Какие действия предпринять при утере всех документов ИП

391

Вопрос

У ИП утеряны ВСЕ документы: не только правоустанавливающие (Свидетельство и прочие) - это полбеды – в ФНС это все можно восстановить; а вот потеря других документов – это уже катастрофа: книга кассира-операциониста, журнал с Z-отчетами, журнал учета БСО и сами бланки (выписанные и новые), Книга доходов и расходов, журнал учета отдыхающих (работаем в туризме), форма 5 для регистрации в ФМС и другие. Документы были утеряны при переезда с места ведения деятельности на другое место деятельности сотрудником, который вез их в пакете и забыл в автобусе! 

Ответ

В ситуации, когда документы утеряны, ваш ИП должен предпринять действия по расследованию причин и восстановлению пропажи. Для этого сотрудник, обнаруживший пропажу, должен написать служебную записку о необходимости принять меры по восстановлению документов. Вот примерный образец служебки:

…..

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Отдел бухгалтерии сообщает, что 6 февраля 2016 года бухгалтером В.Н. Зайцевой была

обнаружена пропажа следующих документов:

книга кассира-операциониста;

-- …..

Просим принять необходимые меры.

Главный бухгалтер                   ______________                                А.С. Глебова

06.02.2016

На основании служебной записки предприниматель пусть издаст приказ о назначении комиссии по расследованию пропажи:

ПРИКАЗ № 23

г. Москва                                                                                                        06.02.2016

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Провести служебное расследование по факту пропажи документов (перечислить потерянные документы).

2. Назначить для проведения расследования комиссию в составе:

– руководитель комиссии: главный бухгалтер А.С. Глебова;

– члены комиссии: бухгалтер В.Н. Зайцева.

3. Результаты работы комиссии оформить актом.

4. Если пропавшие документы не будут найдены, предпринять действия по их восстановлению.

Индивидуальный предприниматель                   _______                        А.В. Львов

С приказом ознакомлены:

06.02.2015                                              ______________                                 А.С. Глебова

06.02.2015                                              ______________                                 В.Н. Зайцева

Результаты комиссии оформите актом по расследованию пропажи документов. Распишите в нем обстоятельства, в результате которых бумаги потерялись и меры, какие вы будете предпринимать. Например:

АКТ

по расследованию пропажи документов

г. Москва                                                                                     06.07.2015Комиссия в составе:

Председатель комиссии: А.С. Глебова главный бухгалтер

Члены комиссии: В.Н. Зайцевабухгалтер

установила следующее.

Документы (перечень) были потеряны при переезде из одного офиса в другой. Найти их не представляется возможным.

По результатам работы комиссии будут направлены запросы с просьбой оформить дубликаты утерянных документов.

Председатель комиссии:

Главный бухгалтер                 ______________                          А.С.Глебова

Член комиссии:

Бухгалтер                             ______________                         В.Н.Зайцева

Затем начните предпринимать меры по восстановлению документов. Так, журнал кассира-операциониста вы можете восстановить по сохранившимся Z-отчетам. Также на практике с этой целью зачастую вызывают специалиста ЦТО, он снимет фискальный отчет с контрольно-кассовой машины за весь период, с момента ведения утерянного журнала и вы на основании полученных данных восстановите журнал.

После этого напишите заявление в произвольной форме в ИФНС об утере журнала кассира-операциониста, приобретите новый журнал и со снятым фискальным отчетом (или с отчетом с блока ЭКЛЗ) обратиться в налоговую службу (в день снятия фискального отчета). Там на основании предоставленных Вами документов оформят новый журнал кассира-операциониста.

Если у вас утеряны Z-Отчеты, то вам также нужно вызвать специалиста Вашего Центра Технического Обслуживания ККМ, он снимет ежедневные фискальные Z-отчеты за тот период, за который они были утеряны. В этих отчетах будут показаны суммы ежедневных выручек, даты и порядковые номера Z-отчетов. Эти данные конечно полностью не заменят утерянные оригинальные Z-отчеты, но позволят 100% юридически подтвердить достоверность записей в журнале кассира-операциониста. Если же Вы привезете в Сервис-центр саму кассу, то возможен и перенос данных о продажах на офисную бумагу А4 или CD, так как будет использоваться стендовое оборудование.

При утере книги учета доходов и расходов, заведите новую Книгу. И на основании первичных документов и выписок банков занесите в нее записи. Можете направить контрагентам запросы о предоставлении документов (договоров), они также будут основанием для внесения записей в Книгу.

Что касается ответственности за утерю документов, то отдельных санкций не существует. Вместе с тем налоговики вас могут оштрафовать по статье 120 НК РФ, как за грубое нарушение правил ведения учета доходов и расходов, штраф – 10 000 руб.

Читайте в журнале "Упрощенка"
    Подробнее >>>

    Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



    Ваша персональная подборка

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией


      Упрощёнка в Яндексе



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Упрощёнка» –
      об упрощённой системе налогообложения
      8 800 550-15-57

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62261 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Читайте дальше после регистрации (займет минуту)

      Сайт журнала «Упрощенка» — профессиональный ресурс для бухгалтеров и руководителей компаний на УСН.

      Чтобы продолжить чтение статьи, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль