Документы для подтверждения расходов

100

Вопрос

Какими документами можно подтвердить фактическое использование имущества в интересах работодателя (автомобиль), осуществление расходов на эти цели, а также какими документами подтвердить суммы конкретных расходов.

Ответ

Составьте отдельное соглашение с работником. Опишите в нем подробно само имущество и срок, в течение которого объект будет использоваться. Если точный период не известен, укажите дату начала эксплуатации имущества, а в отношении конечного срока можно прописать, что имущество будет использоваться, пока стороны не придут к взаимному согласию прекратить его использование. Также в соглашении сразу определите, в каком порядке и какой сумме сотруднику будут возмещаться расходы.

Приложите к соглашению копию техпаспорта (при его наличии), также желателен документ, который подтвердит, что имущество принадлежит сотруднику именно на праве собственности. Например, это может быть договор купли-продажи (Письмо от 05.12.2012 N 03-03-06/1/629).

Еще нужно иметь подтверждение, что имущество сотрудник фактически эксплуатирует в рабочих целях.

Для этого прежде всего оформите приказ о выплате компенсации, в котором будет разъяснено, почему работнику приходится использовать личное имущество. Например, ввиду отсутствия соответствующих средств у вас или их нехватки.

Также посмотрите содержание трудового договора с сотрудником, а если есть должностная инструкция, то и ее. В этих документах должны фигурировать обязанности сотрудника, которые предполагают использование такого имущества. Например, в трудовом договоре с сотрудником, использующим в служебных целях личный автомобиль, надо сделать указание на то, что работа имеет разъездной характер.

Кроме указанных документов, которые оформляются в самом начале, требуйте от работника по возможности непосредственные доказательства того, что он использует имущество. Так, если сотрудник эксплуатирует транспортное средство, нужны путевые листы и чеки на покупку горюче-смазочных материалов. О необходимости оформления путевых листов сказано, в частности, в Письме Минфина России от 13.04.2007 N 14-05-07/6.

Вы сами решаете, сколько платить за то, что сотрудник использует свое имущество в работе, и прописываете эту сумму в соглашении с сотрудником. Обратите внимание: речь идет не о компенсации конкретных расходов - стоимости бензина, а о плате за тот факт, что для работы сотрудник использует личное имущество. При этом конкретные произведенные расходы можете компенсировать отдельно на основании авансовых отчетов, составляемых работником. Здесь у вас свобода выбора, и трудовое законодательство какой-либо конкретной суммой размер компенсации не ограничивает.

Однако подобная свобода в вопросах выбора размера компенсации еще не значит, что за использование и износ имущества вы можете назначать любые суммы. Так или иначе нужно исходить из принципов разумности, учитывать первоначальную стоимость имущества и скорость его износа.

Если сотрудник будет постоянно использовать в работе автомобиль, то сумму компенсации за использование можно посчитать исходя из цены имущества и нормативного срока его использования. Так, если стоимость авто составляет 400 000 руб., а срок использования - 5 лет, то можно установить размер ежемесячной компенсационной выплаты в сумме 6666 руб. (400 000 руб. : 60 мес.).

Если определить компенсацию в твердой сумме затруднительно, можете разработать порядок, согласно которому будете рассчитывать величину выплаты. Исходя из прописанного размера или порядка его определения, и выплачивайте компенсацию ежемесячно. А если возникает надобность увеличить размер выплаты, внесите в соглашение соответствующие изменения.

Что касается расходов, которые несет сотрудник при использовании имущества, то возмещайте их отдельно в размере фактически понесенных затрат на основании подтверждающих документов и авансового отчета сотрудника. Информацию о порядке возмещения этих эксплуатационных расходов также включите в соглашение с работником.

Заметим, что компенсация за использование личного имущества выплачивается сотруднику ежемесячно независимо от количества календарных дней в месяце. Но вот количество отработанных рабочих дней имеет значение. За дни, когда сотрудник не трудился, выплата не производится (письмо Минфина России от 21.07.92 № 57).

Читайте в журнале "Упрощенка"
    Подробнее >>>

    Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



    Ваша персональная подборка

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией


      Упрощёнка в Яндексе



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Упрощёнка» –
      об упрощённой системе налогообложения
      8 800 550-15-57

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62261 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Читайте дальше после регистрации (займет минуту)

      Сайт журнала «Упрощенка» — профессиональный ресурс для бухгалтеров и руководителей компаний на УСН.

      Чтобы продолжить чтение статьи, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль