Отправление командировку внештатного сотрудника

5449

Вопрос

У предприятия возникла необходимость направить в командировку лицо, не состоящее в штате организации. Можно ли это сделать? Как выгоднее для предприятия это сделать, какой договор оформить с физ.лицом, какие налоги придется платить предприятию

Ответ

Направить в командировку можно только штатного сотрудника компании, то есть того сотрудника, с которым заключен трудовой договор.

Если Вы хотите направить  в служебную поездку сотрудника, с которым заключен гражданско-правовой договор, компенсацию расходов, связанную с поездкой, включите в общую сумму вознаграждения по договору. В этом случае всю сумму выплаченного вознаграждения по договору ГПД можно учесть в расходах при расчете единого налога по УСН.

При этом со всей суммы вознаграждения по договору ГПД нужно удержать НДФЛ и начислить страховые взносы в ПФР и ФФОМС.

Если компенсация расходов (проезд, проживание и т.д.)  внештатного сотрудника будет оплачиваться отдельно от суммы вознаграждения по договору ГПД, учесть такие расходы при расчете единого налога по УСН нельзя.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах рекомендаций «Системы Главбух».

1.Рекомендация: Кого можно направить в командировку

В командировку можно направить только штатного сотрудника, с которым заключен трудовой договор (ст. 166 ТК РФ).

Если сотрудник работает по гражданско-правовому договору (например, по договору подряда или возмездного оказания услуг), то его отношения с организацией трудовое законодательство не регулирует (ст. 11 ТК РФ). Он не признается штатным сотрудником, поэтому гарантии и компенсации, предусмотренные Трудовым кодексом РФ (в т. ч. и связанные с командировкой), на него не распространяются. Условия служебных поездок таких сотрудников должны быть прописаны в договоре.*

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

2.Рекомендация: Как оплатить служебные поездки внештатного сотрудника и отразить расходы на такие поездки в бухучете и при налогообложении

Если человек работает по гражданско-правовому договору (например, по договору подряда или возмездного оказания услуг), то его отношения с организацией трудовое законодательство не регулирует (ст. 11 ТК РФ). Он не признается штатным сотрудником, поэтому гарантии и компенсации, предусмотренные Трудовым кодексом РФ (в т. ч. и связанные с командировкой), на него не распространяются. Условия служебных поездок таких сотрудников должны быть прописаны в договоре.

Компенсируемые расходы

По аналогии с командировочными расходами, которые возмещаются штатным сотрудникам, гражданам, работающим по гражданско-правовым договорам, можно компенсировать:*

  • стоимость проезда и найма жилья;
  • другие расходы, предусмотренные договором (оплату услуг связи, аренду оргтехники, транспорта и т. п.).

Заключая гражданско-правовой договор, можно предусмотреть один из трех вариантов:*

  • компенсация расходов, связанных с поездкой, включается в общую сумму вознаграждения (т. е. выплачивается в составе вознаграждения по гражданско-правовому договору);
  • компенсация расходов, связанных с поездкой, выплачивается отдельно;
  • организация оплачивает все или часть расходов, связанных с исполнением гражданско-правового договора, минуя исполнителя (например, напрямую перечисляет деньги гостинице, в которой будет проживать внештатный сотрудник, направленный в служебную поездку).

Это следует из положений статьи 421 Гражданского кодекса РФ.

НДФЛ

Если компенсация расходов, связанных с поездкой, включается в общую сумму вознаграждения, НДФЛ удержите со всей суммы выплат по договору.* Такой вывод следует из пункта 1 статьи 210 Налогового кодекса РФ.

Об особенностях удержания НДФЛ в случаях, если компенсация расходов выплачивается отдельно или если организация оплачивает работы (услуги), связанные с поездкой внештатного сотрудника, за него (напрямую сторонним организациям), см. С каких выплат удерживать НДФЛ.

Получая вознаграждение по гражданско-правовому договору на выполнение работ (оказание услуг), человек имеет право на профессиональный налоговый вычет по НДФЛ, предусмотренный пунктом 2 статьи 221 Налогового кодекса РФ. Организация как налоговый агент обязана предоставить такой вычет по заявлению сотрудника на сумму фактически понесенных и документально подтвержденных расходов, непосредственно связанных с исполнением гражданско-правового договора.* К числу таких затрат, в частности, могут относиться расходы на проживание, проезд, получение визы и т. п. Вместе с тем, сумма расходов на питание при служебных поездках внештатного сотрудника в состав профессионального налогового вычета не включается, поскольку непосредственно не связана с оказанием услуг (выполнением работ) в рамках гражданско-правового договора. Аналогичная точка зрения отражена в письме Минфина России от 5 сентября 2011 г. № 03-04-05/8-633.

По общему правилу исполнители, получающие доходы от выполнения работ (оказания услуг) по договорам гражданско-правового характера, могут получить профессиональный налоговый вычет при выполнении двух условий:

  • человек фактически понес расходы;
  • эти расходы документально подтверждены.

Такой порядок следует из пункта 2 статьи 221 Налогового кодекса РФ.

Следовательно, затраты, связанные с поездкой внештатного сотрудника, могут войти в состав профессионального налогового вычета, если компенсация таких затрат включается в общую сумму вознаграждения.*

Если компенсация расходов на поездку выплачивается человеку отдельно и организация удерживает с этой суммы НДФЛ, то соответствующие затраты также включаются в состав профессионального налогового вычета.

Ведь в перечисленных случаях внештатный сотрудник сам оплачивает расходы на поездку (и может представить соответствующие документы), а организация только возмещает ему его затраты.

Если же организация оплачивает расходы, связанные с поездкой, минуя исполнителя (напрямую сторонним организациям), то внештатный сотрудник не сможет документально подтвердить затраты на эту поездку. Поэтому такие расходы в состав профессионального налогового вычета не войдут.

Страховые взносы

Взносы обязательного страхования могут начисляться на компенсацию расходов по служебной поездке при условии, что такая компенсация учтена в общей сумме вознаграждения внештатного сотрудника

В этом случае взносы на обязательное пенсионное (медицинское) страхование рассчитайте со всей суммы выплат (ч. 1 ст. 1, ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Взносы на обязательное социальное страхование начислять не нужно (п. 2 ч. 3 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на сумму вознаграждения нужно начислить только в том случае, если это предусмотрено гражданско-правовым договором (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).* Подробнее о начислении взносов на вознаграждения по гражданско-правовым договорам см. Как начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование на выплаты по гражданско-правовым договорам и договорам о передаче авторских прав.

Суммы, которые организация выплачивает сотруднику в качестве компенсации его расходов, возникших в связи с выполнением работ (оказанием услуг) по гражданско-правовому договору, не облагаются взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, а также взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. К таким расходам относится и компенсация затрат на служебные поездки внештатного сотрудника. При этом соответствующие расходы должны быть документально подтверждены.* Аналогичные выводы следуют из подпункта «ж» пункта 2 части 1 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, подпункта 2 пункта 1 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ и подтверждаются пунктом 6 письма Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 2538-19.

Если же организация оплачивает расходы, связанные с поездкой, минуя внештатного сотрудника (напрямую сторонним организациям), то последний не сможет документально подтвердить затраты на эту поездку. Данная выплата рассматривается как оплата за сотрудника работ (услуг), а не как компенсация его расходов. Такая оплата не содержится в закрытых перечнях сумм, не облагаемых страховыми взносами (в т. ч. от несчастных случаев и профзаболеваний) (ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ). Следовательно, с суммы этой оплаты рассчитайте взносы на обязательное пенсионное (медицинское) страхование (ч. 1 ст. 1, ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Выплаты по гражданско-правовому договору не облагаются взносами на обязательное социальное страхование (п. 2 ч. 3 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на сумму оплаты нужно начислить только в том случае, если это предусмотрено гражданско-правовым договором* (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

УСН

Организации, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить вознаграждения по гражданско-правовым договорам с внештатными сотрудниками в состав затрат, уменьшающих налоговую базу (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Такие расходы предусмотрены пунктом 21 статьи 255 Налогового кодекса РФ. А эта статья распространяется на организации, которые применяют упрощенку (п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Сумму вознаграждений включите в состав расходов в момент их выплаты* (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Если организация платит единый налог с доходов, выплаты по гражданско-правовым договорам налоговую базу не уменьшают (п. 1 ст. 346.14, п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Ситуация: можно ли организации на упрощенке учесть компенсацию расходов (на проезд, питание и т. д.), связанных с поездкой внештатного сотрудника. Организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами

Нет, нельзя.

Компенсация расходов, связанных с поездкой внештатного сотрудника в рамках гражданско-правового договора, базу по единому налогу не уменьшает.* Такой вид затрат отсутствует в закрытом перечне, приведенном в пункте 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.

Кроме того, трудовое законодательство гарантирует компенсацию затрат на командировку только штатным сотрудникам организации (ст. 167 ТК РФ). Только эти суммы организация может учесть при расчете единого налога при упрощенке (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Аналогичную позицию высказывал Минфин России, комментируя вопрос налогообложения таких расходов организациями на общей системе (письма Минфина России от 16 октября 2007 г. № 03-03-06/1/723 и от 19 декабря 2006 г. № 03-03-04/1/844). Выводы финансового ведомства можно распространить и на упрощенку (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Главбух советует:* есть аргументы, позволяющие организациям учесть суммы компенсации расходов (на проезд, питание и т. д.), связанных с поездкой внештатного сотрудника, при расчете единого налога на упрощенке. Они заключаются в следующем.

Президиум ВАС РФ в постановлении от 18 августа 2005 г. № 1443/05 указал, что расходы на поездку внештатного сотрудника по своей сути имеют ту же правовую природу, что и расходы на командировки сотрудников, состоящих в трудовых отношениях с организацией. К тому же обязанность организации компенсировать исполнителю расходы, связанные с выполнением поручения заказчика, может быть предусмотрена законом или договором (ст. 421, 781 ГК РФ). Поэтому, если такие затраты документально подтверждены (например, билетами или накладными на оплату билетов в безналичной форме – в отношении расходов на проезд), их можно учесть в составе расходов (подп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ). Аналогичной точки зрения раньше придерживался и Минфин России (письмо от 4 августа 2005 г. № 03-03-06/34). Письмо финансового ведомства посвящено организациям на общей системе налогообложения, однако его выводы можно распространить и на упрощенку (п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Вместе с тем в связи с выходом более поздних разъяснений, в которых Минфин России изменил свою позицию, возможность следования данной точке зрения, скорее всего, придется отстаивать в суде.

Чтобы избежать споров с налоговой инспекцией, можно поступить так. Компенсацию расходов, связанных с поездкой внештатного сотрудника, включите в состав вознаграждения. Тогда при расчете единого налога организация сможет учесть все выплаты по гражданско-правовому договору (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16, п. 21 ст. 255 НК РФ). Однако на сумму компенсации придется начислить взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование (ч. 1 ст. 7, п. 2 ч. 3 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Налоговая нагрузка сотрудника в этом случае не возрастет. Если свои расходы на поездку он подтвердит документально, то по заявлению сотрудника организация должна предоставить ему профессиональный налоговый вычет (п. 2 ст. 221 НК РФ).

В этом случае НДФЛ нужно будет удержать с разницы между общей суммой вознаграждения и суммой расходов на поездку.

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

Журнал Упрощенка

«Упрощенка» — бесплатный профессиональный сайт для малого бизнеса. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

  • • Новости для бухгалтеров на УСН
  • • Статьи по бухучету на УСН, отчетности в ФНС, зарплате
  • • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • • Бесплатная справочно-правовая система

Подарок за регистрацию — безлимитный доступ к сервису "Изменения для бухгалтеров". Очень нужен в мае!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль