Что такое номенклатура дел

976

Вопрос

Нужен образец номенклатуры дел отдела кадров

Ответ

Номенклатура дел – один из основных документов, который должен быть разработан в организации. В нем содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести, кто с ними должен работать, где и в течение какого времени они должны храниться. Направляем Вам примерный образец номенклатуры дел кадровой службы.

 

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух версии для коммерческих организаций :

1. Рекомендация: Как составить номенклатуру дел в кадровой службе

Что такое номенклатура дел

Номенклатура дел – один из основных документов, который должен быть разработан в организации. В нем содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести, кто с ними должен работать, где и в течение какого времени они должны храниться.*

Номенклатура дел разрабатывается для того, чтобы:

  • вести учет дел, заведенных в течение года в организации и в ее структурных подразделениях;
  • формировать дела (обеспечивать порядок при подшивке документов в дела);
  • вести индексацию дел;
  • обеспечить поиск документов.

Порядок составления номенклатуры дел описан в пункте 3.2.5 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Обычно номенклатура дел составляется в качестве единого документа для всей организации. При этом она включает в себя номенклатуры отдельных подразделений. Например, канцелярии, секретариата, финансового отдела, административного отдела, кадровой службы.

Виды номенклатур

Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и индивидуальную.

Типовая номенклатура дел предусматривает обязательный перечень дел, которые заводятся в однотипных организациях. Как правило, типовая номенклатура разрабатывается в учреждениях, которые имеют широкую сеть подведомственных организаций.*

Примерная номенклатура дел сходна по назначению с типовой номенклатурой. Она также разрабатывается для однотипных организаций, однако имеет только рекомендательный характер.* Это означает, что подведомственным предприятиям дано право самим решать, принимать ли документ в качестве образца или разрабатывать свою схему делопроизводства.

В каждой организации разрабатывается индивидуальная номенклатура дел. При этом заголовки дел и сроки хранения документов полностью переносятся в нее из типовой или примерной номенклатуры. Если у организации нет типовой или примерной номенклатуры дел, индивидуальную номенклатуру она разрабатывает самостоятельно.

Такие виды номенклатуры дел предусмотрены в пункте 3.2.5.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

 

Разработка и утверждение

Номенклатуру дел нужно разработать и утвердить в организации в конце каждого календарного года, а в действие ввести с января очередного года. За разработку номенклатуры отвечает, как правило, служба делопроизводства организации (канцелярия, секретариат). Главная задача должностного лица, возглавляющего это структурное подразделение, собрать со всех отделов организации части будущей единой номенклатуры, обобщить их, внести необходимые изменения и придать документу установленную форму.* Затем документ нужно согласовать с экспертной комиссией компании и с архивной службой (экспертная комиссия создается в организации для определения ценности документа и состоит, как правило, из штатных сотрудников). После того как проект номенклатуры дел получит одобрение специалистов, свою подпись на нем должен поставить руководитель службы делопроизводства. В окончательном варианте документ должен утвердить руководитель организации, проставляя на нем гриф утверждения.

Такой порядок установлен в пункте 3.2.5.3 и абзаце 2 пункта 3.2.5.5 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Основные разделы

Номенклатура дел, которую должен разработать отдел кадров, – это часть единой номенклатуры дел организации. Составлять ее нужно по тем же правилам, что и единую номенклатуру. Форма номенклатуры дел приведена в приложении 8 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Она состоит из пяти основных разделов:

  • раздел № 1 – индекс дела;
  • раздел № 2 – заголовок дела (тома, части);
  • раздел № 3 – количество дел (томов, частей);
  • раздел № 4 – срок хранения дела (тома, части) и номер статьи по перечню;
  • раздел № 5 – примечание.*

Особенности заполнения отдельных разделов номенклатуры дел приведены в пункте 3.2.5.4 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Графы заполните в следующей последовательности – № 1, № 2, № 4, № 5. Данные в графу № 3 занесите в последнюю очередь, а именно в конце календарного года, когда станет известно точное количество единиц хранения (томов, папок, книг, журналов).

Пример оформления номенклатуры дел кадровой службы

В организации «Альфа» разработана номенклатура дел на 2011 год.*

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Номенклатура дел (фрагмент)

«Альфа»
ИНН 7708123456, КПП 770801001, ОКПО 98756423

полное наименование организации, идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО)

УТВЕРЖДАЮ
Директор«Альфа»
                          А.В. Львов
31.12.2010

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ«Альфа»

на 2011 год

г. Москва                                                                                                                                   31.12.2010

Индекс
дела

Заголовок дела

Кол-
во
ед.
хр.

Срок хранения
и № статей
по перечню,
утвержденному
приказом
Минкультуры
России от 25 августа
2010 г. № 558

Примечание

1

2

3

4

5

...

05 отдел кадров

05-01

Директивные документы и
инструктивные письма
государственных органов и
вышестоящих организаций
по вопросам работы с
кадрами

 

До минования
надобности,
ст. 1 «б»

 

05-02

Положение об отделе кадров.
Копия

 

Постоянно, ст. 50

После замены новыми.

Подлинник в службе
ДОУ

05-03

Индивидуальные
должностные инструкции
сотрудников

 

75 лет, ЭПК, ст. 77

 

05-04

Правила трудового
распорядка

 

1 год, ст. 773

После замены новыми

05-05

Приказы руководителя
организации по основной
деятельности

 

Постоянно,
ст. 19

Приказы, присланные
для сведения, – до
минования надобности

05-06

Приказы руководителя
организации по личному
составу

 

75 лет, ЭПК,
ст. 19

Приказы об отпусках,
дежурствах,
взысканиях,
краткосрочных
внутрироссийских
командировках – 5 лет

05-07

Штатное расписание
организации (утвержденное)
и изменения к нему

 

Постоянно, ст. 71

При разработке
в отделе кадров

05-08

Штатные расстановки

 

75 лет, ст. 74

 

05-09

Статистическая
отчетность

 

Постоянно, ст. 467

 

05-10

Протоколы заседаний
аттестационных
квалификационных комиссий
(отзывы, справки,
аттестационные листы)

 

15 лет, ЭПК, ст. 696

 

05-11

Документы, являющиеся
основанием для приказов
по личному составу
(заявления, справки,
докладные записки и т. д.)

 

5 лет, ст. 665

 

05-12

Личные карточки
работников

 

75 лет, ЭПК, ст. 658

 

05-13

Трудовые договоры

 

75 лет, ЭПК, ст. 657

 

05-14

Книга учета приема,
перемещения, увольнения
сотрудников

 

75 лет, ст. 695 «а»

 

05-15

Трудовые книжки

 

До востребования,
ст. 664

Невостребованные – не
менее 75 лет

05-16

График отпусков

 

1 год, ст. 693

 

05-17

Журнал учета сотрудников,
направляемых в
командировки

 

5 лет, ст. 695 «з»

 

05-18

Журнал учета
военнообязанных

 

3 года, ст. 695«е»

После увольнения

05-19

Журнал учета отпусков

 

3 года, ст. 695 «ж»

 

05-20

Журнал учета личных
карточек

 

75 лет, ст. 695 «б»

 

05-21

Журнал учета трудовых
договоров

 

75 лет, ст. 695 «б»

 

05-22

Книга учета и движения
трудовых книжек и
вкладышей в них

 

75 лет, ст. 695 «в»

 

05-23

Журнал учета выдачи
справок

 

5 лет, ст. 695 «д»

 

05-24

Журнал учета выдачи
командировочных
удостоверений

 

5 лет, ст. 695 «к»

 

05-25

Переписка о награждении
сотрудников, присвоении
почетных званий,
присуждении премий

 

5 лет, ЭПК, ст. 742

 

05-26

Переписка об оформлении
командировок

 

5 лет, ст. 687

Для
загранкомандировок –
10 лет, ЭПК

05-27

       

05-28

       

...

       
         

*   Так выделена   часть   материала, которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

Журнал Упрощенка

«Упрощенка» — бесплатный профессиональный сайт для малого бизнеса. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

  • • Новости для бухгалтеров на УСН
  • • Статьи по бухучету на УСН, отчетности в ФНС, зарплате
  • • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • • Бесплатная справочно-правовая система

Подарок за регистрацию — безлимитный доступ к сервису "Изменения для бухгалтеров". Очень нужен в мае!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль