Учет расходов, связанных с проживанием и питанием сотрудников в бухгалтерском учете

975

Вопрос

Строительная организация на УСН (6% доходы), для иностранных работников, занятых на производстве по трудовым договорам со сроком действия до года ( в соответствии с разрешением на работу), построило за счет собственных средств и своими силами временное сооружение для проживания иностранцев на арендованном участке земли (арендная плата 20 т.р. почти за 1,5 га). Помещение оборудовано всем необходимым: Кровати, шкафы, постельные, принадлежности, приборы отопления, душевые кабины, постирочная со стир. машиной. Подскажите, мы можем все эти расходы учесть при формировании баласа, как временное сооружение, общежитие. Без него мы просто тратили очень много денег на аренду жилья. Однако в трудовом договоре не закреплено, что мы обязаны обеспечивать таких работников жильём. И ещё один момент, таких работников кормят, т.е. раньше заказывали в кафе им комплексные обеды, а теперь готовят 3-х разовое питание на территории общежития. Поскажите, мы можем включать в авансовые отчеты суммы на продукты и питание? Повторюсь, что организация на УСН доходы. Деньги поступили - 6% сразу заплатили, налог на прибыль ни какого отношения к нам не имеет, только остро стоит проблема подотчетных сумм на руководителя в связи с такими вот тратами по организации рабочего процесса. Получается только могут быть налоги в ПФР и НДФЛ? Но если мы не выдаём еду по карточкам и персонифицировать порции нет возможности. А как быть с жильем? Помогите пожалуйста разобраться какие расходы мы можем включить в расходы, чтобы "закрыть" авансы выданные.

Ответ

Все расходы, связанные с проживанием и питанием иностранных сотрудников учитывайте в бухгалтерском учете на основании первичных документов. Учитывайте такие расходы на счете 91-2 в составе прочих расходов (абз. 18 п. 11 ПБУ 10/99, Инструкция к плану счетов). В конечном итоге обороты по дебету счета 91-2 «Прочие расходы» уменьшат чистую прибыль организации, формируемую на счете 99 «Прибыли и убытки». Принять решение о выделении денег на соответствующие расходы может руководитель организации, если он наделен соответствующими полномочиями. Если денежные средства выдаются под отчет, то учесть расходы нужно на основании правильно оформленного авансового отчета и приложенными оправдательными документами.

При организации питания сотрудников можно не удерживать НДФЛ и не начислять страховые взносы только в том случае, если нет способа определить личный доход каждого сотрудника, если способ распределить доходы существует, то организация должна их распределить, удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.

 

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» версия для упрощенки

1.Рекомендация: Как начислить и отразить в бухучете премию за счет чистой прибыли.

 

Ситуация: как отразить в учете начисление премий за счет нераспределенной прибыли текущего года (полученной по итогам квартала, полугодия, девяти месяцев)

Учитывайте такие премии на счете 91-2 в составе прочих расходов (абз. 18 п. 11 ПБУ 10/99, Инструкция к плану счетов). В конечном итоге обороты по дебету счета 91-2 «Прочие расходы» уменьшат чистую прибыль организации, формируемую на счете 99 «Прибыли и убытки». *

Премии за счет нераспределенной прибыли на счете 84 «Нераспределенная прибыль» сразу учитывать нельзя, поскольку итоги по этому счету подводятся в конце года (Инструкция к плану счетов (счет 84, счет 99), письмо Минфина России от 23 августа 2002 г. № 04-02-06/3/60).

Для выплаты премии за счет прибыли текущего года разрешения учредителей (участников, акционеров), как правило, не требуется. Принять решение о выделении денег может руководитель организации, если он наделен соответствующими полномочиями* (п. 2 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, подп. 4 п. 3 ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ).

Например, в ООО полномочия руководителя определяются уставом, внутренними документами организации, договором, заключенным между руководителем и обществом (п. 4 ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ).

Для принятия решения о расходовании прибыли текущего года руководителю достаточно издать приказ. *

Если руководитель не наделен полномочиями принимать подобные решения (например, в уставе общества прописано, что такие вопросы относятся к исключительной компетенции общего собрания участников (акционеров) или совета директоров), то такие решения принимаются собственниками организации (советом директоров). Это следует из подпункта 4 пункта 3 статьи 40, пункта 2.1 статьи 32, пункта 1 статьи 33 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, пункта 1 статьи 48, пункта 1 статьи 65, пункта 2 статьи 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ.

 

С.В. Разгулин

заместитель директора департамента налоговой

и таможенно-тарифной политики Минфина России

2.Рекомендация: Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо.

 

Отчет по подотчетным суммам

В коммерческих организациях

В течение трех дней со дня окончания срока, на который выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан отчитаться по ним (п. 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). Для этого он должен представить в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1 (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55), если применение унифицированных форм утверждено руководителем, или по форме, разработанной организацией самостоятельно и утвержденной руководителем. При этом в документе должны содержаться все обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. *

 

 

Проверка авансового отчета

При поступлении авансового отчета заполните в нем расписку (отрывная часть отчета) о том, что отчет принят к проверке, и передайте ее сотруднику.

Проверьте авансовый отчет, оформленный сотрудником. Для этого убедитесь, что соблюдены два условия.

Во-первых, проконтролируйте целевое расходование денег. Для этого обратитесь к документу, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм (расходный кассовый ордер, приказ, заявление и т. д.), и посмотрите, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Затем сравните цель с результатом согласно документам, которые сотрудник приложил к своему отчету. Если они совпадают, значит, сотрудник использовал деньги по целевому назначению. *

Во-вторых, убедитесь в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверьте правильность их оформления и подсчет сумм.

Если сотрудник расплатился наличными, подтверждением расходов могут быть кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру или бланк строгой отчетности. А при расчетах по банковской карте – оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов. Суммы, израсходованные сотрудником согласно отчету, должны соответствовать суммам, указанным в платежных документах. *

Ситуация: можно ли принять в качестве подтверждения расходов подотчетного лица только квитанцию к приходному кассовому ордеру (без чека ККТ)

Да, можно.

Сотрудник может приложить к авансовому отчету квитанцию к приходному кассовому ордеру, которую выдал контрагент (без чека ККТ). Такой документ тоже является подтверждением того, что сотрудник понес наличные расходы.

Налоговые инспекторы часто требуют, чтобы к авансовому отчету был приложен именно кассовый чек как основной оправдательный документ (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 12 августа 2003 г. № 29-12/44158). Но это требование нормами законодательства не подтверждено. Кассовый ордер формы № КО-1 является одной из форм первичной учетной документации. Поэтому квитанция, оформленная к нему, – такой же оправдательный документ, как и кассовый чек. Этот вывод подтверждает и арбитражная практика (см., например, постановление ФАС Московского округа от 9 декабря 2005 г. № КА-А40/12227–05).

Документальное подтверждение покупок

Помимо платежных документов к авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие покупку. Например, это могут быть товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д.

Ситуация: можно ли принять авансовый отчет сотрудника по приобретению материалов, если к нему приложен только кассовый чек (без товарного чека)

Да, можно.

Но для этого нужно самостоятельно оформить дополнительный документ, подтверждающий поступление ценностей (см., например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 25 февраля 2004 г. № Ф04/953-206/А45-2004).

В коммерческих организациях

Например, при поступлении материалов (без документов от поставщика) можно составить акт о приемке материалов по форме, утвержденной руководителем организации, или по форме № М-7 (ф. 0315004) (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а).

Необходимость составления такого документа объясняется тем, что кассовый чек подтверждает только сумму, которую израсходовал сотрудник. На его основании нельзя принять приобретенные через сотрудника ценности к учету. Кассовый чек не содержит такого обязательного реквизита первичного документа, как подписи ответственных лиц (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

 

 

С.В. Разгулин

заместитель директора департамента налоговой

и таможенно-тарифной политики Минфина России

3.Статья: Условия, при которых бесплатное питание работников не облагается взносами.

 

Реквизиты решения:

Определение ВАС РФ от 09.09.2013 № ВАС-11907/13

Компания организовала для своих работников бесплатное питание. Стоимость обедов не учитывалась при определении базы по страховым взносам. Управление Пенсионного фонда нашло в этом факте нарушение. И доначислило страховые взносы, а также пени и штрафы за несвоевременную уплату. Взносы были распределены по работникам на основании общей стоимости обедов и табеля учета рабочего времени. Более точно высчитать взносы для уплаты за каждого сотрудника не представлялось возможным, так как работодатель не вел учет того, кто сколько съел.

 

Цена вопроса:

62 725,2 руб. вместе с пенями и штрафами

Судьи отметили, что объектом обложения страховыми взносами являются все выплаты, произведенные в рамках трудовых отношений, например доходы в натуральной форме, а не только зарплата. Поэтому, по идее, бесплатные обеды должны облагаться страховыми взносами. Но при определении облагаемой базы по страховым взносам должны учитываться только выплаты (в том числе в натуральной форме), которые образуют материальную выгоду у каждого конкретного физического лица. Ведь страховые взносы — вещь персонализированная.

В рассмотренном примере установить действительную экономическую (материальную) выгоду конкретного работника не представляется возможным. А раз так, начисление страховых взносов неправомерно. *

 

Журнал «Упрощенка» № 1, Январь 2014

4.Статья: Если питание работникам предоставляется по котловому принципу.

 

* Письмо Минфина России от 18 апреля 2012 г. № 03-04-06/6-117.

 

Как определить доход работника

Доход конкретного работника за шведским столом не поддается определению. Ведь установить, сколько съел каждый работник, достаточно сложно. Поэтому не может быть исчислен и налог на доходы физлиц. В поддержку данной позиции можно сослаться на статью 41 Налогового кодекса РФ. В ней сказано, что доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить. Об этом же – в пункте 8 информационного письма Президиума ВАС РФ от 21 июня 1999 г. № 42 (хотя оно касается разъяснений по подоходному налогу). Одновременно арбитры сочли необходимым исчисление налога при систематическом получении дохода (ежедневном питании).

Это придется делать и когда организация прописывает предоставление работнику питания как часть его заработной платы в трудовом договоре с ним.

Тогда работники получают доходы в натуральной форме (п. 1 ст. 210, п. 1 и подп. 3 п. 2 ст. 211 Налогового кодекса РФ). Поэтому хозяйство обязано установить для целей налогообложения цену обедов (сделки с работником), фактически потребленных человеком. Минфин России (в письме от 18 апреля 2012 г. № 03-04-06/6-117) предлагает рассчитать налоговую базу для каждого налогоплательщика на основе общей стоимости предоставляемого питания и данных из табеля учета рабочего времени.

В расчет принимаются только работники, согласившиеся пользоваться шведским столом.

Аналогичная позиция уже была отражена в письме Минфина России от 19 июня 2007 г. № 03-11-04/2/167.

Разъяснения Минфина России являются обязательными для налоговых органов, но только если они официальные (подп. 5 п. 1 ст. 32, п. 1 ст. 34.2 Налогового кодекса РФ).

Важно запомнить

Даже если питание организовано по принципу «шведский стол», чиновники настаивают на том, что в этом случае стоимость питания в расчете на каждого человека нужно включить в его налогооблагаемый доход и соответственно удержать с этой суммы НДФЛ. *

 

Журнал «Учет в сельском хозяйстве» № 6, Июнь 2012

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

Журнал Упрощенка

«Упрощенка» — бесплатный профессиональный сайт для малого бизнеса. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

  • • Новости для бухгалтеров на УСН
  • • Статьи по бухучету на УСН, отчетности в ФНС, зарплате
  • • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • • Бесплатная справочно-правовая система

Подарок за регистрацию — безлимитный доступ к сервису "Изменения для бухгалтеров". Очень нужен в мае!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль