Заполнение 2-НДФЛ для налоговых органов

5117

Вопрос

Вопросы по заполнению справки 2-НДФЛ для налогового органа: 1. В расчете отпускных в августе месяце по сотруднику была допущена ошибка. В сентябре сделан перерасчет отпускных, в расчетной ведомости данная сумма отражена с минусом. Также и в справку 2-НДФЛ данная сумма попала с минусом. Как оформить правильно? Возможно ли в справке 2-НДФЛ отражать суммы с минусом? 2. Сотруднику организации выплачивается компенсация за пользование личного автомобиля в служебных целях. Надо ли отражать данную сумму выплаты в справке 2-НДФЛ? Код дохода - 1400? 3. Сотрудник оформлен на 0,5 ставки. Имеет стандартный вычет 2800 на двух детей. В октябре 2013 сотрудник оформил отпуск на 28 дней, НДФЛ был рассчитан и удержан исходя из начисленной зарплаты и отпускных. В ноябре, при выходе из отпуска, НДФЛ удержать невозможно, т.к. начисленная зарплата за минусом 2800 дает "минусовый" результат. Данный "минусовый" НДФЛ перешел на декабрь. В декабре начисленная зарплата за минусом 2800 также не позволила удержать НДФЛ (за декабрь НДФЛ составил 211 руб. минус 248 с ноября, в итоге "-37"). В результате по итогам 2013 года исчисленный НДФЛ составил 3881 руб., а удержанный - 3918, сумма НДФЛ излишне удержанная - 37 руб. Каким образом данный факт отразить в справке 2-НДФЛ?

Ответ

в справке по форме 2-НДФЛ не может быть отрицательных значений.

При возникновении проблем с корректировкой НДФЛ в «1С» рекомендуем обратиться к специалистам.

Размер возмещения расходов, связанных с использованием имущества сотрудника, определяется по соглашению сторон трудового договора. Таким образом, компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника не нужно облагать НДФЛ в пределах суммы, указанной в письменном соглашении между сотрудником и работодателем.

Соответственно, в справке по форме 2-НДФЛ такие суммы не отражаются.

Если сумма превышает указанную норму, она облагается НДФЛ и такой доход должен попасть в справку, в частности, например отдельные коды не присвоены компенсациям за неиспользованный отпуск. В ФНС России считают, что компенсации за неиспользованный отпуск нужно указывать в справке 2-НДФЛ с кодом 4800 "Иные доходы" (Письмо ФНС России от 08.08.2008 № 3-5-04/380@). Этот же код логично применять и к таким не упомянутым в Справочнике доходам, как компенсации за использование в служебных целях личного имущества сотрудника.

В вашей ситуации в разделе 3 надо заполнить фактический доход по месяцам. А в разделе 4 показать ту же сумму вычетов, уменьшив один из них.

Стандартные вычеты предоставляются за каждый месяц налогового периода. Поэтому если в том или ином месяце у сотрудника  размер дохода за месяц меньше вычета, то вычет предоставляется в части полученного дохода. Сумму превышения Вы каждый раз можете переносить на следующий месяц только внутри одного года.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» упрощенная версия.

1.Статья:Исправляем в программе «1С» неправильное сторно

О.Я. Леонова, руководитель отдела автоматизации кадрового учета и расчета заработной платы компании «Микротест»

Как произвести корректировку неправильных исправительных записей по расчету НДФЛ в программе «1С»? Такой вопрос сформировался в ходе переписки с посетителем форума журнала «Зарплата» на сайте www.zarp.ru.*

При расчете налога на доходы физических лиц за прошедший налоговый период была допущена ошибка. В 2011 году одному из учредителей начислена материальная выгода, с которой удержан и перечислен НДФЛ. Это было отражено в справке по форме 2-НДФЛ за 2011 год.

После сдачи отчетности выяснилось, что выплата начислена ошибочно. Бухгалтер сделал сторнировочные записи в 2012 году.

Поскольку у данного физического лица за 2012 год нет других доходов, в результате такого исправления облагаемая база стала отрицательной. А программа «1С» не позволяет отразить отрицательную облагаемую базу по НДФЛ.*

Разберемся, в чем ошибся бухгалтер и как помочь его «горю» средствами программы «1С».

КОРРЕКТИРОВКА СУММЫ ДОХОДА И НДФЛ В ПРОГРАММЕ «1С»

Как произвести корректировку в программах «1С», покажем на примере, заменив учредителя, о котором шла речь в сообщении на форуме, на работника.

ПРИМЕР

В декабре 2011 года сотруднику была начислена материальная выгода, что было отражено в справке по форме 2-НДФЛ за 2011 год. Фрагмент справки приведен ниже (рис. 1).

Рис. 1

В феврале 2012 года была обнаружена ошибка — материальную выгоду начислять было не нужно. Сторнировочные записи в программе «1С» сделаны в феврале 2012 года в документе «Начисление зарплаты работникам организации» — корректировка прошлого периода (рис. 2).

Рис. 2

После этого при попытке распечатать справку 2-НДФЛ за 2012 год в «1С» выдается ошибка (рис. 3).

Рис. 3

Необходимо провести корректировку исправительных записей в программе «1С».

Решение

Наша задача исправить неправильные исправления, произведенные не в том периоде, в котором допущена ошибка.*

1. Прежде чем приступить к корректировке, посмотрим, какие суммы дохода и налога отражаются в «Регистре налогового учета по НДФЛ» за 2012 год (рис. 4).

Рис. 4

Мы видим, что отрицательный доход и налог показаны в феврале 2012 года. Необходимо скорректировать данные — указать, что сторнирование — это корректировка НДФЛ за 2011 год, а не расчеты по НДФЛ за 2012 год. Чтобы произвести исправление неправильно произведенной корректировки, «перекинем» доходы и начисления НДФЛ по ставке 35% с февраля 2012 года в декабрь 2011-го.*

Для этого придется воспользоваться специальной опцией программы «1С» для ручной корректировки налогов и взносов «Корректировка учета по НДФЛ и страховым взносам». Вот путь к интерфейсу этой опции: «Расчет зарплаты организаций»/ меню «Налоги и взносы»/ «Корректировка учета по НДФЛ и страховым взносам».

Выбираем в закладке «НДФЛ: доходы и налоги» вариант «Учет доходов по всем ставкам и налогов по ставкам 9 и 35%».

2. Произведем корректировку дохода и начисленного налога в 2011 году (рис. 5).

Рис. 5

Для этого добавим новую строку и вручную введем правильные сведения в таблицу: фамилию, имя, отчество физического лица, дату дохода (в нашем случае 31 декабря 2011 года), месяц налогового периода — декабрь 2011 года, код дохода, сумму дохода (с минусом). Налог по материальной выгоде рассчитается автоматически.

Заметим, что при корректировке налога по ставке 13% его придется ввести вручную на закладке «НДФЛ по ставке 13%».

3. Произведем корректировку дохода и начисленного налога в 2012 году. Порядок действий аналогичен описанному выше. Но здесь сторнируем отрицательную запись, которую ввели, когда исправления вносили в феврале, то есть производим отмену сторно-записи. Поэтому сумма корректировки положительная. Главное, правильно указать периоды и даты (рис. 6).

Рис. 6

4. Произведем корректировку удержанного налога за 2012 год во вкладке «НДФЛ удержанный» (рис. 7).

Рис. 7

В результате этой корректировки в справке по форме 2-НДФЛ за 2012 год перестанут отражаться доходы и налоги по ставке 35% и программа позволит ее распечатать.

По итогам произведенных корректировок программа сформирует правильные записи по налогу на доходы физических лиц за 2011 год, в составе которых будет отражено сторнирование излишне начисленного дохода в виде материальной выгоды, а также сторно излишне начисленного по этому доходу НДФЛ.*

Внимание!

Ручную корректировку налогов и взносов не следует производить без особых оснований. При возникновении проблем с автоматическим расчетом НДФЛ в «1С» рекомендуем обратиться к специалистам. В практике встречаются более сложные случаи, чем писанный в данной статье.

ЖУРНАЛ «ЗАРПЛАТА», № 5, МАЙ 2012

2.Ситуация: Обязана ли организация применять нормы, предусмотренные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, при расчете НДФЛ с компенсации за использование личного автомобиля


Нет, не обязана.

От НДФЛ освобождены все виды компенсационных выплат (в пределах норм), установленных в соответствии с законодательством и связанных с исполнением трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ). Главой 23 Налогового кодекса РФ нормы компенсации за использование личного автомобиля сотрудника не установлены. Поэтому в данной ситуации организации следует руководствоваться положениями Трудового кодекса РФ.

Статья 188 Трудового кодекса РФ, которая обязывает организацию выплатить сотрудникам компенсации за использование личного имущества, не содержит никаких ограничений в отношении их размеров. В ней сказано лишь, что размер возмещениярасходов, связанных с использованием имущества сотрудника, определяется по соглашению сторон трудового договора. Таким образом, компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника не нужно облагать НДФЛ в пределах суммы, указанной в письменном соглашении между сотрудником и работодателем.*

При этом организация должна документально подтвердить обоснованность назначения и размер компенсации за использование личного автомобиля сотрудника, а также факт осуществления им расходов. В частности, нужно иметь документы:

  • подтверждающие необходимость организации в использовании автомобиля сотрудника;
  • свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику (например, копию паспорта транспортного средства (ПТС));
  • обосновывающие расчет суммы компенсации (например, приказ о назначении компенсации). Размер компенсацииопределяйте применительно к каждому сотруднику исходя из марки и цены топлива за литр, расхода топлива на 100 км, количества рабочих дней в месяце, пробега автомобиля;
  • подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации (например, приказы, путевые листы);
  • авансовые отчеты, кассовые чеки и т. д.

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 28 июня 2012 г. № 03-03-06/1/326, от 24 марта 2010 г. № 03-04-06/6-47, от 23 декабря 2009 г. № 03-04-07-01/387 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 27 января 2010 г. № МН-17-3/15).

Подтверждает указанный подход арбитражная практика (см., например, постановления Президиума ВАС РФ от 30 января 2007 г. № 10627/06, ФАС Уральского округа от 18 марта 2008 г. № Ф09-511/08-С2, Северо-Кавказского округа от 17 апреля 2007 г. № Ф08-4799/2006, Поволжского округа от 19 августа 2008 г. № А06-6865/07, от 10 апреля 2007 г. № А72-7503/06-7/283,Северо-Западного округа от 23 января 2006 г. № А26-6101/2005-210).

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

3.Статья: Детские вычеты не могут превышать доход в 2-НДФЛ

«…У нашей сотрудницы трое детей. Она имеет право на ежемесячный стандартный вычет в сумме 5800 рублей. По итогам года доход равен 68 000 рублей. Это меньше, чем годовая сумма вычетов, — 69 600 рублей. Какую сумму вычетов заполнить в разделе 4 справки 2-НДФЛ?..»*

— Из письма Екатерины Волковой, г. Иркутск

Екатерина, в разделе 4 справки 2-НДФЛ надо записать 68 000 рублей. То есть сумму в пределах годового дохода.

В разделе 4 отражаются фактически предоставленные стандартные вычеты (приказ ФНС России от17.11.10 №ММВ-7-3/611@). Налоговый агент предоставляет вычеты, уменьшая доход сотрудника. Если же дохода нет, то не может быть и вычетов. Поэтому их не требуется показывать в справке.*

В вашей ситуации в разделе 3 надо заполнить фактический доход по месяцам. В сумме он равен 68 000 рублей. А в разделе 4 показать ту же сумму вычетов, уменьшив один из них.* Например, можно уменьшить вычет на третьего ребенка. Тогда сумма вычетана первого ребенка равна 16 800 рублей. Ее надо записать с кодом вычета 114. Такую же сумму вычета надо записать на второго ребенка — с кодом 115. А на третьего — 34 400 рублей (68 000 – 16 800 – 16 800). Код вычета — 116.

ГАЗЕТА «УЧЕТ. НАЛОГИ. ПРАВО», № 8, ФЕВРАЛЬ 2014

4.Статья: Пока сумма стандартных вычетов превышает зарплату, удерживать НДФЛ не надо

У нашей сотрудницы под опекой трое детей. По закону мы должны предоставить ей на каждого ребенка двойной вычет по НДФЛ. Однако заработная плата работницы составляет 5800 руб., то есть меньше, чем сумма всех вычетов. Как в таком случае считать НДФЛ?*

Спрашивает Ольга ЗАТЕЕВА,
Бухгалтер ООО «Путь-М» (г. Братск)

Удерживать НДФЛ не надо вовсе.

Вы правы: опекун действительно получает двойной налоговый вычет на каждого ребенка. Так написано в абзаце семь подпункта 4 пункта 1 статьи 218 НК РФ. То есть в вашем случае сумма «детских» вычетов у сотрудницы каждый месяц составляет 6000 руб. И это не считая вычета на саму работницу – 400 руб. (до тех пор, пока доход с начала года не превышает 40 000 руб.).

Как видим, сумма стандартных вычетов в любом случае будет больше начисленной зарплаты. А пока такое происходит, НДФЛ удерживать не нужно. Более того, сумму превышения вы каждый раз можете переносить на следующий месяц внутри одного года. Чиновники из Минфина России не против (см. письмо от 14 августа 2008 г. № 03-04-06-01/251).* Только на другой год накопленную разницу между вычетами и доходами переносить нельзя (п. 3 ст. 210 НК РФ). Однако пока зарплата вашей работницы равна 5800 руб., налоговая база по НДФЛ так и будет нулевой. И значит, удерживать и перечислять НДФЛ в бюджет вам не придется.*

Журнал «Главбух» № 12, Июнь 2010

Отвечает Светлана АМПЛЕЕВА,
эксперт журнала «Главбух»

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

Журнал Упрощенка

«Упрощенка» — бесплатный профессиональный сайт для малого бизнеса. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

  • • Новости для бухгалтеров на УСН
  • • Статьи по бухучету на УСН, отчетности в ФНС, зарплате
  • • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • • Бесплатная справочно-правовая система

Подарок за регистрацию — безлимитный доступ к сервису "Изменения для бухгалтеров". Очень нужен в мае!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль