Порядок восстановления утраченных документов

336

Вопрос

У нас в налоговую для проверки забрали документы по покупателям в рамках проверки кассовой дисциплины и одновременно проводят встречную проверку у покупателей, высылая им требования. Контингент -мелкие предприниматели, которые как оказалось решили, что хранить свои экземпляры не обязательно. Теперь они атакуют нас звонками с просьбой сделать им копии с наших экземпляров, но у нас документы на проверке, сроки поджимают (5 дней). С программы печатать не могу, т.к. право разрешающей подписи у трех руководителей. У меня возникла мысль выписать дубликат на основании письменного запроса покупателя и указать, что этот дубликат выписать сегодняшним днем. Правомерно ли это с нашей стороны и не навлечем ли мы "гнев" проверяющих.

Ответ

В Налоговом кодексе нет порядка восстановления утраченных документов. Компания вправе сама решить, как действовать — либо оформить заверенные копии, либо дубликаты. Если у нее ведется компьютерный учет и все базы сохранены, достаточно распечатать документы заново. Главное, чтобы восстановленные документы с обеих сторон были скреплены печатями и подписаны сотрудниками, уполномоченными на это на момент совершения сделки.

При этом вся информация в дубликатах первичных документов (в том числе и дата документа) должна быть идентична информации, указанной в оригиналах документов.

Обоснование

1. Из статьи журнала « », №, месяца 2013

«…Контрагент потерял “первичку” и просит у нас заверенные копии за три года...»

Инспекция требует от контрагента «первичку», но она сгорела. Он просит компанию выручить — дать заверенные копии за три года. Но это огромный массив. Как поступить, чтобы и себя не нагружать, и контрагенту помочь, рекомендуют чиновники и эксперты.

«…В своем письме контрагент сообщает, что потерял “первичку”, и просит прислать заверенные копии накладных, счетов-фактур и договоров за три года. К письму он приложил аналогичный запрос из налоговой. Мы спросили, подойдут ли распечатанные оригиналы из “1С” с нашей подписью и печатью. Если делать копии, это огромная трата времени — надо расшивать все папки, копировать документы, заверять. Но контрагент говорит, дубликаты не годятся. Разве есть разница и обязаны ли мы делать копии?..»

Из письма главного бухгалтера Ирины Сапроновой, г. Москва

Налоговики

Екатерина Воробцева, советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса

— Все документы для проверки надо представить в виде заверенных копий. Копия — это документ, который полностью воспроизводит информацию с подлинника. Это следует из пункта 2.1.29 Госстандарта, утвержденного постановлением Правительства РФ от 27.02.98 № 28. Значит, контрагент сможет подтвердить операции, только если ваша компания представит ему заверенные копии. Дубликат — повторный экземпляр подлинника, но в нем может не быть необходимой информации. К примеру, фамилий и подписей руководителя и главбуха, если прежние специалисты уволились.

Елена Мелконян, советник государственной гражданской службы РФ 1-го класса:

— В Налоговом кодексе нет порядка восстановления утраченных документов. Значит, компания вправе сама решить, как действовать — либо оформить заверенные копии, либо дубликаты. Если у нее ведется компьютерный учет и все базы сохранены, достаточно распечатать документы заново. Главное, чтобы восстановленные документы с обеих сторон были скреплены печатями и подписаны сотрудниками, уполномоченными на это на момент совершения сделки.

Независимые эксперты

Евгений Новичихин, старший юрист отдела налогового права Юридической фирмы Sameta:

— Заверяет копии та организация, которая представляет документы для проверки. То есть сам контрагент. Так что ваш покупатель никак не пострадает из-за того, что вы представите ему дубликаты. Тем более если факт утраты «первички» подтвержден еще и документами — справками из МЧС о пожаре или из МВД о краже.

Татьяна Живаева, заместитель директора Аудиторско-консалтинговой фирмы «Экспертный центр “Партнеры”»:

— Для восстановления архива можно направить контрагенту как изготовленные дубликаты, так и копии. Просьба покупателя связана с его обязанностью представить в инспекцию заверенные копии на основании статьи 93 НК РФ. Но в каком бы виде вы ни оформили восстановленный документ, контрагент все равно должен снять с них свою копию, заверить ее и представить в инспекцию.

Наше мнение

Светлана Ковалевская, зам. руководителя отдела бухучета и налогообложения «УНП»:

— Ни в одном законе нет правил восстановления утерянных документов. Так что допустимы копии и дубликаты. Однако из-за дубликатов у покупателя могут возникнуть проблемы. К примеру, если подписи на дубликате не соответствуют оригиналам в связи с увольнением сотрудников. При таких недостатках доказать факт совершения сделки удается только в суде (определение ВАС РФ от 20.04.09 № 4405/09). Поэтому, чтобы не портить отношения с покупателем, можно выполнить его просьбу и заверить копии. В будущем, чтобы избежать споров с контрагентами и их неожиданных требований, стоит включить в договоры условия о порядке представления «первички» и ее дубликатов.

2. Из статьи журнала «Российский налоговый курьер», №, апрель 2015

Налоговые последствия утраты документов

3. Запросить у контрагента копию или дубликат утраченного документа

В частности, речь идет о счетах-фактурах и первичных документах, подтверждающих затраты, если организация выступала покупателем товаров, работ или услуг.

При этом важно, чтобы копия была правильно оформлена (подробнее читайте ниже). В частности, необходимо ниже реквизита «Подпись» проставить (п. 3.26 «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введен постановлением Госстандарта России от 03.03.03 № 65-ст):

— заверительную надпись «Верно» (в том числе посредством штампа или печати);
— должность лица, заверившего копию;
— его личную подпись и ее расшифровку (инициалы, фамилию);
— дату заверения.

Читайте в журнале "Упрощенка"
    Подробнее >>>

    Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



    Ваша персональная подборка

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией


      Упрощёнка в Яндексе



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Упрощёнка» –
      об упрощённой системе налогообложения
      8 800 550-15-57

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62261 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Читайте дальше после регистрации (займет минуту)

      Сайт журнала «Упрощенка» — профессиональный ресурс для бухгалтеров и руководителей компаний на УСН.

      Чтобы продолжить чтение статьи, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль