Документы по возмещению расходов директору

226

Вопрос

У нас прошла проверка Пенсионного фонда. Инспектор записала именно директору в доход все его подотчётные суммы, обложив их 20% (мы пользуемся льготой). Хотя у меня на предприятии несколько людей отчитываются по авансовым отчётам. Руководствуясь Вашими советами, решила требование-накладную заменить актами по отпуску материалов. А инспектор говорит, что этого не достаточно. Должны быть ещё документы подтверждающие, что всё купленное директором необходимо для предприятия. Все товары купленные директором есть на предприятии, они участвую в деятельности фирмы. Вопрос: Имеет ли право инспектор ПФ признать подотчётные суммы доходом работника, если они таковыми не являются? Достаточно ли приказа по предприятию с указанием цели приобретения того или иного товара (ОС, материалов, зап.частей и пр.), чтобы доказать необходимость такой покупки? Что делать, если в товарном чеке допущена ошибка, типа: в строке покупатель вместо фирмы написана только фамилия "подотчётника" или товар был заказан через интернет и адрес доставки указан совсем другой?

Ответ

Как следует из вашего вопроса, ваш директору купил ценности для фирмы и вы возместили ему траты, однако инспекторы посчитали их доходом директора и обложили взносами. Так вот, такие действия возможны из-за неправильного документального оформления возмещения.

В вашем случае можно оформить следующие документы, чтобы проверяющие не посчитали суммы, переданные директору, доходом и не обложили их взносами, а также НДФЛ.

1) приказ руководителя о возмещении расходов. Там следует прописать, что ценности нужны для деятельности фирмы

2) заявление директора о возмещении трат. Там будет указано, что требуется возместить определенную сумму денег, потраченных на нужды фирмы.

3) документы об оплате, кассовые и товарные чеки, платежные поручения, оформленные на фирму.

Также не будет лишним и общий приказ по фирме, регламентирующий принципы возмещения затрат сотрудникам. В нем прописывают возможность работников покупать материалы за свой счет, получая последующую компенсацию расходов, устанавливают порядок возмещения таких затрат. Можно зафиксировать и максимальную сумму покупок, которую сотрудник вправе осуществить за счет собственных средств. С данным приказом всех работников знакомят под роспись. Он позволит избежать ситуаций, когда работники приобретают ненужные для компании ценности. Подробнее о том, как можно оформить такой приказ, вы можете прочитать тут http://e.26-2.ru/article.aspx?aid=327018

Если же первичка оформлена не на компанию, а на самого подотчетника-директора, то обычно на практике проверяющие расценивают такие суммы доходом работника (как скрытое вознаграждение, неофициальная зарплата) (чт. 1 ст. 7 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ). Поэтому, чтобы использовать такие ценности в компании, вам придется купить их у директора. Тогда вам потребуется составить письменный договор купли-продажи или закупочный акт. И расплатиться по нему с сотрудником.

Можете, конечно, поспорить с контролерами в судебном порядке. И попробовать обосновать возмещение как компенсацию, выплаченную работнику. Однако, судьи скорее всего встанут на сторону проверяющих. Так как при принятии решений они обычно руководствуются позицией ВАС, в соответствии с которой подотчетные суммы, не подтвержденные оправдательными бумагами, являются доходом сотрудника (постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/12).

Читайте в журнале "Упрощенка"
    Подробнее >>>

    Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



    Ваша персональная подборка

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией


      Упрощёнка в Яндексе



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Упрощёнка» –
      об упрощённой системе налогообложения
      8 800 550-15-57

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62261 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Читайте дальше после регистрации (займет минуту)

      Сайт журнала «Упрощенка» — профессиональный ресурс для бухгалтеров и руководителей компаний на УСН.

      Чтобы продолжить чтение статьи, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль