Срок хранения контрольно-кассовой ленты

249

Вопрос

Какой срок хранения ЭКЛЗ и Фискальной памяти ККМ, и если нам их не вернули из Сервисной организации по обслуживанию ККМ а фискальную память сколько хранить и если нам не вернули вместе с ЭКЛЗ. Есть ли санкции какая именно ответственность и сколько штраф если есть.

Ответ

Эти документы следует хранить не менее 5 лет. Вы вправе потребовать возврата от сервисной организации. За нарушение установленного пятилетнего срока хранения контрольно-кассовой ленты должностные лица торговой организации могут быть привлечены к административной ответственности по статье 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Сумма штрафа в этом случае предусмотрена в размере от 2 до 3 тыс. руб.

Обоснование
в редакции vip версии

Из ситуации Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга.

как производить замену электронной контрольной ленты защищенной (ЭКЛЗ)

ЭКЛЗ нужно заменять в следующих случаях:

  • при заполнении памяти ЭКЛЗ;
  • по истечении установленного срока эксплуатации ЭКЛЗ (независимо от степени заполнения памяти);
  • при перерегистрации ККТ;
  • при неисправности блока ЭКЛЗ (ремонт ЭКЛЗ как в составе ККТ, так и вне ККТ не допускается).

Об этом сказано в пункте 3.6 Методических указаний, утвержденных протоколом заседания ГМЭК от 25 июня 2002 г. № 4/69-2002.

Работы, связанные с заменой ЭКЛЗ, могут выполнять только поставщики и ЦТО. Самостоятельно менять ЭКЛЗ организации (предприниматели) не вправе. Об этом сказано в пункте 3.1 Методических указаний, утвержденных протоколом ГМЭК от 25 июня 2002 г. № 4/69-2002.

Организация (предприниматель) обязана своевременно информировать ЦТО о необходимости замены ЭКЛЗ в случаях, перечисленных выше (п. 10 Положения, утвержденного решением ГМЭК от 6 марта 1995 г. № 2/18-95).

Порядок замены ЭКЛЗ законодательно не урегулирован. По разъяснениям финансового ведомства, до принятия нормативных актов по этому вопросу следует руководствоваться временными разъяснениями налоговой службы.

Об истечении установленного срока эксплуатации ЭКЛЗ (12 месяцев с момента ее активации) нужно:*

  • уведомить ЦТО за месяц до истечения срока;
  • направить гарантийное письмо-заявку в ЦТО на установку и активацию новой ЭКЛЗ.

Если ККТ выдала сообщение о заполнении памяти ЭКЛЗ более чем на 90 процентов, нужно немедленно:

  • уведомить об этом ЦТО;
  • направить гарантийное письмо-заявку в ЦТО на установку и активацию новой ЭКЛЗ.

Перед тем как заменить ЭКЛЗ, необходимо:

  • снять краткий отчет за период с момента активации ЭКЛЗ до последней закрытой смены;
  • снять итоги текущей смены;
  • провести закрытие архива в соответствии с эксплуатационной документацией ККТ.

При этом в налоговую инспекцию нужно представить:*

После замены ЭКЛЗ в налоговую инспекцию нужно представить:*

  • паспорт ККТ. При этом в графе «Особые отметки» должна быть указана дата замены и активации ЭКЛЗ с указанием ее регистрационного номера;
  • дополнительный лист к паспорту ККТ с отметкой об активации ЭКЛЗ;
  • акт ввода ЭКЛЗ в эксплуатацию;
  • журнал по форме № КМ-8.

Перечисленные документы оформляет ЦТО, проводивший замену ЭКЛЗ, и передает их организации (предпринимателю) для представления в налоговую инспекцию.

После проверки документов налоговая инспекция возвращает их организации (предпринимателю). Одновременно инспекция должна вернуть:

Такой порядок действий при замене ЭКЛЗ приведен, в частности, в письме УФНС России по г. Москве от 28 декабря 2005 г. № 22-12/97245.

Важно отметить, что ЦТО может заменить ЭКЛЗ на аналогичную модель другого производителя. Однако это никак не влияет на регистрацию ККТ: налоговая инспекция не вправе отказать в регистрации ККТ из-за того, что производителями ККТ и ЭКЛЗ значатся различные организации. Такие разъяснения следуют из письма ФНС России от 5 ноября 2013 г. № АС-4-2/19831.

После замены использованный блок ЭКЛЗ и все относящиеся к нему документы нужно хранить в течение пяти лет (п. 3.7 Методических указаний, утвержденных протоколом заседания ГМЭК от 25 июня 2002 г. № 4/69-2002).*

Из статьи Журнала «Учет в торговле», № 4, апрель 2014

Контрольную ленту нужно хранить пять лет*

В соответствии с Налоговым кодексом РФ документы нужно хранить не менее четырех лет. Но это правило не распространяется на использованные контрольные ленты. Их нельзя выбрасывать как минимум в течение пяти лет после окончания эксплуатации (письмо ФНС России от 21 января 2014 г. № ЕД-4-2/665@). Есть и иные нюансы, о которых следует помнить.

Организации обязаны применять кассовую технику

При продаже товаров, выполнении работ и оказании услуг за наличные денежные средства и с использованием платежных карт организации обязаны применять контрольно-кассовую технику. Указанное требование содержится в пункте 1 статьи 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее – Закон № 54-ФЗ).

Не применять ККМ можно только в некоторых случаях (п. 3 ст. 2 Закона № 54ФЗ), например:

  • при продаже газет и журналов, а также сопутствующих товаров в киосках;
  • при торговле на рынках, ярмарках;
  • при разносной розничной торговле;
  • при торговле в киосках мороженым и безалкогольными напитками в розлив, а также из цистерн пивом, квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином, вразвал овощами и бахчевыми культурами.

Кроме того, не обязаны применять контрольно-кассовую машину организации на «вмененке» (п. 2.1 ст. 2 Закона № 54-ФЗ).

Какие первичные документы связаны с ККТ

Контрольно-кассовая техника должна быть включена в Государственный реестр, иметь корпус, фискальную память, контрольную ленту и устройство для печати кассовых чеков, а также быть исправной (подп. « а» и « к» п. 3 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 г. № 470). Организации, использующие при расчетах с населением контрольно-кассовую технику, обязаны хранить документацию, связанную с ККТ (в том числе и контрольные ленты) в течение не менее пяти лет с даты окончания их использования. Эта норма установлена пунктом 14 Положения. Об этом организациям напомнили в письме ФНС России от 21 января 2014 г. № ЕД-4-2/665@.

Аналогичная точка зрения высказывалась налоговиками также в письмах ФНС России от 10 сентября 2012 г. № АС-4-2/14961@ и от 27 августа 2012 г. № АС-4-2/14090.

Законодатели уточнили, на какие именно документы распространяется указанное правило. Это документы, связанные:

  • с производством;
  • с продажей;
  • с технической поддержкой;
  • с приобретением и регистрацией;
  • с вводом в эксплуатацию, эксплуатацией и выводом из эксплуатации ККТ.

Правило распространяется и на использованные контрольные ленты, накопители фискальной памяти и программно-аппаратные средства, обеспечивающие некорректируемую регистрацию и энергозависимое долговременное хранение информации.

Если лента электронная*

Организация может использовать в своей работе кассовый аппарат с электронной контрольной лентой защищенной (ЭКЛЗ). Возникает вопрос о том, возможно ли не распечатывать контрольную ленту на бумажном носителе для хранения?

Налоговики в письме ФНС России от 10 сентября 2012 г. № АС-4-2/14961@ указали на то, что компании должны распечатывать контрольные ленты и хранить их в течение пяти лет.

При этом они уточнили, что контрольно-кассовая техника на основании информации, зарегистрированной в ЭКЛЗ, обеспечивает формирование по запросам следующих данных:

  • отчета по закрытиям смен в заданном диапазоне дат;
  • документа по номеру КПК;
  • отчета по закрытиям смен в заданном диапазоне номеров смен;
  • по итогам смены по номеру смены;
  • отчета итогов активизации;
  • контрольной ленты по номеру смены.

Это предусмотрено пунктом 4.4.1. Методических указаний по применению электронных контрольных лент защищенных в контрольно-кассовых машинах, утвержденных протоколом заседания Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам от 25 июня 2002 г. № 4/69-2002.

Указанные выше отчетные документы распечатываются контрольно-кассовой машиной на чековой ленте или вкладном бланке в стандартном формате, регламентированном техническими требованиями к ККТ (п. 4.5.1. Методических указаний).

Проверку проведут налоговики*

На налоговиков статьей 7 Закона № 54-ФЗ наложена обязанность контролировать:

  • соблюдение организациями требований Закона № 54-ФЗ;
  • полноту учета выручки;
  • выдачу кассовых чеков.

Они также обязаны проверять документы, связанные с применением организациями контрольно-кассовой техники. В связи с этим имеют право получать от организации необходимые объяснения, справки и сведения по вопросам, возникающим при проведении проверок.

В случае если будут выявлены нарушения, они имеют право наложить на организацию штрафы. В частности, за нарушение установленного пятилетнего срока хранения контрольно-кассовой ленты должностные лица торговой организации могут быть привлечены к административной ответственности по статье 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Сумма штрафа в этом случае предусмотрена в размере от 2 до 3 тыс. руб.*

Важно запомнить
Контрольно-кассовая техника, применяемая при расчетах наличными или с использованием платежных карт, должна иметь корпус, фискальную память, накопитель фискальной памяти, контрольную ленту и устройство для печати кассовых чеков.

Из статьи Газеты «Учет. Налоги. Право», № 33, cентябрь 2015

Можно больше не хранить кассовую ленту на бумаге

Письмо ФНС России от 24.08.15 № АС-4-2/14893

Компания вправе хранить кассовую ленту только в электронном виде. А печатать отчеты на бумаге, которые можно сформировать с помощью ЭКЛЗ, не обязательно. Такой вывод сделала ФНС России в письме от 24.08.15 № АС-4-2/14893, направленном в одно из региональных УФНС.

Раньше ФНС настаивала на том, что ленту надо распечатать и хранить пять лет (письмо от 27.08.12 № АС-4-2/14090). Служба ссылалась на требования пункта 4.5.1 Методических указаний (утв. решением ГМЭК от 25.06.02, протокол № 4/69–2002). По этим указаниям ККТ должна позволять сформировать ряд отчетов: по закрытиям смен, итогам смены и др. Все эти отчеты надо распечатать на чековой ленте. Значит, так же хранить.

В новом письме ФНС разрешила хранить ленту только в электронном виде. Контрольная лента — это первичка. А ее можно составить и на бумаге, и в электронном виде (п. 2 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 23.07.07 № 470). Главное, чтобы инспекторы на проверке могли считать информацию с ЭКЛЗ. Если устройство еще находится внутри кассы, то отчеты можно сформировать на самой ККТ. Если срок действия ЭКЛЗ истек, то модуль обычно хранится в компании. Инспекторы на проверке могут считать информацию с помощью специальной программы. Для этого они подключают ленту к ноутбуку как флешку и выводят на монитор все данные. Если извлечь информацию не получается, надо обратиться в центр технического обслуживания.*

Специальных требований к хранению блоков ЭКЛЗ нет. Главное — соблюдать условия из паспорта (температурный режим, влажность и т. д.). Обычно достаточно поместить блок ЭКЛЗ в сейф в офисе. Если у компании не будет ни бумажной ленты, ни электронных отчетов, то ее могут оштрафовать за отсутствие первички на 10 тыс. рублей (ст. 120 НК РФ), а руководителя — на 3 тыс. рублей (ст. 15.11 КоАП РФ). Если компания потеряла блок ЭКЛЗ, но остались распечатанные отчеты, оснований для штрафа не будет. Ведь компания сможет представить необходимую информацию для проверки.*

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

Журнал Упрощенка

«Упрощенка» — бесплатный профессиональный сайт для малого бизнеса. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

  • • Новости для бухгалтеров на УСН
  • • Статьи по бухучету на УСН, отчетности в ФНС, зарплате
  • • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • • Бесплатная справочно-правовая система

Подарок за регистрацию — безлимитный доступ к сервису "Изменения для бухгалтеров". Очень нужен в мае!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль