Как оформить возмещение расходов директору

4762

Вопрос

Руководитель купил за наличные тренажер для сотрудников и установил в офисе. В бухгалтерию принес чек. Можем ли мы возместить ему эти расходы (из чистой прибыли) путем перечисления ему денежных средств на карточку по зарплате и какими документами оформить эту операцию.

Ответ

Да, вы можете возместить расходы директора, пусть и непроизводственного назначения. Законодательство этого не запрещает.

Если ранее он получал деньги в подотчет, чек он должен приложить к авансовому отчету. Если денег в подотчет он не получал, и нет возможности провести выдачу денег в подотчет «задним числом», то оформление будет уже несколько другим -- вы можете выбрать один из двух вариантов оформления данной операции.

Первый - выплатить деньги на основании приказа или распоряжения руководителя. Второй - приобрести тренажер у директора по договору купли-продажи. Поскольку деньги в подотчет не выдавались, требовать от сотрудника авансовый отчет с перерасходом не нужно. Ведь в данном случае речь не идет об учете подотчетных сумм. В то время как авансовый отчет нужен для того, чтобы показать, на что израсходованы средства компании (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Для того, чтобы выплатить компенсацию расходов, достаточно приказа руководителя о возмещении средств и документов об оплате.  Никто не запрещает фирме возмещать работнику его расходы. Однако нужно понимать, что, расплачиваясь за покупку личными средствами, работник действует от своего имени, а не от лица фирмы (п. 1 ст. 183 ГК РФ). И вы можете возместить расходы сотруднику только в том случае, если их одобрит руководитель (п. 2 ст. 183 ГК РФ). Если же директор посчитает нецелесообразным компенсировать траты работника, то выплачивать деньги нет оснований.

Однако иногда проверяющие требуют еще и общий приказ по компании о порядке компенсации таких затрат. Поэтому лучше его издать. Например, внутрифирменным приказом можно закрепить возможность приобретать сотрудниками материалы для фирмы за счет своих средств. А также оговорить максимальную сумму покупки, срок возврата денег и т.п. Ознакомить с этим приказом следует всех работников под роспись.

В бухучете суммы, причитающиеся работнику в возмещение потраченных им средств, логичнее отразить с использованием счета 73, субсчета "Расчеты с персоналом по прочим операциям". Согласно Инструкции по применению Плана счетов, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, счет 73 предназначен для обобщения информации обо всех видах расчетов с работниками, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетниками. Таким образом, на сумму возмещения нужно сделать запись по дебету счета 73, субсчета "Расчеты с персоналом по прочим операциям", в корреспонденции с кредитом счета 50 или 51. Проводки будут такими:

Дебет 73 Кредит 50 (51)

- выданы денежные средства сотруднику в возмещение расходов;

Дебет 10 Кредит 73

- оприходован тренажер;

Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 10

- списана стоимость тренажера за счет прибыли при передаче его в эксплуатацию.

Обратите внимание: в налоговом учете при УСН стоимость тренажера не учитывается.

Что касается НДФЛ. Чиновники из Минфина полагают, что покупка для нужд фирмы не является доходом работника и он не должен платить НДФЛ, если выдана компенсация (Письма Минфина России от 08.04.2010 N 03-04-06/3-65 и от 25.07.2006 N 03-05-01-04/219).

Второй вариант оформления: оформляется договор купли-продажи с сотрудником. Тогда у работника, продающего ценности, возникает доход, облагаемый НДФЛ. Организация же при покупке материалов у физлица не является налоговым агентом (Письмо Минфина России от 07.12.2011 N 03-04-06/3-339). Поэтому удерживать НДФЛ при выплате дохода сотруднику ей не нужно. Работнику придется самому сдать декларацию в инспекцию по форме 3-НДФЛ (п. 2 ст. 226 и пп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). При этом полученный доход ему можно уменьшить на сумму расходов, связанных с покупкой этих ценностей (пп. 1 п. 1 ст. 220 НК РФ). То есть фактически налог будет равен нулю.

Документальным подтверждением затрат для фирмы будет договор купли-продажи или закупочный акт. В бухучете покупку ценностей в этом случае отразите проводками:

Дебет 10 Кредит 76

- оприходован тренажер;

Дебет 76 Кредит 50 (51)

- оплачен тренажер по договору купли-продажи (по акту закупки).

Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 10

- списана стоимость тренажера за счет прибыли при передаче его в эксплуатацию.

Не зависимо от того, какой вариант оформления вы выберете, деньги можно вернуть безналичным перечислением на карточку директора.

Читайте в журнале "Упрощенка"
    Подробнее >>>

    Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



    Ваша персональная подборка

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией


      Упрощёнка в Яндексе



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Упрощёнка» –
      об упрощённой системе налогообложения
      8 800 550-15-57

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62261 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Читайте дальше после регистрации (займет минуту)

      Сайт журнала «Упрощенка» — профессиональный ресурс для бухгалтеров и руководителей компаний на УСН.

      Чтобы продолжить чтение статьи, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль