Как оформить первичный документ в электронном виде

39

Вопрос

Безопасно ли принять к расходам при УСН Д-Р услуги связи по документам (расшифровка расходов по номерам, счет-фактура) от мобильного оператора, если эти документы получены через личный кабинет на сайте оператора. То есть нет квалифицированной электронной подписи со стороны поставщика. При этом отличие от документов, получаемых в офисах оператора мобильной связи состоит только в том, что на счет-фактуре "живые" печати и подписи.

Ответ

Нет, небезопасно. При этом, по мнению ФНС России, расходы в целях налогового учета можно подтвердить и документами, подписанными неквалифицированной электронной подписью, если применение данного вида подписи предусмотрено соглашением между контрагентами.

Минфин России считает, что для целей налогообложения подойдет только документ с усиленной квалифицированной подписью.

Т.о. учитывая позицию Минфина, лучше все первичные учетные документы, подтверждающие расходы в целях налогового учета, заверять усиленной квалифицированной подписью.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Как организовать документооборот в бухгалтерии

Как оформить первичный документ в электронном виде

Первичные документы могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Последний вариант возможен, если на документах ставится электронная подпись (ст. 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).

Требования к электронной подписи предусмотрены Законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Существуют следующие виды электронной подписи: простая неквалифицированная, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная (ст. 5 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). От того, какую подпись использует организация, будет зависеть юридическая сила документа.

Так, первичные документы, заверенные простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, нельзя принимать для целей бухгалтерского и налогового учета. Их не признают равнозначными документам на бумажном носителе, заверенным собственноручной подписью.

Напротив, заверенные усиленной квалифицированной электронной подписью документы приравнивают к собственноручно подписанным и принимают для целей бухгалтерского и налогового учета.

Аналогичные выводы следуют из пунктов 1 и 2 статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ и подтверждены письмами Минфина России от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250от 25 декабря 2012 г. № 03-03-06/2/139от 28 мая 2012 г. № 03-03-06/2/67от 7 июля 2011 г. № 03-03-06/1/409.*

Приказом ФНС России от 21 марта 2012 г. № ММВ-7-6/172 утверждены рекомендованные электронные форматы отдельных документов (накладной по форме № ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг)), которые могут быть использованы организациями как в хозяйственной деятельности, так и при представлении документов по требованию инспекции в электронном виде.

Если законодательством России или договором предусмотрено представление первичного документа контрагенту или в госорган (например, в налоговую инспекцию) на бумажном носителе, организация обязана за свой счет изготовить бумажную копию электронного документа (ч. 6 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

2.Статья:Какие электронные технологии «упрощенцы» могут использовать в своей работе

<…>

Возможность № 3 Оформите «первичку» в электронном виде

Любой первичный учетный документ можно составлять в электронном виде и заверять электронной подписью (п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Соответственно и с контрагентом вы можете обмениваться электронными документами, то есть выставлять либо получать виртуальные акты или накладные. Для этого достаточно, чтобы вы и ваш партнер обратились к одному и тому же оператору по электронному документообороту. А если, скажем, контрагентом выступает ваш банк, то он сам может предоставить вам услуги электронного документооборота (так называемые системы «Клиент-Банк»).

Договариваясь с контрагентом об электронном обмене, решите, какой подписью вы будете заверять документы. Ведь в Законе о бухучете не указано, какую электронную подпись из трех возможных применять для «первички». Специалисты ФНС России склоняются к тому, что визировать «первичку» можно любой усиленной подписью — то есть как квалифицированной, так и неквалифицированной. Только для этого надо закрепить применяемый вид подписи в соглашении между контрагентами. При этом, если речь идет о неквалифицированной подписи, в соглашении надо предусмотреть также порядок ее проверки (письмо ФНС России от 24.11.2011 № ЕД-4-3/19693@). Финансисты же считают, что для целей налогового учета подойдет только документ с квалифицированной электронной подписью (письма Минфина России от 25.12.2012 № 03-03-06/2/139, от 31.07.2012 № 03-03-06/2/85 и от 28.05.2012 № 03-03-06/2/67).*

На заметку

В Минфине считают, что подтвердить расходы могут только документы, завизированные квалифицированной электронной подписью.

Учитывая позицию Минфина, лучше все первичные учетные документы, подтверждающие расходы, заверять квалифицированной подписью. А вот юридически незначимые сообщения, например отчеты по продажам, можно подписывать и неквалифицированной подписью. При этом, если бумажный эквивалент документа не требует печати, подойдет простая электронная подпись.

 

2.Статья: Электронная «первичка» может подтверждать расходы

Порядок составления «первички»

Пунктом 5 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» предусмотрено, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе или в виде электронного документа, заверенного электронной подписью. Необходимо отметить, что возможность использования электронного документа в бухгалтерском учете не ставится в зависимость от вида электронной подписи. В свою очередь, расходы в целях исчисления налога на прибыль должны соответствовать критериям, установленным статьей 252 Налогового кодекса РФ: должны быть обоснованны, документально подтверждены и направлены на получение дохода. При этом под документально подтвержденными расходами признаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Логично предположить, что поскольку положения бухгалтерского учета допускают применение электронных документов, то они могут служить подтверждением расходов и в целях исчисления налога на прибыль. Однако при этом необходимо принимать во внимание нормы пункта 6 Закона № 63ФЗ (какой именно электронной подписью заверен документ).

Квалифицированная подпись

Отметим, что Налоговым кодексом РФ прямо предусмотрена возможность составления следующих документов в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной подписи:

Что касается использования электронных документов, заверенных квалифицированной подписью непосредственно для подтверждения расходов, такой документ равнозначен документу на бумажном носителе (ч. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ), за исключением случая, когда законодательство требует составления документа исключительно на бумаге.

Между тем Налоговый кодекс РФ такого требования не содержит. Соответственно, первичные документы в электронном виде с использованием квалифицированной подписи могут подтверждать расходы в целях исчисления налога на прибыль.

Об этом же – в письмах Минфина России от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250, от 23 января 2013 г. № 03-03-06/1/24.

Отметим, что еще до вступления в силу Закона № 402-ФЗ Минфин России допускал возможность подтверждения расходов электронной «первичкой» (письма от 11 января 2012 г. № 03-02-07/1-1 и № 03-02-07/1-2, от 3 ноября 2011 г. № 03-07-11/297, от 10 октября 2011 г. № 03-03-06/1/645). Солидарны с мнением Минфина России и налоговики, что подтверждается письмами ФНС России от 5 октября 2011 г. № ЕД-4-3/16368@, УФНС России по г. Москве от 5 марта 2012 г. № 16-03/018837@.

Неквалифицированная подпись

Как следует из части 2 статьи 6 Закона № 63-ФЗ, документ, заверенный неквалифицированной подписью, равнозначен документу на бумажном носителе только в случаях, установленных законодательством или соглашением между участниками.

На этом основании Минфин России указывает, что поскольку Налоговым кодексом РФ не определены случаи, когда информация в электронной форме, заверенная неквалифицированной подписью, равнозначна бумажному документу, соответственно, такие документы не могут подтверждать расходы (письмо от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250).

Таким образом, позиция Минфина России заключается в том, что электронные документы с неквалифицированной подписью не могут подтвердить расходы налогоплательщика, несмотря на возможность составления в бухгалтерском учете первичного документа в электронном виде независимо от вида подписи (п. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).*

Аналогичная позиция также выражена и в более ранних письмах Минфина России (например, письма от 25 декабря 2012 г. № 03-03-06/2/139, от 20 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/710, от 31 июля 2012 г. № 03-03-06/2/85).

Обратим внимание: в указанных письмах Минфина России 2012 года рассматривалась ситуация, когда составление электронного документа, заверенного неквалифицированной подписью, было предусмотрено соглашением между участниками сделки.

Очевидно, и на сегодняшний день позиция Минфина России относительно подтверждения расходов электронными документами, если такая возможность предусмотрена соглашением между участниками, остается неизменной (письмо от 23 января 2013 г. № 03-03-06/1/24).

Важно запомнить
Учитывая официальную позицию Минфина России, подтверждением расходов по налогу на прибыль могут служить только те электронные документы, которые заверены квалифицированной подписью.

Читайте в журнале "Упрощенка"
    Подробнее >>>

    Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



    Ваша персональная подборка

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией


      Упрощёнка в Яндексе



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Упрощёнка» –
      об упрощённой системе налогообложения
      8 800 550-15-57

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62261 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Читайте дальше после регистрации (займет минуту)

      Сайт журнала «Упрощенка» — профессиональный ресурс для бухгалтеров и руководителей компаний на УСН.

      Чтобы продолжить чтение статьи, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль