Обязательно ли ведение путевых листов для УСН

789

Вопрос

Является ли ведение путевых листов обязательным для УСН-доходы? Машина на балансе организации. Пользуется только директор (он же единственный учредитель). Возможные штрафные санкции и размер?

Ответ

  При решении Вашего вопроса следует указать, что расходы общества на УСН (доходы), действительно, не влияют на расчет базы по налогу. Однако, с 2013 года организации, применяющие упрощенку, обязаны вести бухучет на общих основаниях (ст. 2 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Бухгалтерский учет хозяйственных операций ведется на основании первичных документов.
Каждый факт хозяйственной жизни должен быть подтвержден первичным документом. Нельзя принимать к учету документы, которыми оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни (в т. ч. по мнимым и притворным сделкам). Об этом сказано в части 1 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

 

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ). Для подтверждения используются путевые листы. На их основании составляется акт о списании ГСМ.
Компании, которые не являются автотранспортными предприятиями, могут не использовать унифицированную форму путевого листа, а разрабатывать собственную ( письмо Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129, письмо Минфина России от 25 августа 2009 г. № 03-03-06/2/161). Применение нетиповых путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008). 
Отсутствие (непредставление) первичных документов является правонарушением (ст. 106 НК РФ, ст. 2.1 КоАП РФ), за которое предусмотрена налоговая и административная ответственность (информацию см. в файле ответа).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» и в документе, который Вы можете найти в закладке «Правовая база»

1. ПРИКАЗ МИНТРАНСА РОССИИ от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»

 

II. Обязательные реквизиты путевого листа

3. Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:*

1) наименование и номер путевого листа;

2) сведения о сроке действия путевого листа;

3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

4) сведения о транспортном средстве;*

5) сведения о водителе.*

4. Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день - даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.*

5. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:

1) для юридического лица - наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона;

2) для индивидуального предпринимателя - фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона.

6. Сведения о транспортном средстве включают:*

1) тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того - модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;

2) государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;

3) показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);

4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку.*

7. Сведения о водителе включают:

1) фамилию, имя, отчество водителя;

2) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.*

8. На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.

2. Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ за наличные

 

Путевой лист

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ). Для подтверждения используйте путевые листы.

Организация может использовать:*
– унифицированные формы;
– самостоятельно разработанные путевые листы (см., например, упрощенную форму путевого листа легкового автомобиля).

Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Приведенные в нем формы обязательны лишь для автотранспортных организаций. Однако и остальные организации при эксплуатации грузовых и легковых автомобилей могут использовать путевой лист в качестве одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение ГСМ (письмо Минфина России от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354).

Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице.

Организации вправе самостоятельно разработать бланки путевых листов (письмо Минфина России от 25 августа 2009 г. № 03-03-06/2/161). Применение нетиповых путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).*

Форму путевого листа решили разработать самостоятельно? Тогда проверьте, чтобы в ней были все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. В частности, это номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и другие. Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности организации.

Плюс ко всему такой бланк должен отвечать и остальным требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

 

Ситуация: с какой периодичностью нужно оформлять путевой лист автомобиля*

На автотранспортных предприятиях путевые листы действительны в течение одного дня (смены). Поэтому оформлять такие документы нужно ежедневно. На более длительный срок они выдаются только при командировках. Тогда водитель самостоятельно записывает подробный маршрут с указанием соответствующих дат. Это следует из раздела 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

Организации, которые не относятся к автотранспортным, оформляют путевые листы с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ, но не реже одного раза в месяц (п. 10 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152, письмо Минфина России от 30 ноября 2012 г. № 03-03-07/51).*

 

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

3. Ситуация: Какие налоги (взносы) нужно начислить (удержать), если организация возместит подотчетному лицу расходы при отсутствии оправдательных документов

На расчет налога на прибыль, единого налога при упрощенке и ЕНВД возмещение сотруднику подотчетных сумм при отсутствии оправдательных документов не влияет (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 346.14, п. 1 ст. 346.29 НК РФ).

С подотчетных сумм, возмещаемых сотруднику, удержите НДФЛ. Такие выплаты при отсутствии оправдательных документов расцениваются как его доход, то есть являются источником экономической выгоды (ст. 41, 209 НК РФ, письма УФНС России по г. Москве от 12 октября 2007 г. № 28-11/097861, от 27 марта 2006 г. № 28-11/23487). Эту позицию поддерживают и арбитражные суды (см., например, постановления Президиума ВАС РФ от 5 марта 2013 г. № 13510/12, ФАС Западно-Сибирского округа от 14 ноября 2005 г. № Ф04-8038/2005(16759-А27-25), Уральского округа от 2 мая 2006 г. № Ф09-2757/06-С2).*

Следует отметить, что ранее некоторые суды принимали противоположные решения по данному вопросу (см., например, определение ВАС РФ от 9 июня 2008 г. № 7332/08, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 5 мая 2009 г. № А33-6849/2008-Ф02-1857/2009, Уральского округа от 20 февраля 2008 г. № Ф09-516/08-С2, Северо-Западного округа от 5 октября 2007 г. № А26-8862/2006-28). Судьи аргументировали свою позицию тем, что подотчетные суммы, израсходованные сотрудником на хозяйственные нужды организации, не остаются в его распоряжении. Следовательно, не признаются его доходом для целей главы 23 Налогового кодекса РФ и не облагаются НДФЛ. Однако с выходом постановления Президиума ВАС РФ от 5 марта 2013 г. № 13510/12 арбитражная практика станет единообразной. В дальнейшем при принятии решений суды будут руководствоваться позицией ВАС РФ, в соответствии с которой подотчетные суммы, не подтвержденные оправдательными документами, являются доходом сотрудника.

При решении вопроса о начислении обязательных страховых взносов нужно учитывать следующее. С одной стороны, возмещаемые подотчетному лицу суммы – это не вознаграждение за выполненное задание, а компенсация понесенных им расходов. По смыслу части 1 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и пункта 1 статьи 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ на такие выплаты не начисляются как страховые взносы, так и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Вместе с тем, при проверке контролирующие ведомства могут расценить их как выплату в пользу сотрудника (скрытые вознаграждения, неофициальная зарплата). А значит, подотчетные суммы организация должна будет включить в расчетную базу по страховым взносам (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ). В сложившейся ситуации организации следует самостоятельно принять решение по вопросу начисления страховых взносов на суммы компенсации расходов, не подтвержденных оправдательными документами. Официальных разъяснений Минздравсоцразвития России по данному вопросу нет. Арбитражная практика по данному вопросу пока не сложилась.*

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

4. Рекомендация: Как организовать документооборот в бухгалтерии

 

Внимание: отсутствие (непредставление) первичных документов является правонарушением (ст. 106 НК РФ, ст. 2.1 КоАП РФ), за которое предусмотрена налоговая и административная ответственность.

Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухгалтерского и налогового учета признается грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов. Ответственность за него предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса РФ.*

Если такое нарушение было допущено в течение одного налогового периода, инспекция вправе оштрафовать организацию на сумму 10 000 руб. Если нарушение обнаружено в разных налоговых периодах, размер штрафа увеличится до 30 000 руб.

Нарушение, которое привело к занижению налоговой базы, повлечет за собой штраф в размере 20 процентов от суммы каждого неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

Кроме того, по заявлению налоговой инспекции суд может применить к должностным лицам организации (например, к ее руководителю) административную ответственность в виде штрафа на сумму:

  • от 300 до 500 руб. за непредставление первичных документов, необходимых для налогового контроля (ч. 1 ст. 23.1, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ);
  • от 2000 до 3000 руб. за несоблюдение порядка и сроков хранения первичных документов (ч. 1 ст. 23.1, ст. 15.11 КоАП РФ).

В каждом конкретном случае виновный в правонарушении устанавливается индивидуально. При этом суды исходят из того, что руководитель отвечает за организацию бухучета, а главный бухгалтер – за его правильное ведение и своевременное составление отчетности (п. 24 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18). Поэтому субъектом такого правонарушения обычно признается главный бухгалтер (бухгалтер с правами главного). Руководитель организации может быть признан виновным:

 

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

Журнал Упрощенка

«Упрощенка» — бесплатный профессиональный сайт для малого бизнеса. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

  • • Новости для бухгалтеров на УСН
  • • Статьи по бухучету на УСН, отчетности в ФНС, зарплате
  • • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • • Бесплатная справочно-правовая система

Подарок за регистрацию — безлимитный доступ к сервису "Изменения для бухгалтеров". Очень нужен в мае!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль