Какими нормативными актами подтвердить ответственность работника за использование служебного автомобиля

55

Вопрос

В организации на учете основных средств находятся 3 автомобиля. Каждый автомобиль используется определенным работником. Работник использует автомобиль круглосуточно. Паркует его около своего дома, едет на нем на работу, выполняет производственные задания. Организация оплачивает все расходы по содержанию автомобиля, ГСМ. Вопрос: какими нормативными актами подтвердить ответственность работника за использование конкретного автомобиля. Какие должны быть документы в организации, подтверждающие передачу работнику автомобиля для выполнения на нем производственных задач.

Ответ

Расходами признаются любые затраты при условии, что необходимы для деятельности, направленной на получение дохода. Поэтому затраты на поездки работника вне рабочего времени нельзя признать служебными и учесть в налоговом учете. Причем такие расходы должны быть возмещены работником, чтобы у налоговиков не было оснований для признания их его доходом, полученным в натуральной форме.

Обоснованность затрат на содержание и эксплуатацию автомобиля должна подтверждаться первичными документами. Например, для учета расхода топлива используется путевой лист, форму которого организация может разработать, утвердить и приложить к учетной политике. В листе фиксируются показания спидометра и расход топлива. Кроме того, чиновники обратили внимание, что нужно указывать подробную информацию о маршруте (письмо Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129). То есть записи должны быть максимально конкретными. Только так можно установить, связаны были поездки со служебным заданием или нет.

Закрепить автомобили за водителями можно любым внутренним документом.

1. Рекомендация: Можно ли заключить договор о полной материальной ответственности с водителем автомобиля, принадлежащего организации. Предмет договора – возмещение материального ущерба, нанесенного организации в результате ДТП, которое совершено по вине водителя.

Нет, нельзя.

Заключить договор о полной материальной ответственности можно только с теми сотрудниками, должности которых указаны в перечне, утвержденном постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85. Должность водителя в данном перечне отсутствует. Следовательно, заключение подобного договора неправомерно. Аналогичной вывод сделал Верховный суд РФ в определении от 19 ноября 2009 г. № 18-В09-72, а также в Обзоре законодательства и судебной практики, утвержденном постановлением Президиума Верховного суда РФ от 10 марта 2010 г.

Заключить с водителем договор о полной материальной ответственности можно только в том случае, если на него возлагаются функции экспедитора, сопровождающего груз. Такая должность в названном перечне предусмотрена.

Вместе с тем, если водитель будет признан виновником ДТП, то нанесенный организации материальный ущерб он должен возместить в полном объеме без какого-либо дополнительного договора о материальной ответственности (подп. 6 ч. 1 ст. 243 ТК РФ). *

2. Статья: Служебная машина используется в личных целях

В хозяйстве некоторые автомобили из числа автотранспорта используются не только в производственных, но и в личных целях. Можно затраты на служебные машины полностью учитывать в налоговых расходах?

Отвечает
Ю.В. Ушаков,
аудитор

Нет, так поступить нельзя. Расходами признаются любые затраты при условии, что необходимы для деятельности, направленной на получение дохода. Поэтому затраты на личные поездки работника на служебном автомобиле нельзя признать в налоговом учете. Причем расходы должны быть возмещены работником, чтобы у налоговиков не было оснований для признания их его доходом, полученным в натуральной форме.

Обоснованность затрат на содержание и эксплуатацию автомобиля должна подтверждаться первичными документами. Например, для учета расхода топлива используется путевой лист, форму которого хозяйство может разработать, утвердить и приложить к учетной политике. В листе фиксируются показания спидометра и расход топлива. Кроме того, чиновники обратили внимание, что нужно указывать подробную информацию о маршруте (письмо Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129). То есть записи должны быть максимально конкретными. Только так можно установить, связаны были поездки со служебным заданием или нет. *


 

Читайте в журнале "Упрощенка"
    Подробнее >>>

    Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



    Ваша персональная подборка

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией


      Упрощёнка в Яндексе



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Упрощёнка» –
      об упрощённой системе налогообложения
      8 800 550-15-57

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62261 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Читайте дальше после регистрации (займет минуту)

      Сайт журнала «Упрощенка» — профессиональный ресурс для бухгалтеров и руководителей компаний на УСН.

      Чтобы продолжить чтение статьи, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль