Что нужно сделать если сотруднику ошибочно перечислили заработную плату?

5732

Вопрос

Если сотруднику нечаянно перечислили деньги на зарплатную карту, а он был в это время в отпуске и заметив это через квартал, каким образом нужно правильно отразить эту сумму в бух. учете? Налоги были уплачены правильно, где эта сумма не была учтена, то есть сотруднику пришли деньги которые не должны были прийти. Как правильно поступить? Не выдавать за какой-то месяц или уменьшить на эту сумму, но как тогда ту сумму отразить, если это было 3 месяца назад, не странно ли это выдав зар. плату раньше и почему я не отплатила налоги тогда за нее? Или еще есть какой то способ? Или мне переделывать отчет за прошлый квартал и ставить эту сумму ему в доходы и пересчитывать налоги?

Ответ

В данной ситуации можно попробовать вернуть деньги как денежные средства, ошибочно списанные с расчетного счета организации по ошибке самой организации. В таком случае в адрес получателя средств направляется письмо с просьбой вернуть ошибочный платеж. Перечисленные сотруднику денежные средства можно рассматривать как излишне выплаченную заработную плату, но в таком случае налоги и взносы должны были быть уплачены в периоде перечисления. Дальнейший учет излишне выплаченных сумм и пересчет налогов и взносов будет зависеть от того, будет ли удержана данная выплата у сотрудника или нет. Подробный порядок удержания излишне выплаченной зарплаты содержится в материалах Системы Главбух версия для коммерческих организаций.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух версия для упрощенки

1. Рекомендация: Что делать, если с расчетного счета были ошибочно списаны денежные средства

Денежные средства могут быть ошибочно списаны с расчетного счета организации:

Сообщение в банк об ошибке

О списании средств с расчетного счета по ошибке банка организация обязана письменно сообщить в обслуживающий банк. Сделать это нужно в течение десяти дней со дня получения банковской выписки. Основание – пункт 2.1 раздела II части III Правил, утвержденных Положением Банка России от 16 июля 2012 г. № 385-П. Форма сообщения об ошибочном списании средств законодательно не установлена. Банк может утвердить ее в своих внутренних правилах. Если банк не предоставил организации форму такого документа, то его можно составить в произвольном виде.

Списание по ошибке организации

Организация при заполнении расчетных документов на списание денег может неверно указать:

  • получателя средств. То есть в данном случае реквизиты получателя указаны верно, однако оснований для перечисленияему денег у организации нет. Например, если организация по ошибке указала в расчетном документе бывшего контрагента, с которым у нее закончились договорные отношения;
  • данные получателя средств.

В первом случае организация может:

  • отозвать расчетный документ (если банк принял платежное поручение к исполнению, но деньги еще не списаны с расчетного счета организации). На практике правила отзыва таких документов банки устанавливают в своих внутренних правилах и прописывают в договоре банковского счета;
  • направить в адрес получателя средств письмо с просьбой вернуть ошибочный платеж (если деньги списаны с расчетного счета организации и зачислены на счет получателя средств).*

Во втором случае действия организации зависят от того, кем и в какой момент была обнаружена ошибка. Ошибку может обнаружить:

Однако сотрудники банка получателя по ошибке могут зачислить деньги на расчетный счет не той организации. Тогда организация, получившая не предназначенные ей деньги, должна вернуть их. В противном случае пользование этими деньгами будет незаконным. Об этом сказано в статье 1102 Гражданского кодекса РФ. В такой ситуации организация вправе предъявить претензию к банку получателя средств. Ведь именно он зачислил денежные средства по ошибочным реквизитам, а значит, нарушил правила совершения банковских операций (ст. 866 ГК РФ). За неправомерное удержание средств организация может подать в суд и взыскать с банка проценты (ст. 866, 395 ГК РФ). Проценты будут начислены со дня, следующего за днем, когда банк зачислил средства по ошибочным реквизитам по день (включительно) их возврата на расчетный счет организации (п. 3 ст. 395, ст. 191 ГК РФ).

Бухучет

В бухучете ошибочное списание средств отразите по дебету счета 76-2 «Расчеты по претензиям» в корреспонденции со счетом 51 «Расчетные счета» (Инструкция к плану счетов).

При ошибочном списании средств с расчетного счета организации в бухучете сделайте проводку:

Дебет 76-2 Кредит 51
– отражено ошибочное списание средств с расчетного счета организации.*

Ошибочно списанные деньги с расчетного счета в составе расходов организации в бухучете не отражайте. Это связано с тем, что в отношении таких средств не выполняются условия признания расходов, приведенные в пункте 16 ПБУ 10/99.

При возврате таких средств на расчетный счет организации отражать такие суммы в составе доходов также не нужно. Это связано с тем, что в бухучете доходом признается увеличение экономических выгод организации (п. 2 ПБУ 9/99). Однако в случае получения ранее списанных по ошибке средств экономической выгоды у организации не возникает. К тому же в отношении данных средств не выполняются условия признания доходов, приведенные в разделе IV ПБУ 9/99.

При возврате на расчетный счет организации средств, ранее списанных по ошибке, в учете сделайте проводку:

Дебет 51 Кредит 76-2
– отражено поступление на расчетный счет денежных средств, ранее ошибочно списанных со счета.*

Об этом говорится в Инструкции к плану счетов (76, 51).

Олег Хороший

государственный советник налоговой службы РФ II ранга

2. Рекомендация: Как удержать излишне выплаченную зарплату (д анная рекомендация доступна только в версии для коммерческих организаций )

Когда производят удержания

Взыскать с сотрудника излишне выплаченную зарплату можно, если:

  • излишняя выплата произошла в результате счетной ошибки. При этом под счетной ошибкой понимается арифметическая ошибка, то есть ошибка, допущенная при арифметических подсчетах* (письмо Роструда от 1 октября 2012 г. № 1286-6-1,определение Верховного суда РФ от 20 января 2012 г. № 59-В11-17);
  • доказана вина сотрудника в невыполнении норм труда или в простое (эти обстоятельства должны быть установлены комиссией по трудовым спорам или судом);
  • ошибка была вызвана неправомерными действиями самого сотрудника. Например, если он подал в бухгалтерию неправильные документы на стандартные налоговые вычеты (это обстоятельство должно быть подтверждено судом).

Такие правила установлены статьей 137 Трудового кодекса РФ.

Когда нельзя произвести удержания

В остальных случаях ошибочно выданную зарплату удержать с сотрудника нельзя – он может возместить ее только по собственному желанию (п. 3 ст. 1109 ГК РФ). В частности, нельзя взыскать с сотрудника излишне выплаченную зарплату, если переплата произошла в результате технической ошибки* (определение Верховного суда РФ от 20 января 2012 г. № 59-В11-17).

Предельный размер удержаний

Удержать из месячной зарплаты сотрудника можно не более 20 процентов причитающейся ему к выплате суммы (ст. 138 ТК РФ).

Документальное оформление

О взыскании излишне выданной зарплаты руководитель организации должен издать приказ* (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0). Издать приказ нужно не позже чем через один месяц со дня окончания срока, установленного сотруднику для возврата переплаты. Если такой срок сотруднику не устанавливали, приказ нужно выпустить не позднее месяца после обнаружения излишней выплаты зарплаты. Удержание возможно, только если сотрудник не оспаривает факт и сумму переплаты.* Такой вывод следует из статьи 137 Трудового кодекса РФ. Кроме того, чтобы избежать споров с трудовой инспекцией, оформите докладную записку с обоснованием причины удержания переплаты.

Бухучет

Если переплата сотруднику возникла из-за ошибочного начисления ему зарплаты в большем размере, то в бухучете корректировку излишне начисленных сумм отразите проводкой:

Дебет 20 (23, 26, 29...) Кредит 70
– сторнирована излишне начисленная зарплата.

Переплату по зарплате спишите на расчеты с персоналом по прочим операциям:

Дебет 73 субсчет «Излишне выплаченная зарплата» Кредит 70
– излишне выплаченная зарплата списана на расчеты с персоналом по прочим операциям.

Подробнее о порядке отражения исправлений в бухучете см. Как исправить ошибки в бухучете и бухгалтерской отчетности.

Пересчет налогов

Ситуация: нужно ли пересчитать налоги и страховые взносы при удержании с сотрудника излишне выплаченной зарплаты. Выплата произошла в прошлых периодах и была обнаружена после сдачи отчетности по налогам

Ответ на этот вопрос зависит от того, по какой причине произошла излишняя выплата.

Если излишняя выплата зарплаты не связана со счетной ошибкой, то налоги не пересчитывайте и уточненные декларации не представляйте. Так поступайте, если:

  • сотрудник не выполнял нормы труда или находился в простое (эти обстоятельства должны быть установлены комиссией по трудовым спорам или судом);
  • ошибка была вызвана неправомерными действиями самого сотрудника. Например, если он подал в бухгалтерию неправильные документы на стандартные налоговые вычеты (это обстоятельство должно быть подтверждено судом).

В этих случаях уменьшение заработка сотрудника на излишние выплаты – это не исправление ошибки бухгалтера, требующее корректировки уточненных деклараций. Это одно из удержаний по инициативе администрации, которое организация произвела в положенное время (ст. 137 ТК РФ). Сумму выплат сотруднику в месяце корректировки включите в расчет зарплатных налогов и взносов с учетом удержаний.

Если излишняя выплата зарплаты связана со счетной ошибкой в прошлых отчетных (налоговых) периодах, налоговую базу за прошлые периоды нужно скорректировать (ст. 54 НК РФ). Также поступайте, если сотрудник по собственному желанию возместил организации излишне выплаченную зарплату. Так как в рассматриваемом случае к моменту обнаружения ошибки отчетность по налогу на прибыль уже сдана, в инспекцию подайте уточненные декларации, поскольку в связи с излишней выплатой зарплаты по этому налогу образуется недоимка (п. 1 ст. 81 НК РФ). По НДФЛ в результате исправления ошибки возникнет переплата. Если производится перерасчет за прошлые налоговые периоды, когда форма 2-НДФЛ уже сдана, необходимо еще раз подать ее в инспекцию.*

В отношении взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование необходимо учитывать следующее. Если в каком-либо отчетном периоде была излишне начислена зарплата, то корректировать облагаемую базу по взносам за этот период не нужно. Это объясняется тем, что база для начисления взносов формируется на дату начисления выплат* (ч. 1 ст. 11 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Поэтому оснований для корректировки базы за тот отчетный период, в котором зарплата была излишне начислена, нет. Следовательно, предоставлять уточненный расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам за прошлые периоды не требуется. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минздравсоцразвития России от 28 мая 2010 г. № 1376-19.

Если удержание произвести невозможно

Если ошибочно выданную зарплату удержать или взыскать с сотрудника невозможно, то она признается долгом, нереальным для взыскания. Сумму безнадежной дебиторской задолженности по излишне выплаченной зарплате:

Списание задолженности по зарплате отразите проводками:

Дебет 76 Кредит 73
– списана излишне выплаченная зарплата;

Дебет 91-2 (63) Кредит 76
– списана безнадежная дебиторская задолженность.*

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

Читайте в журнале "Упрощенка"
    Подробнее >>>

    Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



    Ваша персональная подборка

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией


      Упрощёнка в Яндексе



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Упрощёнка» –
      об упрощённой системе налогообложения
      8 800 550-15-57

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62261 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Читайте дальше после регистрации (займет минуту)

      Сайт журнала «Упрощенка» — профессиональный ресурс для бухгалтеров и руководителей компаний на УСН.

      Чтобы продолжить чтение статьи, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль