мнению финансового ведомства, учесть их при исчислении прибыли нельзя. Причем независимо от того, предусмотрены они трудовыми договорами или нет (п. 29 ст. 270 Налогового кодекса РФ).

1.7.1.3. Арбитражная практика

Суды точку зрения чиновников не разделяют.

По их мнению, статья 131 Трудового кодекса РФ не может регулировать налоговые правоотношения и устанавливать применительно к ним какие-либо ограничения. На это указано в постановлении ФАС Центрального округа от 29 сентября 2010 г. № А23-5464/2009А-14-233. В нем также отмечено следующее. Перечень предусмотренных трудовым (коллективным) договором выплат в пользу работника, которые учитывают при исчислении налога на прибыль, является открытым. И если затраты на обеспечение работников жильем вызваны производственной необходимостью и предусмотрены трудовыми договорами, их можно учесть при исчислении налога на прибыль в силу прямого указания статьи 255 Налогового кодекса РФ.

Однако следует предостеречь компанию. За несоблюдение норм трудового законодательства ее могут оштрафовать на сумму от 30 тыс. до 50 тыс. руб., а ее руководителя – на сумму от 1 тыс. до 5 тыс. руб. Такая ответственность предусмотрена в пункте 1 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях. То есть установить работнику размер неденежной доли зарплаты выше 20 процентов нельзя – это нарушение трудового законодательства.

Добавим: не все суды согласны, что затраты на жилье можно учесть лишь в составе расходов на оплату труда. Например, ФАС Московского округа в постановлении от 30 июля 2010 г. № КА-А41/8336-10 пришел к такому выводу. Организация правомерно включила их в состав прочих расходов на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Достаточным основанием для этого арбитры сочли то, что затраты являются экономически оправданными и связаны с производственной деятельностью компании.

Аналогичный вывод содержит и постановление ФАС Центрального округа от 15 февраля 2012 г. по делу № А35-1939/2010. В нем подчеркнуто, что глава 25 Налогового кодекса РФ не содержит закрытого перечня расходов, учитываемых в целях налогообложения. Следовательно, позволяет уменьшить налоговую базу на любые расходы при условии, что они связаны с деятельностью, направленной на получение доходов.

Из статьи журнала «Учет в образовании», №5, май 2015
НДФЛ и взносы за аренду жилья можно не уплачивать

Суть спора

По результатам выездной проверки Пенсионный фонд РФ доначислил бюджетному учреждению суммы взносов на обязательное страхование.

Кроме того, за занижение облагаемой базы и неуплату контролеры насчитали неустойку.

Основанием для такого решения послужил вывод о том, что выплата компенсаций за аренду жилья является составной частью заработной платы сотрудников. Кроме того, такие расходы обусловлены трудовыми отношениями и напрямую связаны с трудовой деятельностью. А так как выплата компенсации носила систематический характер, контролеры сочли, что ее необходимо облагать страховыми взносами на основании норм статьи 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ (далее – Закон № 212-ФЗ).

Учреждение, не согласившись с таким решением, обратилось в суд с иском к ПФР.

Решение суда

Судьи встали на сторону учреждения. При этом они пояснили следующее.

Взносы можно не начислять

Согласно части 1 статьи 7 Закона № 212-ФЗ, объектом обложения страховыми взносами признают выплаты и иные вознаграждения, которые начисляют учреждения-работодатели в пользу физических лиц по трудовым и гражданским правовым договорам. В частности, компенсация – это денежная выплата, цель которой возместить сотрудникам затраты, связанные с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных законом обязанностей. Так, в силу статьи 169 Трудового кодекса РФ при переводе специалиста в другую местность по предварительной договоренности с работодателем последний обязан возместить расходы на переезд, провоз имущества и обустройство на новом месте жительства. При исследовании материалов дела арбитры установили, что учреждение заключало срочные трудовые договоры с иногородними специалистами. Причина – потребность в профильных работниках, которых не получилось найти в своей местности. В частности, чтобы привлечь работников, учреждение установило ежемесячные выплаты новым специалистам в виде компенсаций за наем квартир. Позже их выплачивали работникам на основании приказов руководителя. Судьи посчитали, что данные суммы не были стимулирующими и не зависели от сложности, качества, количества и условий работы. Кроме того, выплата компенсаций не входила в систему оплаты труда учреждения. На этих основаниях спорные выплаты не подлежали включению в базу для исчисления страховых взносов.

Вопрос уплаты НДФЛ не урегулирован

Что касается налога на доходы физлиц, то чиновники настаивают: суммы оплаты работнику расходов на переезд к новому месту работы и наем жилья необходимо облагать налогом на доходы физических лиц в установленном порядке. Данная позиция озвучена в письме Минфина России от 5 августа 2014 г. № 03-04-06/38542. При этом не имеет значения, какой способ оплаты был выбран: оплата самого жилья или компенсация расходов сотруднику. Финансисты указали, что положения статьи 169 Трудового кодекса РФ в данном случае применять недопустимо. Это касается только тех ситуаций, когда сотрудник переезжает с одного места работы на другое по согласованию с работодателем. То есть на момент переезда специалист уже должен состоять в трудовых отношениях с учреждением. А возмещение новым сотрудникам таких расходов законодательно не предусмотрено.

В связи с этим чиновники сделали вывод, что на данную выплату не распространяется действие пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ, согласно которому компенсацию за наем жилья освобождают от обложения налогом на доходы физических лиц. Однако суды считают, что статья 169 Трудового кодекса РФ применима к отношениям с вновь принятыми иностранными работниками. Суммы компенсаций, связанных с их переездом, не облагают налогом на доходы физических лиц (см., например, постановление ФАС Дальневосточного округа от 22 февраля 2012 г. № Ф03-417/2012).

Выводы

Чиновники и арбитры по-разному трактуют статью 169 Трудового кодекса РФ. А значит, имеют разные мнения в вопросе начисления страховых выплат и НДФЛ в случае, если учреждение арендует для работника или соискателя квартиру либо выплачивает компенсацию за наем жилья. Поэтому, если учреждение принимает решение не начислять налог на доходы и страховые выплаты на суммы компенсации для оплаты жилья новому работнику, свою позицию, скорее всего, придется отстаивать в суде.


Производственный календарь на 2017 год – нормы рабочего времени, праздничные даты, переносы и сокращенные дни в 2017 году.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

Журнал Упрощенка

«Упрощенка» — бесплатный профессиональный сайт для малого бизнеса. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

  • • Новости для бухгалтеров на УСН
  • • Статьи по бухучету на УСН, отчетности в ФНС, зарплате
  • • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • • Бесплатная справочно-правовая система

Подарок за регистрацию — безлимитный доступ к сервису "Изменения для бухгалтеров". Очень нужен в мае!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль