Порядок оформления кассовых документов

400

Вопрос

Наше предприятия имеет обособленные подразделения (аптеки) в них работают фармацевты и заведующие, кассовая книга ведется только в офисе главным бухгалтером. Предприятие применяет систему налогообложении ЕНВД, без применения ККТ, как правильно организовать учет денежной наличности если кассира нет, и какие последствия за это нарушение?как я должна организовать учет, при сменном графике фармацевтов, без применения ККТ, они выписывают товарный чек по требованию покупателя.

Ответ

Если кассира в организации нет, то подписывать кассовые документы должен другой сотрудник, который уполномочен на это доверенностью или приказом. Кассовые операции в компании может вести любой работник на усмотрение директора. С правами и обязанностями кассира сотрудника нужно ознакомить под подпись (п. 4 Указания Банка России от 11.03.14 № 3210-У). Если приходные и расходные кассовые ордера подписывает неуполномоченное лицо, это является нарушением порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций. За такое нарушение предусмотрена административная ответственность на основании п. 15.1 КоАП в виде наложения штрафа на юридическое лицо от 40 000 до 50 000 руб. и должностное лицо в сумме от 4000 до 5000 руб.

Поэтому в Вашем случае, нужно возложить обязанности кассира на фармацевтов, которые фактически получают денежные средства от покупателей. Записи в кассовую книгу будут вносить сотрудники в свою смену по приходному кассовому ордеру (расходному кассовому ордеру), оформленному на полученные (выданные) наличные денежных средств.

Вам так же необходимо вести кассовую книгу в обособленном подразделении. Обособленные подразделения на ЕНВД тоже обязаны вести кассовую книгу (Постановления 13 ААС от 04.10.2013 N А56-28123/2013). Копии листов этой книги передавайте в головную организацию согласно установленному порядку. Неведение кассовой книги любым ОП налоговики будут рассматривать как неоприходование выручки в кассу и будут штрафовать: саму организацию - на сумму от 40 тыс. до 50 тыс. руб.; ее руководителя - на сумму от 4 тыс. до 5 тыс. руб.

Обоснование

Из рекомендации
Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга.

1. Как вести кассовую книгу в обособленном подразделении

Если организация проводит кассовые операции через обособленные подразделения (филиалы, представительства), то поступление и выдачу наличных отражайте в отдельной кассовой книге обособленного подразделения. Копии листов этой книги передают в организацию согласно установленному порядку. Его сформируйте самостоятельно, главное, учесть сроки составления бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Такой порядок следует из положений абзаца 7 пункта 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

2. Нужно ли вести отдельную кассовую книгу обособленному подразделению, которое не является филиалом (представительством) организации

Да, нужно.

Ведь обязанность вести кассовые книги возложена на все обособленные подразделения организации, в которых совершают операции с наличными. Такие разъяснения даны департаментом наличного денежного обращения Банка России в письме от 4 мая 2012 г. № 29-1-1-6/3255. Аналогичной позиции придерживается и ФНС России в письме от 17 мая 2013 г. № АС-4-2/8827.

Арбитражная практика по этому вопросу неоднородна. Некоторые суды считают, что независимо от того, является или нет обособленное подразделение филиалом (представительством), оно должно вести кассовую книгу (см., например, постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 19 марта 2013 г. № А56-59643/2012).

Однако есть примеры судебных решений, в которых говорится, что кассовую книгу обязаны вести только сама организация, ее филиалы и представительства (см., например, постановления Второго арбитражного апелляционного суда от 25 декабря 2012 г. № А28-6462/2012, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 10 декабря 2012 г. № А56-39499/2012). Следует учитывать, что на практике такой подход может привести к спору с проверяющими. Есть вероятность, что налоговая инспекция посчитает действия организации неправомерными и привлечет ее к ответственности (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

3. Как оформить приходный и расходный кассовый ордер, журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Кассовые документы должны оформлять все организации, которые ведут расчеты наличными. Организационно-правовая форма и применяемая система налогообложения значения не имеют.

А вот предприниматели вправе не составлять приходные и расходные кассовые ордера и, соответственно, журнал для их регистрации (абз. 2 п. 4.1 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Внимание: предпринимателям на общей системе налогообложения безопаснее все-таки выписывать приходные и расходные кассовые ордера. Связано это с неточной формулировкой указаний Банка России.

Кассовые документы могут не оформлять предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов или физических показателей в соответствии с налоговым законодательством (абз. 2 п. 4.1 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Например, отражают их в книге учета доходов (доходов и расходов).

Из этого можно сделать вывод, что отказаться от оформления приходных и расходных ордеров могут и те предприниматели, которые применяют общую систему. Они тоже ведут книгу учета, как и те, кто на спецрежимах.

Но ФНС России в новых разъяснениях не упомянула предпринимателей на общем режиме (п. 2 письма ФНС России от 9 июля 2014 г. № ЕД-4-2/13338). Из-за этого территориальные инспекции могут решить, что такие предприниматели обязаны составлять все кассовые документы. А за их отсутствие предпринимателя могут оштрафовать.

Нумеровать приходные кассовые ордера можно так, как удобно вам. Обычно это простая нумерация в порядке возрастания. Или, например, с использованием буквенного шифра, даты и т. п. При этом нумерация может быть как сквозной, так и несквозной. Дело в том, что ни указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88, ни указанием Банка России от 3 февраля 2015 г. № 3558-У не установлены требования к нумерации.

Приходный кассовый ордер

Кто подписывает приходник

Приходный кассовый ордер должен подписать главный бухгалтер или бухгалтер. А также кассир.

Вместо бухгалтера кассовые документы может подписывать и другой сотрудник организации. Для этого руководитель организации (предприниматель) должен составить распорядительный документ о назначении ответственного. Кандидатуру такого сотрудника руководитель согласовывает с главным бухгалтером (если он есть в организации).

Если бухгалтера в организации нет вообще, тогда ордер подписывают руководитель организации (предприниматель) и кассир.

В организации нет ни бухгалтера, ни кассира? Тогда все кассовые документы подписывает лично руководитель (предприниматель). Такие правила установлены пунктом 4.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Расходный кассовый ордер

Выдавая деньги по расходному кассовому ордеру, руководствуйтесь правилами пунктов 6.1 – 6.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Этап 1. Кассир проверяет:

  • есть ли в ордере все необходимые подписи и соответствуют ли они имеющимся у кассира образцам;
  • соответствуют ли суммы цифрами суммам прописью;
  • все ли документы, которые перечислены в ордере, есть в наличии;
  • совпадают ли Ф. И. О. в ордере с данными паспорта или другого документа, который предъявляет получатель денег.

Этап 2. Кассир подготавливает сумму наличных денег для выдачи и передает расходный ордер получателю для проставления подписи.

Этап 3. Получатель в расходном кассовом ордере ставит подпись.

Этап 4. Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму денег так, чтобы получатель мог наблюдать за его действиями, и выдает ему деньги в сумме, указанной в расходном кассовом ордере.

Этап 5. Получатель наличных денег пересчитывает под наблюдением кассира полученные им деньги. Если получатель не сделает этого, то он не сможет в дальнейшем предъявить претензии кассиру по сумме полученных наличных денег.

Этап 6. Кассир подписывает расходный ордер.

Из статьи журнала «Главбух» № 24, Декабрь 2014

«Мы не ведем кассовые книги в магазинах. Что нам будет?»

Многие компании ведут кассовую книгу только в головном офисе, а в обособленных подразделениях, например магазинах, не оформляют. Но это очень опасно. Есть вероятность, что налоговики посчитают отсутствие кассовой книги в отдельном подразделении самостоятельным нарушением. И за каждое начислят штраф от 40 000 до 50 000 руб.

Налоговики считают, что раз организация не отражает поступающие суммы в кассовой книге подразделения, значит, она не приходует наличную выручку. А за такое нарушение предусмотрен штраф на сумму от 40 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Компания может сослаться на то, что наличные деньги учтены в кассовой книге головного офиса. Но судьи такие доводы часто не поддерживают (постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 26 июня 2014 г. № 05АП-7570/2014).

Более того, иногда инспекторы проводят проверку в нескольких обособленных подразделениях компании. В этом случае налоговики умножают штраф на количество подразделений. Допустим, у компании 10 магазинов. Тогда общий размер штрафа может составить 500 000 руб. (50 000 руб. x 10 шт.). Логика такая. Кассовую книгу не заполняют несколько обособленных подразделений. Это отдельные нарушения, поэтому штраф нужно назначить за каждое из них (ч. 1 ст. 4.4 КоАП РФ). Причем с этим могут согласиться и судьи (постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 23 сентября 2014 г. по делу № А05-4338/2014).

В то же время привлечь компанию к ответственности за неоприходование наличной выручки налоговики вправе в течение двух месяцев с даты такого нарушения (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). Это подтверждают и судьи (постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 31 июля 2014 г. по делу № А29-1732/2014). Таким образом, если сейчас компания заведет кассовые книги для своих подразделений, то у нее есть хорошие шансы избежать штрафа. Допустим, налоговики придут с проверкой через два месяца после того, как компания начала вести кассовые книги. Тогда штрафа за неоприходование выручки, которое было более чем два месяца назад, быть уже не должно. И даже если ревизоры составят протокол о нарушениях, его можно будет признать в суде недействительным.

Из статьи журнала «Учет. Налоги. Право» № 33, Сентябрь 2014

Главбух вправе работать кассиром по совместительству

Да, Елена, вправе.

Кассовые операции в компании может вести любой работник на усмотрение директора. С правами и обязанностями кассира сотрудника нужно ознакомить под подпись (п. 4 Указания Банка России от 11.03.14 № 3210-У).

Оформить работу кассира можно по-разному. В частности, стороны могут составить договор внутреннего совместительства на выполнение другой работы в той же компании (ч. 1 ст. 60.1 ТК РФ). Также организация может поручить главбуху выплнение функций кассира в течение рабочего дня с письменного согласия самого работника (ст. 60.2 ТК РФ). В первом случае надо заключить отдельный трудовой договор, во втором — доплатить за совместительство. Размер дополнительной выплаты стороны определяют самостоятельно (ст. 151 ТК РФ). Заметим, что если главбух будет совмещать должность кассира, то с работником можно заключить договор о полной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ, приложение 1 к постановлению Минтруда России от 31.12.02 № 85).

Читайте в журнале "Упрощенка"
    Подробнее >>>

    Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



    Ваша персональная подборка

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией


      Упрощёнка в Яндексе



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Упрощёнка» –
      об упрощённой системе налогообложения
      8 800 550-15-57

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62261 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Читайте дальше после регистрации (займет минуту)

      Сайт журнала «Упрощенка» — профессиональный ресурс для бухгалтеров и руководителей компаний на УСН.

      Чтобы продолжить чтение статьи, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль