Правда ли что стоимость трудовой книжки/вкладыша необходимо удерживать из заработной платы сотрудника?

7019

Вопрос

Вопрос по учету трудовых книжек и вкладышей к ним. На одном семинаре, я слышала, что стоимость трудовой книжки/вкладыша необходимо удерживать из заработной платы сотрудника, а так же что данная сумма является доходом для организации (ИП), в результате данную сумму необходимо облагать УСН ( у меня УСН 6%). Вопрос так ли это? Если так, то где искать логику, ведь данные ТК/вкладыши должны приобретаться за счет средств организации (ИП), соответственно это наши затраты, а не доход. ?

Ответ

Удерживать плату это право, а не обязанность организации.

 

При выдаче трудовой книжки сотруднику организация вправе взимать плату за бланк трудовой книжки и вкладыша (п. 47 Правил, утв. Постановлением от 16 апреля 2003 г. № 225).

  Согласно Письму Минфина России от 26.09.2007 № 07-05-06/242 полученная от сотрудника плата признается внереализационным доходом организации. Исходя из данного разъяснения, организация на дату получения от сотрудника денежных средств признает доход на основании ст. 250, п. 1 ст. 346.15НК РФ.

  Расходы на приобретение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее при объекте налогообложения «доходы» не учитываются.

   Однако организация может и не взимать плату за бланк трудовой книжки и вкладыша.

Но такое условие должно быть закреплено в локальном акте  организации. В таком случае

у сотрудника  возникает доход в натуральной форме, с которого нужно удержать НДФЛ (п. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

   Предоставление сотруднику трудовой книжки и вкладыша на безвозмездной основе можно квалифицировать как выдачу подарка. Доходы в виде подарков освобождаются от НДФЛ в сумме, не превышающей 4000 руб. за год (п. 28 ст. 217 НК РФ).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух».

1.Рекомендация: Как учитывать и хранить трудовые книжки

Плата за бланк

При выдаче трудовой книжки сотруднику организация вправе взимать плату за бланк (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).* Плата за бланк трудовой книжки взимается с сотрудника, принятого на работу впервые. А плата за бланк вкладыша – с сотрудника, у которого закончились все страницы трудовой книжки раздела «Сведения о работе». Деньги сотрудник может заплатить наличными по приходному ордеру или перечислить на счет организации через банк.

Ситуация: можно ли удержать стоимость бланка трудовой книжки из зарплаты по заявлению сотрудника*

Да, можно.

Организация вправе потребовать у сотрудника возмещения стоимости выданной ему трудовой книжки (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).*Сделать это он может в удобной ему форме. Сотрудник может погасить долг, заплатив деньги в кассу или перечислив их на счет организации. Кроме того, он вправе попросить уменьшить сумму зарплаты, причитающуюся ему к выплате. Сотрудник может распорядиться своей еще не выплаченной зарплатой, поскольку начисления за отработанное время являются его собственностью (ст. 1, п. 1 и 2 ст. 209 ГК РФ).

Имейте в виду, что без такого заявления сотрудника вы не имеете права вычесть стоимость бланка из зарплаты. Удержания в бесспорном порядке производятся только в случаях, перечисленных в статьях 137 и 248 Трудового кодекса РФ. Перечень этих случаев исчерпывающий и выдачи бланка трудовой книжки среди них нет.

Бланк бесплатно

Бланки трудовых книжек оформите сотрудникам бесплатно, если:*

  • произошло чрезвычайное происшествие (пожар, наводнение), в результате которого трудовые книжки сотрудников были повреждены;
  • бланк трудовой книжки испортил сотрудник организации, ответственный за кадровый учет, при первичном заполнении.

Об этом сказано в пунктах 34 и 48 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и письме Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 12-3/10/2-6752 (в отношении трудовых книжек, которые были утрачены при пожарах в июле–августе 2010 года).

Ситуация: можно ли не брать с сотрудника плату за бланк трудовой книжки*

Да, можно.

Но такое условие должно быть закреплено в локальном нормативном акте организации (например, в Правилах трудового распорядка или в приказе руководителя).

Кроме того, данная операция будет иметь особенности в налогообложении.

При расчете налога на прибыль (или единого налога при упрощенке с разницы между доходами и расходами) стоимость бланка нельзя будет принять в уменьшение налоговой базы (п. 16 ст. 270, п. 1, 2 ст. 346.16 НК РФ).

В целях расчета НДС (если организация платит этот налог) выдача трудовых книжек и вкладышей, в том числе на безвозмездной основе, признается реализацией товаров. Следовательно, с такой операции нужно заплатить НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Сумма НДС, начисленная на стоимость безвозмездно переданного бланка, не уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль (п. 16 ст. 270 НК РФ).

Подтверждает данный порядок Минфин России в письмах от 16 августа 2013 г. № 03-03-05/33508, от 27 ноября 2008 г. № 03-07-11/367.

В отношении удержания НДФЛ со стоимости трудовой книжки, выданной сотруднику на безвозмездной основе, нужно учесть следующее.

Если организация выдает трудовую книжку сотруднику бесплатно, то у него возникает доход в натуральной форме, с которого нужно удержать НДФЛ (п. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ, письмо Минфина России от 27 ноября 2008 г. № 03-07-11/367). Вместе с тем, трудовая книжка передается сотруднику на безвозмездной основе. Данное основание позволяет сделать вывод, что между сотрудником и организацией заключен договор дарения. Такой договор можно заключить как в устной, так и в письменной форме. Об этом говорится в пункте 1 статьи 572 и статье 574Гражданского кодекса РФ. В таком случае предоставление сотруднику трудовой книжки на безвозмездной основе можно квалифицировать как выдачу подарка. Доходы в виде подарков освобождаются от НДФЛ в сумме, не превышающей 4000 руб. за год (п. 28 ст. 217 НК РФ). Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 1 июня 2010 г. № 03-04-06/6-106.*

Бухучет и налоги

В коммерческих организациях

Ситуация: как коммерческой организации отразить в бухучете и при налогообложении приобретение и выдачу сотруднику новой трудовой книжки. Организация применяет общую систему налогообложения*

Порядок бухучета и налогообложения операций, связанных с обеспечением сотрудников трудовыми книжками, законодательно не урегулирован.

Право организации взимать с сотрудника плату за выдачу трудовой книжки предусмотрено пунктом 47Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

В бухучете стоимость приобретенных трудовых книжек можно учесть в составе:

  • материалов на одноименном счете 10 (как активы, используемые для управленческих нужд (п. 2 ПБУ 5/01)) с последующим списанием на прочие расходы;
  • товаров на счете 41 «Товары».

Более правильным способом отражения является учет книжек в качестве материалов. Это объясняется следующим. Продажа трудовых книжек для обычных организаций не является основной деятельностью. Организации обеспечивают себя такими бланками на договорной основе за плату (п. 46 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). При этом бланки трудовых книжек можно приобрести непосредственно у объединения «Гознак», а также у распространителей, которые отвечают требованиям данного объединения (п. 2 и 3 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н).

Поэтому счет 41, на котором обобщается информация о наличии и движении товарно-материальных ценностей, приобретенных в качестве товаров для продажи, и счет 90 «Продажи», на котором обобщается информация о доходах и расходах, связанных с обычными видами деятельности, удобнее использовать распространителям трудовых книжек.

Прочие организации, которые приобретают бланки трудовых книжек и вкладышей к ним для собственных нужд (для последующей выдачи сотрудникам), могут учитывать эти бланки на счете 10.

Одновременно с оприходованием бланки трудовых книжек отразите на счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке (п. 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

При получении бланков сделайте следующие записи:

Дебет 10 Кредит 60
– оприходованы трудовые книжки;

Дебет 19 Кредит 60
– отражена сумма НДС, предъявленная поставщиком;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– принята к вычету сумма НДС, предъявленная поставщиком;

Дебет 006
– приняты к учету бланки трудовых книжек.

Если организация взимает плату за выдачу трудовых книжек, операция отражается на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Если организация удерживает плату за бланк трудовой книжки из зарплаты сотрудника, используйте счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».*

Выдача трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам организации признается реализацией товаров. Следовательно, с такой операции нужно заплатить НДС. Такой вывод следует из положений подпункта 1пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса РФ и подтверждается в письме Минфина России от 27 ноября 2008 г. № 03-07-11/367. При этом сотрудник оплачивает организации стоимость трудовой книжки с учетом НДС (письма Минфина России от 26 сентября 2007 г. № 07-05-06/242 и от 13 июня 2007 г. № 03-07-11/159).

В бухучете операции по выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам и получению платы за бланки отражаются следующими проводками:

Дебет 50 (51, 70) Кредит 73
– возмещена стоимость выданной трудовой книжки (в т. ч. НДС);

Дебет 73 Кредит 91-1
– признан доход в сумме платы, полученной за бланк трудовой книжки (в т. ч. НДС);*

Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
– начислен НДС с возмещения стоимости (реализации) трудовой книжки сотрудником (если организация является плательщиком налога);

Дебет 91-2 Кредит 10
– списана стоимость трудовых книжек, переданных сотруднику организации.

При безвозмездной передаче трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам в бухучете сделайте проводки:

Дебет 91-2 Кредит 10
– списана стоимость трудовых книжек, переданных безвозмездно;

Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
– начислен НДС с безвозмездной передачи трудовых книжек сотрудникам (если организация является плательщиком налога).

Списать бланк трудовой книжки (вкладыша к ней) можно в день ее выдачи сотруднику. При этом датой выдачи следует считать не день увольнения сотрудника, а день, когда трудовая книжка заводится на основании части 4 статьи 65 Трудового кодекса РФ.

Кредит 006
– списаны бланки трудовых книжек (вкладышей к ним).

Иван Шкловец

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

2.ПИСЬМО МИНФИНА РОССИИ ОТ 26.09.2007 № 07-05-06/242


«Доходы, возникающие при выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним, учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль как внереализационные в соответствии с положениями ст.250 Кодекса

3.Рекомендация: С каких доходов нужно заплатить единый налог при упрощенке

Облагаемые доходы

Единым налогом при упрощенке облагаются:

К внереализационным доходам относятся все другие поступления, которые не являются доходами от реализации. В частности, это:*

  • доходы от долевого участия в других организациях (дивиденды);
  • безвозмездно полученное имущество (работы, услуги) или имущественные права, за исключением случаев, указанных в статье 251 Налогового кодекса РФ;
  • штрафы и пени за нарушение контрагентами условий договоров, а также суммы возмещения убытка или ущерба;
  • доходы в виде процентов по предоставленным кредитам и займам;
  • стоимость материалов и запасных частей, которые получены при демонтаже или ликвидации зданий, оборудования и иного имущества организации, автономного учреждения;
  • суммы кредиторской задолженности, списанной в связи с истечением срока исковой давности (независимо от системы налогообложения, которая применялась в период возникновения задолженности), кроме задолженности по налогам (сборам, пени, штрафам), списанным или уменьшенным в соответствии с законодательством или по решению Правительства РФ (п. 1 ст. 346.15, п. 18 ст. 250, подп. 21 п. 1 ст. 251 НК РФ, письмо Минфина России от 21 февраля 2011 г. № 03-11-06/2/29).

Полный список внереализационных доходов приведен в статье 250 Налогового кодекса РФ (п. 1 ст. 346.15 НК РФ). Он является открытым. Это значит, что виды доходов, прямо не поименованные в нем, тоже увеличивают базу единого налога при упрощенке.*

Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

Читайте в журнале "Упрощенка"
    Подробнее >>>

    Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



    Ваша персональная подборка

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией


      Упрощёнка в Яндексе



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Упрощёнка» –
      об упрощённой системе налогообложения
      8 800 550-15-57

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62261 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Читайте дальше после регистрации (займет минуту)

      Сайт журнала «Упрощенка» — профессиональный ресурс для бухгалтеров и руководителей компаний на УСН.

      Чтобы продолжить чтение статьи, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль