Компенсацию за использование личного авто в служебных целях

437

Вопрос

Нужна консультация по теме: Компенсация за использование для служебных поездок личных автомобилей - размер компенсации, пример договора и законодательные акты по данной теме.

Ответ

Кому положена компенсация

Компенсацию за использование личного авто в служебных целях выплатите тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Список таких лиц должен определить руководитель организации. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п.

Документальное оформление

Выплату компенсации вы можете предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему. В дополнительном соглашении укажите конкретный срок выплаты компенсации с условием пролонгации (при необходимости). Когда истечет этот срок, прекратите выплачивать компенсацию.

Примерная выдержка из трудового договора:

Трудовой договор № 20

г. Москва                                                                                                                                      02.06.2014

<…>

9. При использовании личного имущества работника работодатель выплачивает ему компенсацию.
Ее размер определяется соглашением сторон трудового договора и устанавливается приказом
руководителя организации.

<…>

13. Адреса и подписи сторон.

Работодатель: ЗАО «Альфа»

Работник: Кондратьев  Александр 

Сергеевич

г. Москва, ул. Михалковская, д. 20

ИНН 7708123456

Паспорт: серия 4506, № 718160

к/с 30101810400000000222, БИК 044583222

Выдан: ОВД Ярославского р-на г. Москвы

ОГРН 1234567890123

Дата выдачи: 16.11.2004

р/с 4070281040000001111 в АКБ «Надежный»

Адрес регистрации: г. Москва, ул. Палехская,
д. 124, корп. 1, кв. 78

Работодатель                  А.В. Львов

Работник                  А.С. Кондратьев

Образец допсоглашения:

Организация «Альфа»

 

Дополнительное соглашение
к трудовому договору

 

г. Москва                                                                                          12.06.2015

 

         В дополнение к трудовому договору от 2 июня 2015 г. № 20, заключенному между организацией «Альфа» (работодатель) и гр. А.С. Кондратьевым (работник), стороны договорились о нижеследующем.

 

         1. С 1 июля по 31 декабря 2015 года для служебных поездок А.С. Кондратьев использует автомобиль Шкода Фабия с объемом двигателя 1598 куб. см, регистрационный номер – К 406 КН 97, номер паспорта технического средства – 50 МТ 798305, цвет – «серый», принадлежащий ему на праве собственности согласно паспорту технического средства.

         2. За использование личного автомобиля для служебных поездок «Альфа» ежемесячно в течение срока, указанного в пункте 1 Соглашения, выплачивает А.С. Кондратьеву компенсацию в размерах, предусмотренных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 (1200 руб. в месяц).

        3.Действие настоящего Соглашения прекращается до истечения срока, установленного пунктом 1 Соглашения, в следующих случаях:
        3.1. Расторжение трудового договора с сотрудником.
        3.2. Гибель или не устранимая в течение семи дней неисправность автомобиля сотрудника.
        3.3. Досрочное прекращение использования автомобиля для нужд организации по инициативе сотрудника.

        4. Настоящее соглашение является неотъемлемой частью трудового договора от 2 июня 2015 г. № 20. Соглашение составлено в двух экземплярах, один из которых хранится у работодателя, второй у работника. Оба экземпляра имеют равную юридическую силу.

 

Подписи сторон:

 

Работодатель:

Директор «Альфа»                                                                   А.В. Львов

 

Работник:                                                                                А.С. Кондратьев

Кроме того, вы вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом будет расцениваться как письменное соглашение между сотрудником и организацией. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41), Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140. В приказе укажите конкретные сроки выплаты компенсации.

Образец приказа:

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

ПРИКАЗ № 9
о назначении компенсации за пользование личным имуществом сотрудников

г. Москва                                                                                                             14.06.2015

   Приказываю назначить А.С. Кондратьеву ежемесячную компенсацию за использование его личного легкового автомобиля марки Шкода Фабия с объемом двигателя 1598 куб. см, регистрационный номер – К 406 КН 97, номер паспорта технического средства – 50 МТ 798305, цвет – «серый», в служебных целях в размере 1200 руб. Выплату компенсации производить с 1 июля по 31 декабря 2015 года.

   Основание: п. 9 трудового договора от 2 июня 2015 г. № 20.

Генеральный директор

А.В. Львов

Размер компенсации

Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник находился в отпуске, командировке или болел, компенсацию не выплачивайте.

Чтобы обосновать начисление компенсации, потребуйте от сотрудника:

  • копию технического паспорта автомобиля (свидетельства о регистрации автомобиля);
  • копию доверенности (если сотрудник управляет автомобилем по доверенности).

Такие выводы следуют из писем Минфина России от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6 и от 29 декабря 2006 г. № 03-05-02-04/192, МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419.

В бухучете начисление компенсации за использование личного автомобиля сотрудника и компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, делайте запись:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 73
– начислена компенсация за использование личного автомобиля сотрудника (возмещены расходы, связанные с эксплуатацией личного автомобиля сотрудника).

В налоговом учете при УСН

Если организация выбрала объектом налогообложения доходы, то расходы на выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника не уменьшают единый налог. При данном объекте налогообложения не учитываются никакие расходы, в том числе расходы по зарплате и иным выплатам сотрудникам организации (п. 1 ст. 346.18 НК РФ)

Организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в состав расходов, уменьшающих налоговую базу. Но только в пределах норм, установленных Правительством РФ. Об этом сказано в подпункте 12 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. Затраты признавайте только после их фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Предельный размер компенсаций, которые можно учесть при налогообложении организациям на упрощенке, установлен постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Нормы расходов на выплату компенсации зависят от объема двигателя легкового автомобиля. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц.

Суммы компенсаций, превышающие данные нормативы, нельзя включить в расходы организации. Следовательно, они не уменьшат налоговую базу по единому налогу при упрощенке (п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Аналогичные выводы есть в письме Минфина России от 31 января 2013 г. № 03-11-11/38.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

Журнал Упрощенка

«Упрощенка» — бесплатный профессиональный сайт для малого бизнеса. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

  • • Новости для бухгалтеров на УСН
  • • Статьи по бухучету на УСН, отчетности в ФНС, зарплате
  • • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • • Бесплатная справочно-правовая система

Подарок за регистрацию — безлимитный доступ к сервису "Изменения для бухгалтеров". Очень нужен в мае!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль