Организация защиты персональных данных

112

Вопрос

Как организовать защиту персональных данных в организации по оказанию бухгалтерских услуг.

Ответ

Для того, чтобы организовать защиту персональных данных в организации проделайте следующие действия.

1. Разработайте Положении о работе с персональными данными сотрудников (ст. 87 ТК РФ). И закрепите там порядок получения, обработки, передачи и хранения личных сведений сотрудников.

Положение должен утвердить руководитель вашей организации. С ним под подпись ознакомьте сотрудников фирмы (п. 8 ч. 1 ст. 86 ТК РФ).

Примерный образец положения о работе с персональными данными вы можете посмотреть на сайте электронного журнала Упрощенка http://e.26-2.ru/ в разделе «Формы» по поиску «положение о работе с персональными данными» или сразу по ссылке http://e.26-2.ru/form.aspx?fid=20924&fmid=118

2. Назначьте лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных (ч. 1 ст. 22.1 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ). Лицо будет нести ответственность за сохранность информации как на бумажных носителях, так и в электронном виде. Либо же вы можете назначить двух ответственных лиц: одного - за работу с персональными данными на бумажных носителях (например, специалиста отдела кадров), другого - за работу с персональными данными в электронном виде (например, системного администратора).

Назначение ответственного за работу с персональными данными работника оформите приказом. И отразите данную обязанность в должностной инструкции сотрудника. Пример приказа можете посмотреть в нашем журнале по ссылке http://e.26-2.ru/form.aspx?fid=26308&fmid=118

3. Определите, кто из сотрудников у вас вправе по роду деятельности знать информацию о коллегах. Форма разрешения доступа к персональным данным законом не установлена. Но лучше закрепите это приказом по организации. В таком приказе или в приложении к нему отразите, кто (должность, Ф.И.О.), к каким персональным данным и с какой целью (какие действия выполняет с использованием персональных данных работников) имеет доступ. Например, бухгалтер у вас может иметь доступ к персональным данным работников для того, чтобы выплачивать зарплату и удерживать с нее налоги и взносы. Подробнее об этом см. таблицу ниже.

N

Должность

Фамилия, имя, отчество

Основания для доступа

Цели обработки

Состав персональных данных

1

Главный бухгалтер

Воробьева Алевтина Николаевна

Расчет зарплаты и налогообложение

Начисление зарплаты, исчисление, удержание и перечисление НДФЛ, страховых взносов, составление отчетности

Фамилия, имя, отчество, ИНН, регистрация по месту жительства, банковские данные

2

Менеджер по персоналу

Кириллова Анна Олеговна

Кадровое делопроизводство и кадровый учет

Отражение в документации по личному составу, составление отчетности, взаимодействие с негосударственным пенсионным фондом

Фамилия, имя, отчество, ИНН, регистрация по месту жительства, паспортные данные, номер СНИЛС

4. Возьмите с ответственных работников обязательства о неразглашении персональных данных (п. 7 ст. 86 и ст. 88 ТК РФ).

5. Организуйте хранение персональных данных (ст. 87 ТК РФ). Сделайте это таким образом, чтобы данные были защищены от незаконного использования.

На практике для хранения данных используются сейфы, металлические и деревянные запираемые шкафы, специально оборудованные помещения. Организация может выбрать любую приемлемую форму хранения. Ограничение доступа возможно благодаря наличию замков на шкафах, в помещениях, передаче ключей строго определенным работникам, ответственным за хранение персональных данных. Порядок хранения документов закрепляется в положении о защите персональных данных.

Что касается данных в электронном виде, то необходимо полностью исключить возможность того, чтобы персональные данные мог увидеть и тем более скопировать кто-то, кроме ответственного лица (лиц). Поэтому рабочие места в помещении, где стоит система, надо разместить так, чтобы из окна или двери нельзя было увидеть информацию на мониторах сотрудников и в документах, с которыми они работают.

6. Получите согласия работника на обработку персональных данных (ч. 3 ст. 9 Закона N 152-ФЗ). Лучше получите его в письменном виде. Образец согласия вы можете посмотреть на нашем сайте http://e.26-2.ru/form.aspx?fid=20925&fmid=118

Читайте в журнале "Упрощенка"
    Подробнее >>>

    Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



    Ваша персональная подборка

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией


      Упрощёнка в Яндексе



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Упрощёнка» –
      об упрощённой системе налогообложения
      8 800 550-15-57

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62261 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Читайте дальше после регистрации (займет минуту)

      Сайт журнала «Упрощенка» — профессиональный ресурс для бухгалтеров и руководителей компаний на УСН.

      Чтобы продолжить чтение статьи, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль