Может ли использовать индивидуальный предприниматель при оформлении кассовых документов факсимиле

269

Вопрос

Подскажите, пожалуйста, может ли использовать ИП при оформлении кассовых документов факсимиле.

Ответ

Заверять первичные документы факсимильной подписью нельзя.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

версия для коммерчески х организаций

1. БИБЛИОТЕКА ЖУРНАЛА «ГЛАВБУХ». КАК ДОЛЖНА ИЗМЕНИТЬСЯ ВАША ПЕРВИЧКА ИЗ-ЗА НОВЫХ ПРАВИЛ

1.4. Можно ли заверять первичку факсимильными подписями

Подпись ответственного сотрудника – это обязательный реквизит любого первичного документа. Но о том, что эта подпись может быть факсимильной*, в Федеральном законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ ничего не говорится.

Так что безопаснее учитывать позицию налоговиков, которые уже давно считают, что на первичных документах не должно быть факсимиле. Пример тому – письмо ФНС России от 23 сентября 2008 г. № 3-1-11/469@. И с тех пор позиция чиновников на этот счет никоим образом не изменилась.

Причем мы не советуем вам рисковать, даже если ваша компания готова потом судиться с контролерами. Дело в том, что судьи высказывают схожее мнение (постановление Президиума ВАС РФ от 27 сентября 2011 г. № 4134/11).*

Правда, в этом постановлении речь шла о счетах-фактурах. Однако в своих выводах судьи упомянули бухучет. А именно: что в бухучете, как и в налоговом законодательстве, не предусмотрена возможность проставлять факсимиле. Поэтому нижестоящие судьи стали учитывать эту позицию в спорах по поводу первички. Пример – постановление ФАС Московского округа от 14 ноября 2012 г. № А41-42687/11.

Контрагент упорно ставит факсимиле и отказываются выдать первичку по всем правилам? В этом случае наиболее безопасный вариант – не учитывать расходы по таким сделкам. Если же цена вопроса велика и ваша компания готова судиться с налоговиками, хотя бы зафиксируйте договоренность об использовании факсимиле в контракте. Или в дополнительном соглашении к договору. Так предусмотрено в пункте 2 статьи 160 Гражданского кодекса РФ. Возможно, судьи учтут наличие такого соглашения и примут решение в пользу компании.

2. Статья: Какие бумаги можно подписыватьфаксимильной подписью, а какие нет

В. А. Синицина, эксперт журнала «Упрощенка»

Наверное, каждый сталкивался с ситуацией, когда необходимо срочно подписать документы, а руководителя нет на месте. В такой ситуации поможет факсимиле. С его помощью вы можете воспроизводить собственноручную подпись должностного лица. Однако использовать факсимиле бесконтрольно нельзя. Руководитель должен издать приказ и утвердить перечень лиц, имеющих право доступа к факсимиле, а также правила его использования. Кроме того, проставлять факсимиле можно далеко не всегда. Разберемся, какие документы разрешено подписывать факсимильной подписью, а какиенет.

Памятка

Гражданско-правовые договоры и счета на оплату можно подписыватьфаксимильной подписью, если вы с контрагентом заключили соглашение о ее использовании.

Договоры и счета на оплату можно подписывать факсимильной подписью, но при условии, что стороны заключили соглашение о ее использовании ( п. 2 ст. 160 ГК РФ ). Соглашение можно составить как для всех договоров, заключаемых с определенным контрагентом, так и для конкретного договора. А чтобы ни у кого не осталось сомнений, что согласие по поводу факсимиле достигнуто, стороны должны лично подписать соответствующее соглашение. Его фрагмент мы привели на рис. 1.

Рисунок 1. Выдержка из соглашения об использовании факсимильной подписи на договорах

Суть вопроса

Нельзя ставить факсимильные подписи на доверенностях, актах, накладных и иных первичных документах.

Доверенность на получение товаров и материалов, а также на совершение сделки должна быть подписана лично руководителем или иным уполномоченным лицом. Дело в том, что в Гражданском кодексе нет положения, которое бы разрешало использовать на доверенности факсимильную подпись. А значит, подписывать доверенность с помощью факсимиле нельзя. Кстати, образец подписи доверенного лица также должен быть оригинальным. К такому же выводу приходят и судьи ( постановление ФАС Уральского округа от 05.04.2010 № Ф09-2085/10-С3 ).

Первичные документы подписывают должностные лица, ответственные за совершение хозяйственных операций. При этом в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ не уточняется, должна ли подпись на документе быть подлинной, или возможно использовать факсимиле. Получается, налоговое и бухгалтерское законодательство прямо не предусматривает возможность ставить на актах, накладных и другой «первичке» подписи посредством факсимиле. В связи с этим налоговики часто не признают расходы, подтвержденные документами с факсимильной подписью, считая, что они не соответствуют пункту 1 статьи 252 НК РФ.* А вот суды не столь категоричны, и пример тому — постановление ФАС Северо-Западного округа от 23.04.2008 № А56-13616/2007 . В нем отмечено, что расходы можно считать документально подтвержденными, даже если акты выполненных работ содержат факсимильную подпись должностных лиц. Ведь эти подписи заверены оттиском печати организации.

Журнал «Упрощенка» № 9, сентябрь 2012

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

Журнал Упрощенка

«Упрощенка» — бесплатный профессиональный сайт для малого бизнеса. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

  • • Новости для бухгалтеров на УСН
  • • Статьи по бухучету на УСН, отчетности в ФНС, зарплате
  • • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • • Бесплатная справочно-правовая система

Подарок за регистрацию — безлимитный доступ к сервису "Изменения для бухгалтеров". Очень нужен в мае!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль