Должна ли организация составлять путевые листы, если она арендовала автомобиль у физического лица на УСН

1603

Вопрос

Должна ли организация составлять путевые листы, если она арендовала автомобиль у физ лица, и находится на усн?

Ответ

Вопрос является спорным и не исключено, что налоговые органы, будут настаивать на наличии путевых листов, а в их отсутствии не примут у Вас соответствующие затраты. В первую очередь, этот риск присутствует, если Ваша организация, находясь на УСН, использует объект налогообложения – «доходы минус расходы».

Это обусловлено позицией налоговых органов о том, что путевые листы должны составлять все без исключения организации, использующие автомобили, в том числе и арендованные, так как они позволяют определить, как регулярно используется транспорт и установить фактический маршрут его передвижения.

Кроме того, путевой лист является первичным документом, поэтому его должны заполнять, в том числе и применяющие УСН организации, независимо от объекта налогообложения.

Судебные же органы, напротив, полагают, что путевые листы являются первичным документом по учету работы автомобиля, на основании которого, в частности, начисляется зарплата водителю и обязанность их составлять есть лишь у организаций, осуществляющих перевозку и отправку грузов, используя при этом собственные авто.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Статья: На арендованные автомобили путевые листы можно не оформлять

Постановление ФАС Московского округа от 03.10.2013 № А40-78836/12

Отсутствие у фирмы путевых листов на арендованные автомобили не лишает ее возможности учитывать расходы на аренду. Поскольку подтверждением данных затрат являются акты об оказании услуг и другие документы. К такому благоприятному выводу пришли судьи (постановление ФАС Московского округа от 03.10.2013 № А40-78836/12). И несмотря на то что данное разъяснение они адресовали плательщикам налога на прибыль, оно имеет значение и для «упрощенцев». Поскольку компании на УСН также обязаны подтверждать свои расходы документами (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ). *

В спорном деле рассматривалась следующая ситуация. Компания включила в расходы плату за аренду автомобилей. Но их эксплуатацию не подтвердила путевыми листами. Из-за этого налоговики сняли затраты и обвинили фирму в незаконном завышении своих расходов.

Арбитры доводы контролеров отклонили. И пояснили свою позицию следующим. Путевые листы введены постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Из названия этого документа ясно, что оформлять их обязаны фирмы, которые оказывают транспортные услуги по перевозке и отправке грузов. *

В данном случае компания не занимается такой деятельностью. А арендованный автомобиль использует в качестве служебного транспорта для разъезда работников. Следовательно, оформлять путевые листы для подтверждения расходов на аренду не обязательно.

А вот у налоговиков на этот счет иное мнение. Они считают, что путевые листы заполнять нужно. В том числе и на арендованные автомобили. Поскольку именно «путевки» позволят определить, как регулярно используется транспорт, а также выявить маршрут его движения (письмо УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.1).

Поэтому, несмотря на данное решение суда, не исключено, что налоговики будут настаивать на наличии путевых листов и не принимать без них затраты. *

ЖУРНАЛ «УПРОЩЕНКА», № 1, ЯНВАРЬ 2014

2. Статья: Какие действия помогут вам грамотно списывать стоимость ГСМ

 

На заметку

Расходы на ГСМ можно не считать, если платить сотруднику компенсацию

Использовать в работе автомобили сотрудников можно по разным основаниям. Если заключен договор аренды, то обычно расходы на ГСМ возмещаются в полном объеме на основании авансовых отчетов сотрудника и учитывать их нужно по правилам, изложенным в статье. Однако некоторые работодатели платят сотрудникам компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях. Размер компенсации можно установить любой. Но вот учесть при УСН получится только сумму в пределах норм (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). А норма эта незначительна: 1200 либо 1500 руб. в месяц в зависимости от объема двигателя авто (постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92). Причем данная выплата уже включает в себя стоимость ГСМ, а также износ и технический ремонт автомобиля (п. 3 письма Минфина России от 21.07.92 № 57). Соответственно если вы платите компенсацию, то такой статьи расходов, как ГСМ, у вас в налоговом учете уже не будет.

Что касается бухгалтерского учета, то там размер компенсации нужно будет признавать в полном объеме в составе расходов по обычным видам деятельности (п. 7 и 8 ПБУ 10/99). *

ЖУРНАЛ «УПРОЩЕНКА», № 6, ИЮНЬ 2013

3. Статья: Грамотно со ставленный путевой лист подтвердит расходы на ГСМ

 

Когда путевые листы потребуются

Если у вас есть собственные автомобили либо вы их арендуете (например, у сотрудников), то постоянной статьей расходов станет стоимость горюче-смазочных материалов. Отметим, что «упрощенцы» вправе списывать стоимость бензина и другого топлива как затраты на содержание служебного транспорта (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Либо как материальные расходы (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). * Первый вариант учета целесообразнее выбирать, если автомашины собственные, а второй — если арендованные. Но в любом случае не будет ошибкой, если вы поступите по-другому.

 

Если у вас «упрощенка» с объектом доходы

Путевой лист - это первичный документ, поэтому его должны заполнять все «упрощенцы», имеющие служебный транспорт, независимо от объекта налогообложения. *

 

При этом расходы должны быть обоснованными (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ). А путевые листы как раз и подтвердят, что автомобиль использовался в служебных целях, а не для личных поездок работников. Обратите внимание: путевые листы нужны как профессиональным перевозчикам, так и другим компаниям, использующим в работе автомобили. *

По мнению налоговиков, путевые листы необходимы и в случае, когда поездки совершаются на арендованном авто (письмо УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.1). А вот суды, как правило, придерживаются иного мнения, особенно если речь идет об аренде транспорта с экипажем. Они ссылаются на постановление Госкомстата России от 28.11.97 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее — постановление № 78). В нем сказано, что путевой лист является первичным документом по учету работы автомобиля, на основании которого начисляется зарплата водителю. В случае аренды транспорта с экипажем машину водит сотрудник арендодателя и арендатор зарплату ему не выплачивает. Поэтому и оформлять путевые листы арендатору необязательно. Именно к такому выводу пришел ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 18.01.2008 № А56-15033/2007. *

 

ЖУРНАЛ «УПРОЩЕНКА», № 7, ИЮЛЬ 2012

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

Журнал Упрощенка

«Упрощенка» — бесплатный профессиональный сайт для малого бизнеса. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

  • • Новости для бухгалтеров на УСН
  • • Статьи по бухучету на УСН, отчетности в ФНС, зарплате
  • • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • • Бесплатная справочно-правовая система

Подарок за регистрацию — безлимитный доступ к сервису "Изменения для бухгалтеров". Очень нужен в мае!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль