Как оформить подотчет наоборот

138

Вопрос

В нашей организации часто возникают ситуации, при которых необходимо работникам покупать зап.части за свой счет (выходной день) т.к мы занимаемся обслуживанием холодильного и торгово-технологического оборудования бюджетных организации города. Выдать деньги раньше или оформить в п/о не предоставляется возможным т.к. их просто не бывает в кассе. Как правильно оформить и рассчитаться с работником, чтобы не было претензий со стороны налоговых органов. Может в учетной политике указать, что деньги в исключительном случае будут выдаваться после приобретения и отчета по материалам или использовать счет73.

Ответ

Вы можете выбрать один из двух вариантов оформления данной операции.

Первый вариант (подойдет, если все подтверждающие расходы документы оформлены на фирму) - выплатить деньги работнику на основании приказа или распоряжения руководителя. В таком случае вам нужно будет взять от сотрудника заявление на возмещение расходов. К заявлению пусть он приложит  все документы, подтверждающие оплату: кассовые и товарные чеки, платежки. В документах должны быть указаны наименование и стоимость приобретенных ценностей.

На основании отмеченных бумаг руководитель издаст приказ о компенсации расходов работнику — его можно оформить в произвольной форме. Также не будет лишним и общий приказ по фирме, регламентирующий принципы возмещения затрат сотрудникам. В нем прописывают возможность работников покупать материалы за свой счет, получая последующую компенсацию расходов, устанавливают порядок возмещения таких затрат. Можно зафиксировать и максимальную сумму покупок, которую сотрудник вправе осуществить за счет собственных средств. С данным приказом всех работников знакомят под роспись. Он позволит избежать ситуаций, когда работники приобретают ненужные для компании ценности. Образец такого приказа вы можете посмотреть в нашем журнале по ссылке http://e.26-2.ru/article.aspx?aid=327018

В бухучете компенсацию расходов отразите с использованием счета 73 субсчета «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Проводки будут следующие:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

— оприходованы приобретенные сотрудником материальные ценности;

ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям» КРЕДИТ 50 (51)

— возмещены расходы работнику.

Второй способ (подойдет, если вся первичка оформлена на сотрудника) -- приобрести материалы у сотрудника по договору купли-продажи. При таком варианте оформления операции вам потребуется составить письменный договор купли-продажи или закупочный акт. И расплатиться по нему с сотрудником.

Однако учтите, что у данного способа есть один минус — у работника, продающего ценности, возникает доход, облагаемый НДФЛ.

В бухучете покупку материалов отразите проводками:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 76

— оприходованы купленные у сотрудника ценности;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 50 (51)

— оплачены ценности по договору купли-продажи (по акту закупки).

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

Журнал Упрощенка

«Упрощенка» — бесплатный профессиональный сайт для малого бизнеса. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

  • • Новости для бухгалтеров на УСН
  • • Статьи по бухучету на УСН, отчетности в ФНС, зарплате
  • • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • • Бесплатная справочно-правовая система

Подарок за регистрацию — безлимитный доступ к сервису "Изменения для бухгалтеров". Очень нужен в мае!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль