Как правильно вести порядок расчета и выплаты компенсации за использование личного имущества сотрудника

457

Вопрос

1. Председатель гаражного кооператива из-за отсутствия помещения работает дома на своем компьютере. Встал вопрос: как ему возместить расходы на электроэнергию, интернет. Как рассчитать его расходы? (Это часть от всего потребления эл.энергии в месяц или это фиксированная сумма). Нужно ли при этом заключать с ним договор? 2. Еще он использует свой личный транспорт. Приносит чек с автозаправки. Нужно ли оформлять путевой лист и как правильно это сделать?

Ответ

Порядок расчета и выплаты компенсации за использование личного имущества организация определяет самостоятельно. Компенсация устанавливается в твердой сумме. Порядок выплаты и сумму компенсации закрепите в трудовом договоре или приказе руководителя.

Для подтверждения расходов на электроэнергию и интернет сотруднику необходимо предоставить подтверждающие документы (квитанции, чеки об оплате). Размер компенсации организация определяет самостоятельно. Это может быть фиксированная сумма или часть расходов сотрудника. Для компенсации расходов на ГСМ необходимо оформлять путевые листы.

 

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» VIP - версия

1. Рекомендация: Как выплатить и отразить в бухучете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника

Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства, но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.

Кому положена компенсация

Компенсацию за использование личного автомобиля выплатите тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками.* Список таких сотрудников должен определить руководитель организации. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п.

Помимо компенсации за использование личного имущества, статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Документальное оформление

Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.*

Ситуация: можно ли не предусматривать выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в трудовом договоре, указав размер компенсации, а также возможность возмещения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, в приказе руководителя

Да, можно.

При использовании сотрудником автомобиля в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ.

Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией.* Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41), Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140.

 

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Рекомендация: Как выплатить и отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию за использование личного имущества сотрудника (телефона, факса, компьютера и т. д., кроме автомобиля)

Использовать личное имущество сотрудника (телефон, компьютер, факс и т. д.) можно не только на основании договора аренды, но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.

Документальное оформление и расчет

Выплата сотруднику компенсации за использование его личного имущества может быть предусмотрена в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.

Помимо компенсации за использование личного имущества статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией (например, приобретение расходных материалов). Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).*

 

Главбух советует: размер компенсации за использование личного имущества определите исходя из официально установленных сроков полезного использования и норм амортизации. Тогда у проверяющих не будет оснований полагать, что расходы на выплату компенсации экономически не обоснованны (письмо Минфина России от 2 ноября 2004 г. № 03-05-01-04/72).

Чтобы обосновать размер компенсации за использование личного имущества, воспользуйтесь Классификацией, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1. Если используемое имущество в Классификации, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1, не упомянуто, срок полезного использования определите самостоятельно.

Ежемесячную компенсацию за использование личного имущества можно рассчитать так:

Ежемесячная компенсация за использование личного имущества

=

Рыночная цена личного имущества на дату начала его использования для служебных целей

×

Ежемесячная норма амортизации (в %)

Порядок начисления

Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник не использовал имущество в работе (находился в отпуске, командировке или болел), компенсацию не выплачивайте. Об этом сказано в письме Минфина России от 21 июля 1992 г. № 57. Несмотря на то что это письмо посвящено компенсациям за использование личного автомобиля сотрудника, такие требования справедливы и в отношении компенсаций за использование другого имущества сотрудника.*

 

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

3. Статья: Как установить компенсацию сотруднику за то, что он использовал личное имущество для работы

 

Документы, необходимые для выплаты компенсации за использование личного имущества сотрудников*

Документ

Что подтверждает

Как влияют на налоги

Трудовой договор или дополнительное соглашение к нему

Размер компенсации, сроки выдачи

Документы являются основанием для того, чтобы признать сумму компенсации в расходах при расчете налога на прибыль, а также не удерживать НДФЛ и не перечислять страховые взносы

Копия ПТС, чеки на покупку сотового телефона, компьютера

Право собственности работника на имущество

Телефонные счета, квитанции об оплате Интернета, чеки на покупку ГСМ

Расходы работника

 

Журнал «Семинар для бухгалтера» № 6, июнь 2013

4. Статья: Какие действия помогут вам грамотно списывать стоимость ГСМ

 

Шаг № 1 Разработайте форму путевого листа

Для того чтобы подтвердить обоснованность и необходимость разъездов на автомобиле, вам потребуется путевой лист. Это основной первичный документ, и его нужно оформлять на каждый автомобиль отдельно. Срок действия путевого листа может быть от одного дня до одного месяца.*

На заметку

Применять унифицированные формы путевых листов обязаны только автотранспортные предприятия. Остальные «упрощенцы» могут разработать образец этого документа самостоятельно.

Унифицированные формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78, но они обязательны лишь для автотранспортных предприятий. Поэтому если ваша организация таковой не является, то вы можете разработать бланк «путевки» самостоятельно (письмо Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161). И утвердить свою форму в качестве приложения к учетной политике. Главное, чтобы в разработанном вами образце были обязательные реквизиты, предусмотренные приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Их перечень мы привели в табл. 1 на с. 26.

Обратите внимание

Если заполнить путевой лист с ошибками, налоговики могут снять расходы на ГСМ. Тогда их обоснованность придется доказывать в суде.

Кроме основных сведений, которые перечисленны в табл. 1, вы можете добавить и дополнительные. Например, указать в путевом листе маршрут следования автомобиля, то есть записать конкретный пункт назначения и место отправки с учетом километража. А записи типа «Поездки по городу» не использовать. Но учтите, что заполнять все реквизиты путевого листа следует аккуратно и без ошибок. Ведь при его проверке налоговиками неточности могут послужить основанием для исключения «путевки» из состава бумаг, подтверждающих расходы. Тогда обоснованность затрат вам придется доказывать в суде (постановления ФАС Уральского округа от 05.03.2009 № Ф09-946/09-С5, ФАС Западно-Сибирского округа от 20.11.2009 № А46-11958/2009 и ФАС Центрального округа от 18.04.2008 № А36-3124/2006).

Образец заполненного путевого листа мы представили на рис. 1 на с. 27.

 

Журнал «Упрощенка» № 6, июнь 2013

5. Статья: Как организовать документооборот, если принято решение платить сотруднику компенсацию за использование его имущества

 

Вопрос № 2 Надо ли подтверждать, что сотрудник свое имущество действительно использовал в работе

Итак, вы дали согласие на то, что ваш сотрудник использует для служебных нужд свое личное имущество. Однако этого недостаточно, чтобы выплата компенсации считалась обоснованной. Еще нужно иметь подтверждение, что имущество сотрудник фактически эксплуатирует в рабочих целях.

Для этого прежде всего оформите приказ о выплате компенсации, в котором будет разъяснено, почему работнику приходится использовать личное имущество. Например, в виду отсутствия соответствующих средств у вас или их нехватки.

Также посмотрите содержание трудового договора с сотрудником, а если есть должностная инструкция — то и ее. В этих документах должны фигурировать обязанности сотрудника, которые предполагают использование такого имущества. Например, в трудовом договоре с сотрудником, использующим в служебных целях личный автомобиль, надо сделать указание на то, что работа имеет разъездной характер.

Кроме указанных документов, которые оформляются в самом начале, требуйте от работника по возможности непосредственные доказательства того, что он использует имущество. Так, если сотрудник эксплуатирует транспортное средство, нужны путевые листы и чеки на покупку горюче-смазочных материалов. О необходимости оформления путевых листов сказано, в частности, в письме Минфина России от 13.04.2007 № 14-05-07/6.*

Читайте также

Обязательные реквизиты путевого листа и образец самого документа мы привели в журнале «Упрощенка», 2013, № 6, с. 26.

А если используется мобильный телефон, нужна детализация счетов или акт на услуги связи. Кстати, без данных документов не обойтись еще и потому, что согласно уже упомянутой статье 188 ТК РФ вы должны платить сотруднику не только за использование имущества, но и покрывать расходы, возникающие при использовании.* Согласитесь, нельзя посчитать эти расходы, скажем, по автомобилю без путевых листов и чеков на ГСМ.

Вопрос № 3 В каком размере устанавливать компенсацию

Вы сами решаете, сколько платить за то, что сотрудник использует свое имущество в работе, и прописываете эту сумму в соглашении с сотрудником. Обратите внимание: речь идет не о компенсации конкретных расходов — стоимости бензина, оплаты телефонных разговоров, а о плате за тот факт, что для работы сотрудник использует личное имущество. При этом конкретные произведенные расходы можете компенсировать отдельно, на основании авансовых отчетов, составляемых работником. Здесь у вас свобода выбора, и трудовое законодательство какой-либо конкретной суммой размер компенсации не ограничивает. Есть нормы только для целей налогообложения*, но об этом мы расскажем чуть ниже.

Однако подобная свобода в вопросах выбора размера компенсации еще не значит, что за использование и износ имущества вы можете назначать любые суммы. Так или иначе нужно исходить из принципов разумности, учитывать первоначальную стоимость имущества и скорость его износа.*

Важное обстоятельство

Трудовое законодательство не ограничивает размер компенсации за использование личного имущества какой-либо суммой. Устанавливая размер компенсации, руководствуйтесь принципами разумности.*

Например, сотрудник будет постоянно использовать в работе недавно купленный им персональный компьютер. Сумму компенсации за использование можно посчитать исходя из цены имущества и нормативного срока его использования. Так, если стоимость компьютера составляет 27 000 руб., а срок использования — 5 лет, то можно установить размер ежемесячной компенсационной выплаты в сумме 450 руб. (27 000 руб. : 60 мес.).

Если определить компенсацию в твердой сумме затруднительно, можете разработать порядок, согласно которому будете рассчитывать величину выплаты. Исходя из прописанного размера или порядка его определения, и выплачивайте компенсацию ежемесячно. А если возникает надобность увеличить размер выплаты, внесите в соглашение соответствующие изменения.

Что касается расходов, которые несет сотрудник при использовании имущества, то возмещайте их отдельно в размере фактически понесенных затрат на основании подтверждающих документов и авансового отчета сотрудника. Информацию о порядке возмещения этих эксплуатационных расходов также включите в соглашение с работником.*

 

Журнал «Упрощенка» № 7, июль 2013

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

Журнал Упрощенка

«Упрощенка» — бесплатный профессиональный сайт для малого бизнеса. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

  • • Новости для бухгалтеров на УСН
  • • Статьи по бухучету на УСН, отчетности в ФНС, зарплате
  • • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • • Бесплатная справочно-правовая система

Подарок за регистрацию — безлимитный доступ к сервису "Изменения для бухгалтеров". Очень нужен в мае!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль