Организация на УСН возмещает расходы по оплате штрафа сотруднику

86

Вопрос

Если сотрудник оплатил штраф в ГИБДД через интернет, является ли чек, распечатанный на принтере документом основанием для принятия расходов в бухгалтерском учете (организация на УСН решила возместить расходы по оплате штрафа сотруднику)?

Ответ

сообщаем следующее: По общему правилу расходы должны быть подтверждены кассовым чеком квитанцией к приходному кассовому ордеру или бланком строгой отчетности.

Кассовый чек должен содержать следующие обязательные реквизиты: наименование компании, номер чека, ИНН, дата и время покупки, стоимость оплаченных товаров или услуг, признак фискального режима, номер ЭКЛЗ.

Если на чеке отсутствуют один или нескольких таких реквизитов безопаснее не относить к расходам.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух и в коммерческой версии

1. Рекомендация: Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо

Проверка авансового отчета

При поступлении авансового отчета заполните в нем расписку (отрывную часть отчета) и передайте ее сотруднику. Она нужна для подтверждения, что отчет принят к проверке. А проверка заключается в следующем.

Во-первых, проконтролируйте целевое расходование денег. Для этого посмотрите, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Эти данные указаны в документе, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм. Например, в расходном кассовом ордере, приказе, заявлении и т. д. Затем сравните цель с результатом согласно документам, которые сотрудник приложил к своему отчету. Если они совпадают, значит, деньги использованы по целевому назначению.

Во-вторых, убедитесь в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверьте правильность их оформления и подсчет сумм.

Если сотрудник расплатился наличными, подтверждением расходов могут быть кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру или бланк строгой отчетности*. А при расчетах по банковской карте – оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов. Суммы, израсходованные сотрудником согласно отчету, должны соответствовать суммам, указанным в платежных документах.

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

Станислав Бычков

начальник отдела методологии бюджетного контроля

и аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России

2. Рекомендация: Как отразить при налогообложении приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо. Организация применяет специальный налоговый режим

Включить в расходы можно и стоимость имущества, купленного на подотчетные суммы. Для этого должны быть выполнены такие условия:
– расходы документально подтверждены (авансовый отчет утвержден, и к нему приложены все необходимые документы о покупке);*
– приобретенное имущество (работы, услуги) должно использоваться в деятельности, направленной на получение дохода.

Это следует из пункта 2 статьи 346.16 и пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

3. Статья: Что обязательно должно быть в чеках и БСО, по которым вы сможете без опаски признать расходы

Информация, которая обязательно должна быть в кассовом чеке

О том, какие реквизиты непременно должны быть пробиты в любом кассовом чеке, недавно напомнили представители ФНС России в письме от 6 марта 2013 г. № АС-4-2/3777. А мы для вас подготовили наглядное пособие, с помощью которого вы без труда сверите свои чеки с образцовым документом. Его вы увидите ниже.

Эти данные непременно должны быть в любом кассовом чеке

1.Наименование компании. Или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя.

2. Номер чека, который кассовая техника автоматически присваивает по порядку каждому документу.

3. ИНН компании или индивидуального предпринимателя.

4. Дата и время покупки, согласно данным ККТ.

5. Стоимость оплаченных товаров или услуг.

6. Признак фискаль ного режима. Распознать его можно по сочетанию букв «ФП». 7. Заводской номер ККТ. У каждого аппарата он индивидуальный.

8. Номер ЭКЛЗ. Это электронная кассовая лента. Без нее продавец не имеет права применять кассовую технику.*

Сотрудник принес чек, а в нем не хватает одного или нескольких таких реквизитов? Тогда документ лучше не прикладывать к авансовому отчету, а сумму по нему безопаснее не относить к расходам.*

Дело в том, что на практике инспекторы зачастую снимают расходы, признанные по дефектным чекам, и доначисляют налог на прибыль. А вместе с тем требуют уплатить штраф и пени*. В частности, такие выводы есть в письме УФНС России по г. Москве от 19 июля 2012 г. № 17-15/64647.

Судебная же практика довольно противоречива. Компании нередко выигрывают споры. Пример тому — постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 28 января 2013 г. № А78-3770/2012. Но есть решения и в пользу контролеров (см. постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 7 февраля 2013 г. по делу № А27-9391/2012*).

А кроме того, ваш директор наверняка откажется компенсировать расходы, которые не получится принять к налоговому учету.

Руководитель все же утвердил авансовый отчет и согласен возместить сотруднику затраты? В таком случае выдайте подотчетнику необходимую сумму, удержав при этом НДФЛ. И уплатите страховые взносы. Так того требуют налоговики.

Кстати, судьи считают, что НДФЛ с возмещения неподтвержденных затрат удерживать вовсе не обязательно (постановление ФАС Московского округа от 24 февраля 2010 г. № КА-А40/669-10).

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

Журнал Упрощенка

«Упрощенка» — бесплатный профессиональный сайт для малого бизнеса. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

  • • Новости для бухгалтеров на УСН
  • • Статьи по бухучету на УСН, отчетности в ФНС, зарплате
  • • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • • Бесплатная справочно-правовая система

Подарок за регистрацию — безлимитный доступ к сервису "Изменения для бухгалтеров". Очень нужен в мае!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль