Расходы по оплате электронного билета на самолет

161

Вопрос

Организация применяет систему налогообложения Доходы - Расходы. На р\сч. организации нет денежных средств. Вновь принятый сотрудник (ген. директор) уезжает в командировку. Расходы по оплате электронного билета на самолет, оплату отеля - списывает со своей личной дебетовой карты.Вопрос:1. Расчеты с сотрудником проводить через 73 счет или 76?2. В какой момент признаются расходы для налогообложения -а) в момент оплаты услуг?б) в момент погашения задолженности перед сотрудником? Просьба ситуацию показать в проводках.

Ответ

Согласно статье 168 Трудового кодекса РФ штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить: оплату проезда; расходы на наем жилья; суточные; другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.

Вернувшись из командировки, сотрудник должен написать заявление на возмещение расходов и приложить подтверждающие документы.. Это, в частности, авиа- или железнодорожные билеты, счет из гостиницы и т. д. Причем они должны быть верно оформлены. Если работник рассчитался своей картой, то он должен предоставить оригиналы всех документов, связанных с ее использованием: квитанций банкоматов, слипов (квитанции электронного терминала) и других, в которых указана фамилия держателя карты. Авансовый отчет в данном случае составлять не обязательно, так как деньги в подотчет директору не выдавались. Затем нужно оформить приказ или распоряжение руководителя о компенсации расходов. Расчет суточных подтвердите бухгалтерской справкой. Тогда при выплате компенсации по возмещению расходов учтите суточные по командировке.

В бухучете компенсацию расходов отразите с использованием счета 73 субсчета «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Дт 20 (25, 26) Кт 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям - отражены расходы, которые работник оплатил за свой счет

Дт 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кт 50 (51) - возмещены расходы работнику.

Расходы для налогообложения признаются в момент погашения задолженности перед сотрудником.

1. Рекомендация: Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку.

Документы для командировки

Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно подготовить соответствующий приказ. Документ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель).

Такие правила установлены пунктом 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595). Эти документы отменили с 8 января 2015 года. Тем не менее, цель командировки все равно должна быть документально зафиксирована. Иначе у налоговой инспекции могут возникнуть сомнения в необходимости поездки и выплаченных сотруднику суточных. Поэтому задание, которое сотрудник должен выполнить в командировке, зафиксируйте непосредственно в приказе о направлении сотрудника в командировку.

Коммерческая организация может по собственному выбору:

Но в унифицированной форме нет специальной графы, где можно было бы описать цель поездки. Поэтому если служебное задание отдельно не оформляете, то лучше составить приказ по своей форме.

Главбух советует: для целей внутреннего контроля имеет смысл оформить служебное задание и командировочное удостоверение

Хотя составлять эти документы больше не требуется, их наличие поможет контролировать выполнение сотрудниками служебного задания, а также упростит расчет выплат по итогам командировки. Воспользоваться можно как унифицированными формами, утвержденными постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, так и самостоятельно разработанными бланками. При этом можно руководствоваться ранее действовавшими правилами. Кроме того, такие документы будут не лишними и при возникновении споров с проверяющими*.

Журнал учета командированных сотрудников

Факт выбытия сотрудника в командировку нужно зафиксировать в специальном журнале (п. 1 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н). В нем указываются:

  • фамилия, имя и отчество командированного сотрудника;
  • дата и номер командировочного удостоверения (в связи с тем, что удостоверение заполнять не обязательно, укажите, например, номер приказа о направлении сотрудника в командировку);
  • наименование организации, в которую командируется сотрудник, и пункт назначения.

Об этом сказано в пункте 2 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н.

Сотрудника, ответственного за ведение журнала и проставление отметок в командировочных удостоверениях, назначьте приказом руководителя организации (п. 5 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н).

Журнал учета сотрудников, выбывающих в служебные командировки, храните в течение пяти лет со дня его оформления (п. 6 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н)*.

2. Рекомендация: Как учесть при налогообложении командировочные расходы, оплаченные с помощью банковских карт. Организация применяет специальный налоговый режим.

УСН: командировочные расходы

Если организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами, то затраты на командировку, оплаченные при помощи банковской карты, учтите при расчете налоговой базы по единому налогу. Сотрудник должен подтвердить эти расходы, приложив к авансовому отчету оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты (квитанции банкоматов, слипов). В них обязательно должна быть указана фамилия держателя карты. Такой же порядок действует, если сотрудник использовал для оплаты личную банковскую карту (письмо Минфина России от 6 апреля 2015 г. № 03-03-06/2/19106).

Если расходы командированного оплачены с банковской карты другого человека, включите их в состав налоговых затрат при условии, что деньги возвращены владельцу банковской карты. В этом случае (наряду с документами, подтверждающими понесенные во время командировки расходы) сотрудник должен дополнительно представить расписку держателя банковской карты. В ней должно быть указано, что командированный возместил ему соответствующие расходы (письмо ФНС России от 22 июня 2011 г. № ЕД-4-3/9876).

Хотя эти письма адресованы плательщикам налога на прибыль, ими могут руководствоваться и организации на упрощенке. Ведь командировочные расходы названы в закрытом перечне, приведенном в пункте 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. А критерии принятия затрат при упрощенке те же, что и для налога на прибыль: расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ)*.

3. Ситуация: Какие расходы организация обязана возместить командированному штатному сотруднику.

Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить:

  • оплату проезда;
  • расходы на наем жилья;
  • суточные;
  • другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.

Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ.

4 Статья: Сотрудник на свои деньги купил товары для компании

Сразу скажем, что сотрудник может не оформлять авансовый отчет. Ведь по общему правилу этот документ составляют работники, которые предварительно получили деньги на нужды компании (п. 4.4 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Положением ЦБ РФ от 12 октября 2011 г. № 373-П). То есть отчет нужен, чтобы сотрудник показал, на что он израсходовал деньги предприятия. А если компания работнику ничего не выдавала, то и отчитываться не за что.

В данной ситуации от сотрудника потребуется другой документ — заявление о компенсации расходов (образец приведен ниже). К нему работник должен приложить оправдательные документы: кассовые чеки, накладные, бланки строгой отчетности, проездные документы и т. д. В заявлении сотруднику необходимо указать, какие товары, материалы или услуги он оплатил за свой счет, а также их стоимость по документам.

На основании заявления сотрудника оформите расходный кассовый ордер. По нему выдайте деньги из кассы. В учете сделайте записи по счету не 71, а 73. Ведь деньги под отчет сотрудник не получал. У вас будут такие проводки:

ДЕБЕТ 20 (10, 25, 26) КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
— отражены расходы, которые работник оплатил за свой счет;

ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям» КРЕДИТ 50 (51)
— возмещены траты работнику*.

Сейчас расходный кассовый ордер необходимо оформлять по унифицированной форме № КО-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Но с 1 января 2014 года специалисты Центробанка планируют утвердить новый порядок ведения кассовых операций. А вместе с ним и новые бланки кассовых документов, в том числе расходного кассового ордера.

Проект недавно был размещен на сайте Центрального банка РФ. Из расходника уберут лишние графы, где раньше надо было отражать данные об ОКУД, ОКПО, коде структурного подразделения компании, где работает сотрудник.

Если же работник просит перечислить деньги на зарплатную карту, то оформлять расходный кассовый ордер не нужно. В этом случае достаточно получить от работника заявление. Проводки будут такие же, как мы показали выше. Списанные с расчетного счета средства необходимо отразить по счету 51.

Читайте в журнале "Упрощенка"
    Подробнее >>>

    Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



    Ваша персональная подборка

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией


      Упрощёнка в Яндексе



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Упрощёнка» –
      об упрощённой системе налогообложения
      8 800 550-15-57

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62261 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Читайте дальше после регистрации (займет минуту)

      Сайт журнала «Упрощенка» — профессиональный ресурс для бухгалтеров и руководителей компаний на УСН.

      Чтобы продолжить чтение статьи, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль