Какие документы необходимо оформить при приеме главного бухгалтера

сообщаем следующее: Прием на работу главного бухгалтера производится в общем порядке.

Заключите трудовой договор, оформите приказ руководителя о включении в штат нового сотрудника, сделайте записи в трудовой книжке и заполните личную карточку.

При приеме на работу главного бухгалтера обратитесь с запросом в ФНС России, чтобы выяснить был ли кандидат на должность главного бухгалтера дисквалифицирован или нет.

Сведения о главном бухгалтере не включаются в госреестр – ЕГРЮЛ. В нем содержится только информация о сотрудниках, которые могут действовать от имени организации без доверенности, – генеральном директоре, президенте организации и т. д. (подп. «л» п. 1 ст. 5 Закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ). А если главбух не входит в число таких сотрудников, подавать в инспекцию уведомление по форме № Р14001 не нужно.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух и vip-версии

1. Рекомендация: Как оформить прием сотрудника на работу

В каком порядке оформить нового сотрудника

Чтобы оформить на работу нового сотрудника, в первую очередь от него нужно получить все необходимые документы. В том числе пенсионное свидетельство.*

Ситуация: обязательно ли требовать с сотрудника заявление о приеме на работу

Нет, не обязательно.*

В любом случае основанием для приема на работу будет трудовой договор. Именно он документально закрепляет соглашение между конкретным сотрудником и организацией. Он же служит основанием для приказа руководителя о включении в штат нового сотрудника. Это следует из статьи 56 и части 1 статьи 68 Трудового кодекса РФ.

Но с заявлением удобнее. На нем часто делают служебные пометки: проставляют резолюцию руководителя организации, визу непосредственного начальника, отметку об исполнении. Поэтому если для данных целей вы попросите сотрудника написать заявление, в этом нет ничего противозаконного. Такое заявление потом подшейте в личное дело сотрудника.

Следующим шагом ознакомьте будущего сотрудника с основными локальными нормативными актами организации – коллективными договорами, различными положениями, внутренними правилами и инструкциями. Сделайте это обязательно под подпись. Для этого можно использовать специальный журнал. Специальная форма для этого не предусмотрена. Поэтому ее можно составить самостоятельно или же воспользоваться, например, таким вариантом.*

Такой порядок предусмотрен частями 2 и 3 статьи 68 Трудового кодекса РФ.

А вот со штатным расписанием знакомить новеньких не обязательно – оно не регулирует трудовую деятельность. Сделать это придется, только если такое требование прямо прописано в каком-то внутреннем документе организации. Такие разъяснения содержатся в письме Роструда от 15 мая 2014 г. № ПГ/4653-6-1.

После того как условия работы согласованы, запишите их в трудовом договоре. Его подпишите в двух экземплярах – один для сотрудника, другой для организации. Сделать это нужно не позднее трех дней с момента, когда человек приступит к работе.*

Подписав договор, нужно оформить приказ руководителя о включении в штат нового сотрудника.

И наконец, сделайте записи в трудовой книжке и заполните личную карточку сотрудника.*

Какие документы требовать у будущих сотрудников

При приеме на работу будущий сотрудник должен предъявить:*

• паспорт или другой документ удостоверяющий личность. Например, малолетний сотрудник, который не достиг 14 лет, может показать свидетельство о рождении, а гражданин, постоянно проживающий за рубежом, вправе предъявить заграничный паспорт;
• трудовая книжка. Предоставлять ее не обязаны только совместители или те, кто впервые устраивается на работу, последним вы должны сами выдать трудовую книжку и сделать в ней первые записи;
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС), конечно, если он уже был получен на другой работе. А если нет, то получите его для сотрудника;
• документы воинского учета. Для военнообязанных – военный билет или временное удостоверение вместо него, а для призывников – приписное свидетельство (п. 18 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719);
• документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний. Он обязателен, если к специалисту, занимающему должность, предъявляются такие требования. Например, фармацевту для работы необходим действующий сертификат специалиста;
• справка о наличии или отсутствии судимости или уголовного преследования. Этот документ обязателен, только когда допускать осужденных и подозреваемых в преступлениях к работе нельзя. И это прямо установлено законами. Например, такое условие установлено для педагогов (ст. 331 ТК РФ).

Такой обязательный минимум документов, которые соискатель должен представить при приеме на работу, прописан в статье 65 Трудового кодекса РФ.

Другие документы можно требовать, только если это прямо предусмотрено законодательством. Например, если организация принимает сотрудника на работу с вредными или опасными условиями труда, он должен представить соответствующее заключение по результатам предварительного медосмотра, подписанное врачом и заверенное печатью лечебно-профилактического учреждения (ст. 213 ТК РФ).

С представленных документов снимите копии и храните их, например, в личном деле сотрудника. Там же можете держать и трудовой договор, приказ о приеме на работу и все последующие распоряжения, касающиеся сотрудника. Трудовая книжка как бланк строгой отчетности хранится с особыми предосторожностями.

Трудовой договор*

Трудовой договор составьте в двух экземплярах – по одному для каждой из сторон. Каждый экземпляр подписывают и сотрудник, и работодатель. Такие правила установлены частью 1 статьи 67 Трудового кодекса РФ.

Типовой формы трудового договора нет, его составляют произвольно. Главное, чтобы в нем содержались обязательные сведения и условия, предусмотренные главами 10 и 11 Трудового кодекса РФ. Например, сведения о зарплате, должности, режиме рабочего времени и т. д.

Должность в трудовом договоре укажите так же, как и в штатном расписании. Принимать сотрудника на позицию, которая не предусмотрена в штатном расписании, нельзя. Это следует из статьи 57 Трудового кодекса РФ и подтверждено в письме Роструда от 21 января 2014 г. № ПГ/13229-6-1.

Внимание: если требование о соответствии должностей в штатном расписании и в договорах будет нарушено, то трудовые инспекторы оштрафуют работодателя и его должностных лиц.

Так, за нарушение трудового законодательства предусмотрены такие наказания:

– для должностных лиц организации (например, руководителя) – предупреждение или штраф от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет);
– для предпринимателей – штраф от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб.);
– для организации – штраф от 30 000 до 50 000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 50 000 до 70 000 руб.).

Такие меры ответственности предусмотрены частями 1 и 4 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Сведения о поощрительных выплатах сотруднику – надбавках и доплатах – в трудовом договоре указывать не обязательно. Можно сделать отсылку к коллективному договору или другому локальному акту организации, где такие условия прописаны подробно. Такие разъяснения содержатся в пункте 1 письма Роструда от 19 марта 2012 г. № 395-6-1.

Трудовой договор, заключенный с профессиональным спортсменом или тренером, дополнительно должен содержать обязательные условия, перечисленные в статье 348.2 Трудового кодекса РФ. Например, обязанность спортсмена не использовать допинговые препараты, обязанность тренера принимать меры по предотвращению использования спортсменами запрещенных препаратов.

Главбух советует: при приеме сотрудника на работу в его трудовом договоре укажите конкретный размер оклада (тарифной ставки). Писать вместо этого фразу «Согласно штатному расписанию» неправильно, это вызовет массу неудобств в работе.

Если вы сделаете отсылку к штатному расписанию, оно станет неотъемлемой частью трудового договора. А значит, вам придется знакомить сотрудника под подпись с этим документом и со всеми изменениями в нем. Причем делать это придется при любом изменении документа. Кроме того, возникнут сложности с составлением приказа (если организация издает его по унифицированной форме), поскольку строки формы № Т-1 «с тарифной ставкой (окладом)», «надбавкой» рассчитаны именно на запись цифрами. То же самое касается и формы № Т-1а.

.<…>

Приказ о приеме на работу*

Прием сотрудника на работу оформите приказом. Основанием для этого является трудовой договор. Содержание приказа должно соответствовать условиям договора. Об этом сказано в части 1 статьи 68 Трудового кодекса РФ.

Для людей, с которыми работодатель заключит гражданско-правовые договоры – подряда, возмездного оказания услуг и т. п., – приказы о приеме не нужны. Трудовое законодательство на них не распространяется (ст. 11 ТК РФ).

Вы вправе использовать унифицированную форму приказа (№ Т-1 или № Т-1а) или же самостоятельно разработанную, при условии что в ней есть все необходимые реквизиты.

Свой выбор обязательно закрепите в приказе к учетной политике. Такой порядок следует из статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.

Унифицированные формы приказов о приеме на работу утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. При приеме одного человека составляют приказ по форме № Т-1. Если организация одновременно примет на работу несколько человек, то удобнее сделать приказ по списочной форме № Т-1а.

Ознакомить сотрудника с приказом о его приеме на работу нужно в трехдневный срок с момента, когда он фактически приступил к работе. Приказ доводится до его сведения под подпись.

Трудовая книжка и личная карточка*

После того как руководитель прикажет включить в штат нового сотрудника, сделайте запись о приеме на работу в его трудовой книжке.

По просьбе сотрудника можно внести в трудовую книжку сведения о совместительстве. Сделайте это на основании документа, который подтвердит, что сотрудник работает где-то еще. Форма такого документа Трудовым кодексом РФ не определена. Это может быть справка, копия трудового договора или приказа о приеме на работу и т. п. Главное, чтобы в ней были необходимые сведения.

Если ваша организация первая, где работает сотрудник, ему необходимо оформить трудовую книжку (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).

После того как вы заполнили трудовую книжку, оформите личную карточку.

Пример оформления документов при приеме сотрудника на работу*

Организация приняла на работу Е.В. Иванову на должность секретаря. Иванова написала заявление и представила следующие документы:

• паспорт;
• диплом о законченном высшем образовании.

Иванова впервые устраивается на работу, поэтому трудовая книжка и страховое свидетельство были оформлены в организации.

Ответственным за кадровый учет назначен бухгалтер организации В.Н. Зайцева.

Организация в лице директора А.В. Львова заключила с Ивановой трудовой договор на неопределенный срок.

Директор издал приказ о приеме на работу по форме № Т-1. Бухгалтер оформил трудовую книжку и сделал запись в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Учет трудовых книжек*

Все работодатели обязаны вести учет трудовых книжек. Для этого используют специальные книги.

Первая из них – приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В ней регистрируйте все операции по получению и расходованию бланков трудовых книжек. При этом указывайте серию и номер каждого бланка (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Вторая – книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В этом документе записывайте как вновь выданные трудовые книжки, так и книжки, принятые от сотрудников при поступлении на работу. При этом также указывайте серию и номер каждого документа (приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Подробнее об этом см. Как учитывать и хранить трудовые книжки.

2.Статья: Назначение на должность главного бухгалтера

В настоящий момент обязанности по ведению бухгалтерского учета возложены на генерального директора. Как правильно составить приказ о назначении нового главного бухгалтера? Какие при этом еще необходимо оформить документы? И какие инстанции обязательно уведомить?

Отвечает
Е.Е. Иванова,
главный редактор журнала
«Учет в туристической деятельности»,
член правовой комиссии Российского союза туриндустрии

Согласно пункту 1 статьи 7 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», главный бухгалтер назначается на должность и освобождается от должности руководителем организации.

При приеме на работу с главным бухгалтером должен быть заключен трудовой договор (ст. 16 ТК РФ). После его подписания издается приказ о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ). Приказ о приеме на работу имеет унифицированную форму (№ Т-1), утвержденную постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. В нем содержатся сведения о заработной плате работника, условиях приема на работу, характере работы.*

При смене главного бухгалтера организация не обязана уведомлять об этом налоговый орган, поскольку требований о представлении информации о главном бухгалтере не содержится ни в Налоговом кодексе РФ, ни в Законе № 129-ФЗ.*

Информация о главном бухгалтере организации содержится в ее регистрационном деле в налоговом органе. Лицу, которое указано как главный бухгалтер, налоговая инспекция будет выдавать на руки необходимые документы (решения, требования) без предъявления доверенности от организации. Поэтому можно представить в налоговый орган письмо в произвольной форме с сообщением о смене главного бухгалтера и копию приказа о назначении нового главного бухгалтера.*

3.Статья: Главный бухгалтер: учитываем особенности статуса

Горячие вопросы:

Нужно ли проверять кандидата на должность главного бухгалтера на дисквалификацию?*

Мы принимаем на работу главного бухгалтера. Наш юрист настаивает на том, что нам нужно направить запрос в ФНС России и убедиться, что он не был дисквалифицирован. Так ли это? Если да, как именно узнать о дисквалификации?

Статьи в тему:

«Генеральный директор и главбух: особенности трудовых отношений» (№ 5, 2009)

«Главный бухгалтер – оформление на работу» (№ 1, 2005)

«За что увольняют бухгалтеров?» (№ 1, 2003)

Да, это так. Вам нужно выяснить, был ли кандидат на должность главного бухгалтера дисквалифицирован или нет. Дисквалификация – это лишение права занимать определенные должности, а также участвовать в управлении юридическим лицом. Суд может дисквалифицировать на срок от шести месяцев до трех лет (ст. 3.11 КоАП РФ). Сведения о дисквалифицированных лицах содержатся в реестре, который ведет ФНС России¹. Запрос на предоставление информации нужно оформить в бумажном виде и направить по почте либо принести непосредственно в территориальный орган ФНС. Плата за предоставление данных составляет 100 рублей. Ответить на запрос должны через пять дней после его получения. Если претендента не дисквалифицировали, вам выдадут справку об отсутствии в реестре сведений о запрашиваемом лице². Если кандидат был дисквалифицирован, вы получите выписку из реестра дисквалифицированных лиц³, подписанную руководителем (заместителем руководителя) налогового органа и содержащую информацию о дисквалифицированном лице и судебном решении.*

Кроме того, в трудовой книжке претендента на должность главбуха может быть запись об увольнении в связи с дисквалификацией (по п. 8 ч. первой ст. 83 ТК РФ). Если она внесена меньше чем полгода назад, запрашивать сведения не обязательно. Такая запись является достаточным основанием для отказа в приеме на работу.

Дисквалифицировать главного бухгалтера могут за систематическую невыплату заработной платы (ст. 136 ТК РФ) или несвоевременный расчет при увольнении (ст. 140 ТК РФ). Так, дисквалификация за нарушение трудового законодательства может быть назначена на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ). Главный бухгалтер может быть дисквалифицирован и по другому основанию, например, если он сфальсифицировал бухгалтерские и иные учетные документы во время или накануне банкротства (