Как доказать, что услуги были фактически оказаны

673

Вопрос

Организация на УСН доходы, оказывает услуги. В связи с отдаленностью бухгалтерии и самой организацией, в бухгалтерию очень не своевременно поступает первичная документация, а именно от клиентов акты выполненных работ, переданные на подпись. Руководство в этом вопросе не содействует. Самостоятельно бухгалтеру добиться возврата документов нет возможности из-за территориальной отдаленности. Т.к. бухгалтер не всегда осведомлен о выполненных работах заказчикам, то отражает в учете только те операции, которые были подтверждены документально. Но в таком случае появляются большие расхождения с заказчиками при сверке. Как в таком случае следует поступать бухгалтеру? Отражать в учете операции сразу в момент выполнения, даже если нет подписанных оригиналов актов, или только при наличии документов? Меня в данном случае в большей мере интересует личная ответственность бухгалтера.

Ответ

сообщаем следующее: бухгалтер несет дисциплинарную, материальную, административную и уголовную ответственность за свои действия (бездействие) при осуществлении функций, предусмотренных его трудовым договором с организацией и должностной инструкцией.

Неисполнение трудовых обязанностей – это нарушение требований трудового законодательства, обязательств по трудовому договору, локальных нормативных актов (Правил трудового распорядка, должностных инструкций, положений, приказов руководства, технических правил и т. п.). К дисциплинарной ответственности бухгалтера можно привлечь только в том случае, если подтверждающие документы будут отсутствовать именно в результате его виновных действий.

При этом применять к бухгалтеру какие-либо меры дисциплинарного воздействия, без проведения служебного расследования неправомерно.

Также важно отметить, что акт об проведении работ не является строго обязательным документом в данном случае. При отсутствии в договоре условия об обязательном составлении акта суд может признать его составление необязательным (определение ВАС РФ от 23 марта 2011 г. № ВАС-2742/11,постановление ФАС Волго-Вятского округа от 29 ноября 2010 г. по делу № А79-1233/2010). Исполнитель сможет подтвердить фактическое проведение работ и потребовать от исполнителя оплаты при наличии и других доказательств.

При этом, хотя исполнитель не вправе в судебном порядке понудить заказчика подписать акт об оказании услуг (постановление ФАС Московского округа от 13 мая 2011 г. № КГ-А41/3777-11 по делу № А41-27081/10), но суд может признать надлежащими доказательствами акты сдачи-приемки, подписанные исполнителем в одностороннем порядке, если они были направлены заказчику. Причем это лучше сделать сразу после истечения срока, в который заказчик должен был подписать акт, почтовым отправлением с описью вложения, уведомлением о вручении и с получением почтовой квитанции.

Поэтому, чтобы организации-исполнителю обезопасить себя от претензий заказчика, связанными с проведением работ, акты приема-передачи работ ему следует отправлять по почте, заказным письмом с описью вложения.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух и Системы Юрист.

1. Рекомендация: Как доказать, что услуги были фактически оказаны

Если заказчик отказывается платить за оказанные ему по договору услуги, исполнитель вынужден доказывать тот факт, что они были фактически предоставлены (ст. 65 АПК РФ).

При этом глава 39 «Возмездное оказание услуг» Гражданского кодекса РФ не предусматривает какого-либо определенного документа, который бы выступал в роли доказательства оказания услуг. Его составление отдано на усмотрение сторон (п. 4 ст. 421 ГК РФ).*

Внимание! Необходимо различать случаи, когда требуется доказать «фактическое оказание услуг» и «наличие фактических отношений между сторонами».

В первом случае нужно доказать именно факт предоставления услуг в рамках существующего договора. Иными словами, спор идет только о том, были услуги оказаны или нет, при этом заказчик не оспаривает сам факт заключения договора с исполнителем.

Во втором случае требуется доказать не только факт оказания услуг, но еще и согласие заказчика на то, чтобы услуги ему были оказаны. Это касается споров, в которых заказчик оспаривает само заключение договора с исполнителем.

Для подтверждения наличия между сторонами фактических отношений нужно использовать другие доказательства, чем для подтверждения того, что услуги были фактически оказаны.

Одно только наличие доказательств фактического оказания услуг при отсутствии согласия на их оказание не будет свидетельствовать об обязанности заказчика оплатить эти услуги.

Акт об оказании услуг

Факт оказания услуг исполнителем и их получения заказчиком можно подтвердить актом об оказании услуг. Он должен содержать:

1) сведения о перечне и объеме оказанных услуг. Эта информация должна быть достаточно полной, чтобы исключить возможные споры. Иначе такой акт не будет признан надлежащим доказательством оказания услуг (постановление ФАС Московского округа от 8 апреля 2010 г. № КГ-А40/2431-10 по делу № А40-64974/09-106-459определение ВАС РФ от 22 июля 2010 г. № ВАС-9853/10);*

Совет

В акт об оказании услуг целесообразно включать следующую универсальную формулировку.

Пример формулировки пункта об отсутствии претензий к качеству со стороны заказчика в акте об оказании услуг

«Подписанием настоящего акта стороны подтверждают, что услуги, предусмотренные в Договоре возмездного оказания услуг № __ от «___» ______ 20__ г., в ______ (отчетный месяц) 2012 г. исполнителем заказчику оказаны качественно, своевременно, в полном объеме и надлежащим образом. Никаких претензий к исполнителю заказчик не имеет».

2) необходимые реквизиты:

  • название документа («акт об оказании услуг», также возможны наименования «акт сдачи-приемки», «акт приемки-передачи услуг» и т. д.);
  • дата составления акта. Акт должен быть подписан сторонами в срок, который они согласовали в договоре, или в разумный срок после завершения процесса оказания услуг (ст. 314 ГК РФ). Иначе заказчик сможет сослаться на пропуск исполнителем срока оказания услуг (постановление ФАС Московского округа от 30 марта 2011 г. № КГ-А41/2184-11 по делу № А41-20326/10);
  • реквизиты договора, исполнение которого подтверждает акт (наименование, дата, номер);

Будет ли являться доказательством акт, который не содержит ссылку на договор

Такой акт будет подтверждать оказание услуг, но только если между сторонами нет иных договорных отношений по оказанию таких же услуг (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 1 ноября 2010 г. по делу № А29-13559/2009). В противном случае суд не примет такой акт как доказательство, поскольку не сможет установить, что он относится именно к спорному договору (постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 25 апреля 2011 г. по делу № А58-4388/10ФАС Центрального округа от 4 марта 2010 г. № Ф10-239/10 по делу № А14-2942/2009/79/15).

От наличия этих реквизитов зависит, будет ли составленный акт являться подтверждением оказания услуг или нет (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 8 мая 2009 г. по делу № А53-14323/2008).

Если акт об оказании услуг составлен должным образом и подписан сторонами, то суд признает его достаточным доказательством оказания услуг, и исполнитель сможет потребовать оплаты в силу статей 720 и 783 Гражданского кодекса РФ.*

Пример из практики: суд взыскал с заказчика задолженность по оплате, так как факт оказания услуг был подтвержден подписанными сторонами актами

Между ОАО «Б.» (заказчик) и ООО «Э.» (исполнитель) был подписан договор на оказание услуг по передаче электрической энергии.

Услуги были оказаны исполнителем, но не были оплачены заказчиком, что послужило причиной обращения в суд.

Договор был признан незаключенным в связи с несогласованностью его предмета. Однако факт оказания истцом услуг ответчику по передаче электроэнергии был подтвержден подписанными сторонами актами.

Суд удовлетворил заявленные требования в полном объеме (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 5 мая 2010 г. по делу № А10-1382/2008).

Если договором не предусмотрено право исполнителя составлять односторонний акт об оказании услуг, то такой акт не будет надлежащим доказательством оказания услуг (постановление ФАС Уральского округа от 3 июня 2010 г. № Ф09-2895/10-С3 по делу № А71-8466/2009).

Что делать, если заказчик уклоняется от подписания акта об оказании услуг

Исполнитель не вправе в судебном порядке понудить заказчика подписать акт об оказании услуг (постановление ФАС Московского округа от 13 мая 2011 г. № КГ-А41/3777-11 по делу № А41-27081/10), но суд может признать надлежащими доказательствами акты сдачи-приемки, подписанные исполнителем в одностороннем порядке, если:

  • они были направлены заказчику. Причем это лучше сделать сразу после истечения срока, в который заказчик должен был подписать акт, почтовым отправлением с описью вложения, уведомлением о вручении и с получением почтовой квитанции;
  • заказчик не заявил мотивированный отказ от их подписания.

Примерами такого подхода суда могут служить определения ВАС РФ от 19 апреля 2011 г. № ВАС-4552/11 и от 22 февраля 2011 г. № ВАС-1520/11.

Суд также может признать в качестве доказательства акты, подписанные исполнителем и посредником (постановление ФАС Дальневосточного округа от 11 февраля 2010 г. № Ф03-409/2010 по делу № А73-2322/2009).

При отсутствии в договоре условия об обязательном составлении акта суд может признать его составление необязательным (определение ВАС РФ от 23 марта 2011 г. № ВАС-2742/11,постановление ФАС Волго-Вятского округа от 29 ноября 2010 г. по делу № А79-1233/2010). А при наличии других доказательств оказания услуг исполнитель сможет подтвердить фактическое оказание услуг и потребовать от исполнителя оплаты.*

Внимание! Есть и противоположная практика: суд может решить, что исполнитель обязан представить акт об оказании услуг.

Даже если в договоре стороны не предусмотрели условие о составлении акта об оказании услуг, суд может признать данный акт необходимым доказательством факта оказания услуг, которое должен представить исполнитель, чтобы потребовать оплаты в силу статей 720 и 783Гражданского кодекса РФ. При отсутствии указанного акта исполнитель не сможет потребовать оплаты услуг на основании пункта 1 статьи 781 Гражданского кодекса РФ и взыскания неустойки за просрочку оплаты постатье 330 Гражданского кодекса РФ.

Пример из практики: суд указал, что исполнитель в качестве доказательств факта оказания услуг был обязан представить соответствующий акт, несмотря на то что условие о его составлении отсутствует в договоре

ФАС Московского округа отклонил довод исполнителя об отсутствии в договоре условия, предусматривающего подписание заказчиком актов об оказании услуг. При этом суд указал, что данный довод противоречит положениям главы 39 Гражданского кодекса РФ, и сделал вывод о непредставлении исполнителем бесспорных доказательств, которые бы подтверждали факт оказания услуг (постановление ФАС Московского округа от 2 марта 2010 г. № КГ-А41/14892-09 по делу № А41-9361/09).

Если услуги исполнителем фактически не оказаны, то даже подписанный представителем заказчика акт об оказании услуг не будет являться достаточным доказательством и денежное обязательство не возникнет. Это связано с тем, что суд будет проверять содержащиеся в доказательстве сведения на соответствие действительности (п. 3 ст. 71 АПК РФ). См., например, постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 16 августа 2011 г. № 17АП-6659/2011-ГК по делу № А50-26154/2010.

Иные доказательства

Даже если акты об оказании услуг не подписаны заказчиком и договором не предусмотрена возможность составления одностороннего акта, то доказать фактически оказанные услуги можно иными документами.

Пример из практики: суд принял в качестве доказательств оказания услуг составленные в одностороннем порядке документы (книгу приема и сдачи дежурств, акты выполненных работ и счета-фактуры)

Во исполнение договора заказчику были оказаны охранные услуги. Исполнитель в качестве доказательств представил:

  • книгу приема и сдачи дежурств;
  • акты выполненных работ;
  • счета-фактуры.

Довод заказчика о том, что эти документы не подтверждают факт охраны объектов по спорному договору, поскольку составлены в одностороннем порядке, был признан несостоятельным. Суд при этом указал, что неподписание ответчиком актов выполненных работ не освобождает последнего от оплаты фактически оказанных услуг (постановление ФАС Дальневосточного округа от 12 марта 2010 г. № Ф03-1135/2010 по делу № А73-8487/2009).

Так, фактическое оказание услуг можно подтвердить следующими документами:

В качестве доказательств оказания услуг суд может учесть и свидетельские показания (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 15 февраля 2010 г. по делу № А43-11809/2009).

Иногда факт оказания услуги может подтверждаться отсутствием возражений заказчика (постановление ФАС Северо-Западного округа от 3 августа 2009 г. по делу № А56-51039/2008).

По поводу признания счета-фактуры доказательством оказания услуг существует две противоположные позиции судов.*

Доказательства оказания услуг должны содержать ссылку на договор, во исполнение которого они были составлены (определение ВАС РФ от 24 июня 2009 г. № ВАС-7461/09).

 

2. Рекомендация:Что необходимо проверить заказчику при составлении и заключении договора подряда: существенные условия и риски

При заключении договора подряда заказчику нужно проверить существенные условия данного договора: его предмет и срок выполнения работ. Кроме того, стоит обратить внимание на условие о цене выполняемых работ, поскольку некоторые суды рассматривают данное условие в качестве существенного.*

Внимание! Если в договоре не будет установлено хотя бы одно из его существенных условий, суд может признать его незаключенным.

В ряде случаев это может оказаться выгодным самому заказчику, но может повлечь и негативные последствия. Он не сможет:

  • потребовать от подрядчика выполнения работы, предусмотренной договором;
  • предъявить к подрядчику штрафные санкции за нарушение обязательств по договору;
  • взыскать с подрядчика убытки, причиненные такими нарушениями.

Однако если подрядчик сдаст работы, а заказчик их примет, то к отношениям сторон будут подлежать применению правила о подряде. При этом не будет иметь значения, согласованы ли все существенные условия.

Обоснование

Стороны могут устранить необходимость согласования существенных условий договора своими совместными действиями по его исполнению и принятию. Сдача результата работ лицом, которое их выполнило, и его принятие лицом, для которого они были выполнены, являются такими действиями. В таком случае считается, что стороны заключили соглашение. Обязательства из него равнозначны обязательствам из исполненного подрядчиком договора подряда.

Между сторонами уже после выполнения работ возникают обязательство по их оплате и гарантия их качества, так же как и тогда, когда между сторонами изначально был заключен договор подряда (п. 7 информационного письма от 25 февраля 2014 г. № 165 «Обзор судебной практики по спорам, связанным с признанием договоров незаключенными»; далее – информационное письмо № 165).

Наконец есть условия, которые не относятся к существенным и не могут привести к выводу о незаключенности договора, но могут повлечь значительные убытки для заказчика. Например, это условия о его ответственности в случае нарушения договора, о порядке изменения и расторжения договора и т. д.

Предмет договора

Заказчику необходимо предусмотреть в договоре все элементы предмета договора. При этом нужно учитывать специфику работы. Она влияет на выбор элементов предмета договора. При составлении договора целесообразно указать:

Если заказчик передает подрядчику вещь для обработки или выполнения иной работы по договору, то в договоре необходимо указать все индивидуализирующие эту вещь признаки.*

Пример формулировки предмета договора подряда

«1. Предмет договора.

1.1. В соответствии с настоящим Договором Подрядчик обязуется выполнить в соответствии с Техническим заданием (приложение № 1) __________________ (указать наименование работы) по _____________________ (указать объект работ, его реквизиты (например, если это объект культурного наследия)), расположенному по адресу ___________________ (указать адрес объекта) (далее – «Работа»), а Заказчик принять результат Работы и оплатить его в порядке и на условиях, предусмотренных _____ (указать пункт договора, посвященный условиям о цене и порядке оплаты работы).

1.2. Результатом Работы будет являться _____________________ (указать, в каком виде должен быть готовый результат работ, например, «научно-проектная документация в электронном виде в форматах.doc и.pdf»).

1.3. Работа по настоящему Договору выполняется в соответствии с согласованными Сторонами Техническим заданием (приложение № 1) и Сметой (приложение № 2).

1.4. Сроки выполнения Работы определяются в соответствии с согласованным Сторонами Графиком выполнения работ (приложение № 3)».

Срок выполнения работы

Срок выполнения работ включает в себя срок начала и срок окончания выполнения работ (п. 1 ст. 708 ГК РФ).

Как их определить? Очень часто в договорах подряда стороны определяют срок следующими фразами: «срок выполнения работ составляет столько-то (рабочих или календарных) дней с момента подписания настоящего договора» либо «срок выполнения работ составляет столько-то (рабочих или календарных) дней до такой-то даты включительно». Тут возникает риск. Не все суды придерживаются мнения о том, что подобная запись в договоре подряда правомерна. Объясняют они это тем, что момент подписания договора не является событием, обладающим признаком неизбежности, а значит, не может быть использован в качестве начала отсчета срока выполнения работ (подробнее о признаке неизбежности см. далее).

Однако все же наиболее правильной представляется позиция судов о правомерности использования таких формулировок. В частности, она высказана Президиумом ВАС РФ в пункте 6 информационного письма № 165: «Если начальный момент периода выполнения подрядчиком работ определен указанием на действия заказчика или иных лиц, то предполагается, что такие действия будут совершены в срок, предусмотренный договором, а при его отсутствии – в разумный срок. В таком случае сроки выполнения работ считаются согласованными».

Однако, чтобы максимально снизить риск признания договора незаключенным, юристу заказчика нужно:

  • определить начальный и конечный срок выполнения работ конкретными датами или

Пример формулировки начального и конечного срока выполнения работ конкретными датами

«Подрядчик обязан выполнить работы по настоящему Договору в срок с 12 января 2011 года по 12 марта 2011 года включительно».

  • определить начальный срок конкретной датой, а продолжительность работ указать в календарных либо рабочих днях.

Пример формулировки срока выполнения работ указанием даты начала работ и их продолжительности

«Срок выполнения работ по Договору составляет 30 (тридцать) рабочих дней, начиная с 12 января 2011 года».

Срок выполнения работ можно привести в графике (календарном плане) выполнения работ. Такой документ должен быть приложением к договору подряда и иметь ссылки на него.

Цена работ

Некоторые суды рассматривают в качестве существенного условия договора подряда цену работ (см. определение ВАС РФ от 25 июня 2010 г. № ВАС-7628/10,постановление ФАС Московского округа от 17 декабря 2009 г. № КГ-А41/12592-09 по делу № А41-7337/09). Поэтому к согласованию этого условия заказчику также необходимо отнестись внимательно.

Подробнее см. Разные варианты оплаты работ: преимущества и риски для заказчика и Как заказчику выиграть спор с подрядчиком по поводу цены работ*.

Другие условия договора подряда, на которые заказчику необходимо обратить внимание

Остальные условия договора подряда не являются существенными. А значит, их отсутствие или недочет в формулировке не повлечет признания договора незаключенным. Тем не менее небрежность, проявленная при согласовании таких условий, может причинить заказчику существенный материальный ущерб.

1. Привлечение субподрядчиков

Заказчику необходимо заранее решить, согласен ли он на то, что работу может выполнять не только непосредственно подрядчик, но и привлекаемые им третьи лица (субподрядчики). Если в договоре будет закреплено, что подрядчик обязан выполнять работу лично, то он не сможет привлекать к ее выполнению субподрядчиков. При этом могут возникнуть дополнительные риски для заказчика.

Если стороны в договоре установят право привлекать к выполнению работ субподрядчиков, то подрядчик сможет привлечь в качестве субподрядчика даже самого заказчика (см. постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 24 марта 2009 г. № А33-11387/08-Ф02-975/09).

2. Порядок сдачи-приемки выполненных работ

Сторонам следует согласовать в договоре порядок сдачи-приемки выполненных подрядчиком работ. Для этого нужно указать:

  • сроки приемки результатов работы (либо поэтапная сдача, либо единовременная по окончании выполнения работы);
  • перечень лиц, участвующих в приемке. Можно указать, что со стороны подрядчика в передаче результата работы должно участвовать лицо, обладающее соответствующими полномочиями (по доверенности или иным основаниям);
  • место приемки выполненной работы;
  • порядок (в т. ч. с указанием срока), который должен соблюсти заказчик при подписании акта сдачи-приемки выполненных работ либо мотивированного отказа от его подписания;
  • порядок (в т. ч. с указанием срока), который должен соблюсти подрядчик при устранении замечаний, указанных заказчиком в мотивированном отказе от подписания акта сдачи-приемки работ;
  • порядок проведения новой сдачи-приемки выполненных работ после того, как подрядчик устранит замечания, указанные заказчиком в мотивированном отказе от подписания акта сдачи-приемки выполненных работ.*

 

3. Рекомендация: Приемка работы: как выявить и зафиксировать недостатки в работе, выполненной подрядчиком

Для заказчика важно правильно соблюсти порядок приемки результата работы, поскольку эта процедура связана с выявлением недостатков в работе и фиксированием их в акте сдачи-приемки работ либо в мотивированном отказе от его подписания. Если заказчик будет соблюдать установленные правила, то при наличии спора сможет ссылаться на указанные документы и требовать от подрядчика устранения недостатков. Кроме того, приемка результата работы может быть также связана с моментом наступления у заказчика обязанности по оплате работ.

Порядок приемки работ

После того как подрядчик выполнит работу, ему необходимо сдать ее, а заказчику принять в установленном договором порядке (п. 1 ст. 720 ГК РФ). Для того чтобы правильно провести процедуру приемки выполненных работ, заказчику нужно обратить внимание на следующие положения договора подряда:

  • срок окончания выполнения работ;
  • срок приемки результатов работы. Обычно он начинает течь с даты, указанной в накладной, по которой заказчик принял результат работы вместе с актом сдачи-приемки, либо с момента, когда заказчик получил извещения от подрядчика о его готовности к сдаче результата работ. Как правило, в большинстве договоров подряда используют первый вариант. При этом стороны оговаривают: если заказчик в течение определенного срока не представит мотивированный отказ от приемки работ, они автоматически считаются принятыми заказчиком и подлежат оплате. Если же в договоре подобного условия нет, заказчик должен немедленно сообщить подрядчику о своем отказе от приемки, о выявленных отступлениях от договора, ухудшающих результат работы, или об иных недостатках в работе (
Читайте в журнале "Упрощенка"
    Подробнее >>>

    Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



    Ваша персональная подборка

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией


      Упрощёнка в Яндексе



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Упрощёнка» –
      об упрощённой системе налогообложения
      8 800 550-15-57

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62261 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Читайте дальше после регистрации (займет минуту)

      Сайт журнала «Упрощенка» — профессиональный ресурс для бухгалтеров и руководителей компаний на УСН.

      Чтобы продолжить чтение статьи, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль