Как оформлять путевые листы на газомоторные автомобили

247

Вопрос

Как оформлять путевые листы, если в автомобиле установлена газовая установка, какой расход?

Ответ

Путевой лист нужно составлять как на обычные автомобили, так и на газомоторные, чтобы подтвердить обоснованность и необходимость разъездов на автомобиле. Это основной первичный документ и его нужно оформлять на каждый автомобиль отдельно. Срок действия листа может быть от одного дня до одного месяца.

Унифицированные формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78, но они обязательны лишь для автотранспортных фирм. Поэтому, если ваша организация таковой не является, то вы можете разработать бланк «путевки» самостоятельно (письмо Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161). И утвердить свою форму в качестве приложения к учетной политике. Главное, чтобы в разработанном образце были обязательные реквизиты, предусмотренные приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (далее -- Приказ Минтранса № 152). Их перечень приведен в таблице.

Таблица

Обязательные реквизиты путевого листа

Реквизиты

Как правильно заполнить

Наименование и номер

В наименовании укажите тип транспортного средства (например, путевой лист грузового автомобиля). В шапке путевого листа поставьте печать (штамп) организации или предпринимателя

Срок действия

Это может быть один день или другой срок, не более месяца. В последнем случае ставьте дату начала и окончания срока

Сведения о собственнике транспортного средства

Для организации укажите: наименование, организационно-правовую форму, местонахождение и номер телефона. Для предпринимателя: фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона

Сведения о транспортном средстве

Впишите тип транспортного средства (легковой, грузовой, автобус и др.), госрегзнак, показания спидометра при въезде в гараж и выезде из него, дату и время выезда транспорта с места постоянной стоянки и заезда на нее

Сведения о водителе

Поставьте фамилию и инициалы водителя. Еще Приказ Минтранса № 152 требует, чтобы здесь была отметка медработника о прохождении водителем предрейсового и послерейсового медосмотров. Однако для небольших фирм и предпринимателей данное правило невыполнимо. Так как зачастую они не имеют медицинских работников в штате.

Мнения же судей по этому поводу разделились. Большинство из них считают, что медосмотр необходим только водителям специализированных организаций, которые осуществляют перевозки, а обычные фирмы и бизнесмены не подчиняются этим требованиям (постановления ФАС Центрального округа от 23.11.2009 № А36-706/2009 и от 28.07.2009 № А36-3582/2008). Но есть и такие, которые полагают, что независимо от рода деятельности и численности работников, проводить медосмотр водителя обязаны все компании (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 16.10.2008 № Ф04-6445/2008 (14518-А75-6)).

Поэтому, если в случае спора вы не готовы отстаивать свое мнение в суде, оформите договор подряда с медицинским работником или примите его в штат внешним совместителем, он будет проводить медосмотры водителей

Кроме основных сведений, перечисленных в таблице, вы можете добавить и дополнительные. Например, указать в путевом листе маршрут следования автомобиля, то есть записать конкретный пункт назначения и место отправки с учетом километража. А записи типа «поездки по городу» не использовать. Но учтите, что заполнять все реквизиты путевого листа следует аккуратно и без ошибок. Ведь при его проверке налоговиками, неточности могут послужить основанием для исключения «путевки» из состава бумаг, подтверждающих расходы. Тогда обоснованность затрат вам придется доказывать в суде (постановления ФАС Уральского округа от 05.03.2009 № Ф09-946/09-С5, Западно-Сибирского округа от 20.11.2009 № А46-11958/2009 и Центрального округа от 18.04.2008 № А36-3124/2006).

В бухучете приобретенные ГСМ учтите в составе материально-производственных запасов по фактической себестоимости (п. 2 и 5 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»). И отразите их по дебету счета 10 «Материалы», субсчет «Топливо», в корреспонденции со счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Запись будет следующая:

ДЕБЕТ 10 субсчет «Топливо» КРЕДИТ 71

-- оприходованы ГСМ (на основании авансового отчета).

На затраты в бухучете списывайте всю фактическую стоимость топлива независимо от того, является она расходом при расчете «упрощенного» налога или нет. И отражайте ее в составе затрат по обычным видам деятельности (п. 6 ПБУ 10/99 «Расходы организации»). Если же в налоговом учете вы списываете ГСМ по нормам, то можете сверхнормативный расход в бухгалтерском учете показывать на отдельных субсчетах, прописав такой порядок в учетной политике для целей бухучета.

Количество топлива, которое подлежит списанию на затраты, рассчитайте по данным путевого листа. Для этого воспользуйтесь формулой:

Количество топлива к списанию на расходы (л)

=

Остаток топлива при выезде автомобиля (л)

+

Количество топлива, заправленного в бак (л)

Остаток топлива на конец дня (л)

По указанной формуле вы получите результат в литрах. Для того, чтобы перевести литры в рубли воспользуйтесь одним из методов оценки материально-производственных запасов (п. 16 ПБУ 5/01). Выбранный способ должен быть зафиксирован у вас в учетной политике для целей бухучета.

При списании ГСМ сделайте проводку:

ДЕБЕТ 20 (23, 26, 44) КРЕДИТ 10 субсчет «Топливо»

-- списана стоимость фактически израсходованного топлива (на основании путевого листа).

Относительно того, нужно ли нормировать затраты на топливо в налоговом учете, нет единой точки зрения. С одной стороны, чиновники говорят о том, что списывать стоимость ГСМ нужно в пределах нормативов. При этом можно пользоваться показателями, утвержденными распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р (далее -- Распоряжение Минтранса).

По мнению чиновников, нормирование подтверждает экономическую обоснованность расходов (письма Минфина России от 30.01.2013 № 03-03-06/2/12 и от 03.09. 2010 № 03-03-06/2/57).

С другой стороны, Налоговый кодекс  РФ условий о нормировании не содержит (подп. 5 п. 1 ст. 254, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Поэтому окончательное решение о том, будете вы нормировать стоимость ГСМ в налоговом учете или нет, и если да -- то каким способом, вам нужно принять самостоятельно, и зафиксировать его в учетной политике для целей налогового учета.

Если вы решили не нормировать расходы на покупку топлива, то всю сумму, что отражена в бухучете, заносите в Книгу учета доходов и расходов. Если вы считаете, что целесообразнее списывать стоимость ГСМ на расходы в пределах норм, то в таблице представлены возможные способы подсчета лимитов.

Как списывать стоимость ГСМ на расходы в пределах норм

Способ нормирования

Пояснение

Нормирование по лимитам, утвержденным распоряжениями Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р и от 14.05.2014 № НА-50-р

Документ содержит нормы для основных марок автомобилей. Кроме того, к нормам установлены поправочные (повышающие и понижающие) коэффициенты, в зависимости от условий и местности эксплуатации авто. Например, коэффициенты для летнего и зимнего времени, для различных населенных пунктов, качеству дорог и пр. Несмотря на то что нормы топлива закреплены распоряжением Минтранса, все равно придется провести дополнительные расчеты, чтобы найти величину норматива с учетом поправочных коэффициентов

Нормирование по данным технической документации завода-изготовителя автомобиля

Расчет норм проводится по данным расхода топлива, которые представлены техническими документами на машину для трех видов дорог: «город, трасса, смешанный». Вы сможете выбрать тот вариант, где чаще всего эксплуатируете авто

Разработка собственных нормативов учета расходов на ГСМ

Разработку нормативов можно поручить специализированной государственной или коммерческой фирме, с которой нужно будет заключить договор на выполнение расчета норм расходов на ГСМ. Либо можно самостоятельно произвести контрольные замеры топлива. Для этого залейте в бак определенный объем бензина, например, 100 литров. Затем, исходя из показаний спидометра, определите, сколько километров вам понадобится, чтобы потратить все топливо. Все полученные результаты отразите в акте о проведении контрольного заезда. Его руководитель должен утвердить своим приказом. Поскольку расход топлива зависит еще и от условий поездок, то лучше произвести контрольные замеры в разных условиях эксплуатации транспортного средства. И утвердить в этом же приказе еще и повышающие коэффициенты: для летних и зимних поездок, за использование кондиционера и т.п*.

*Посмотреть и при желании скачать образцы акта контрольного заезда транспортного средства, приказа об утверждении норм расхода ГСМ и поправочного коэффициента к ним можно на сайте электронного журнала «Упрощенка» http://e.26-2.ru в разделе «Формы».

Чтобы сделать замеры топлива самостоятельно, залейте в бак определенный объем бензина, например, 100 литров. Затем, исходя из показаний спидометра, определите, сколько километров вам понадобится, чтобы потратить все топливо. Все полученные результаты отразите в акте о проведении контрольного заезда (образец акта на рисунке). Его руководитель должен утвердить своим приказом (образец на рисунке).

Рисунок

Образец акта контрольного заезда транспортного средства

Общество с ограниченной ответственностью «Ральф»

Акт № 13

контрольного заезда транспортных средств (в заданных условиях)

г. Москва                                                                                                           19.04.2015

Настоящий акт составлен комиссией в составе:

Председатель комиссии: А.Г. Робинович -- генеральный директор

Члены комиссии:

А.Н. Андреева -- главный бухгалтер

Т.Р. Ефремов -- водитель

О том, что в ООО «Ральф» проводился контрольный заезд следующего транспортного средства в заданный условиях -- летний период:

Транспортное средство: марка Chevrolet Аveo LS;

-- регистрационный знак -- А 505 АН 77;

-- тип -- легковой;

-- категория -- В;

-- год выпуска -- 2011;

-- мощность двигателя (кВт/л.с.) -- 85/115;

-- используемое топливо -- бензин марки АИ-95;

-- дополнительные характеристики -- с кондиционером;

-- особенности эксплуатации -- полный рабочий день (разъездная работа).

В процессе контрольного заезда были выявлены следующие показатели транспортного средства:

№ п/п

Время заезда

Фиксированный пробег

Фактический расход топлива

1

1 ч 10 мин

100 км

8,9 л

Председатель комиссии:

Генеральный директор                 Робинович                                   А.Г. Робинович

Члены комиссии:

Главный бухгалтер                     Андреева                                         А.Н. Андреева

Водитель                                     Ефремов                                            Т.Р. Ефремов

Поскольку расход топлива зависит еще и от условий поездок, то лучше произвести контрольные замеры в разных условиях эксплуатации транспортного средства. И утвердить в этом же приказе еще и повышающие коэффициенты: для летних и зимних поездок, за использование кондиционера и т.п. (рис.).

Образец приказа об утверждении норм расхода ГСМ и поправочного коэффициента к ним

Общество с ограниченной ответственностью «Ральф»

Приказ № 15

об утверждении норм расхода ГСМ и поправочных коэффициентов к ним

г. Москва                                                                                                           19.04.2015

На период с 19 апреля по 31 декабря 2015 года приказываю утвердить:

1. Базовую норму расхода бензина АИ-95 для автомобиля Chevrolet Аveo LS, регистрационный знак А 505 АН 77, в размере 8,9 литра на 100 километров пробега.

Основание -- акт о проведение контрольного заезда автомобиля Chevrolet Аveo LS, согласно которому при фиксированном пробеге в 100 километров фактический расход топлива составил 8,9 литра.

2. Поправочный коэффициент за использование кондиционера в автомобиле к базовой норме затрат -- 1,07.

Генеральный директор                     Робинович                                А.Г. Робинович

Формулу расчета нормативного расхода топлива, вы также можете установить для каждого вида транспорта самостоятельно. Например, она может выглядеть следующим образом:

Нормативный расход топлива

=

Базовая норма расхода топлива (л/км)

х

Пробег автомобиля, км

х

Поправочный коэффициент

После того, как стоимость ГСМ оплачена и документально подтверждена, нормы списания (при их наличии) подсчитаны, вы можете записать соответствующие суммы в Книгу учета доходов и расходов как материальные расходы (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). При этом датой признания расходов при УСН можно считать дату оплаты топлива (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

Журнал Упрощенка

«Упрощенка» — бесплатный профессиональный сайт для малого бизнеса. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

  • • Новости для бухгалтеров на УСН
  • • Статьи по бухучету на УСН, отчетности в ФНС, зарплате
  • • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • • Бесплатная справочно-правовая система

Подарок за регистрацию — безлимитный доступ к сервису "Изменения для бухгалтеров". Очень нужен в мае!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль