ООО и ведение бухгалтерского учета

303

Вопрос

Общество (ООО) имеет численность 15 человек, применяет УСНО (доходы), субъект малого предпринимательства. Участники ООО физические лица имеют по 1/2 доли. Участники ООО являются работниками ООО (главный бухгалтер, инспектор по кадрам) Уставом общества определено следующее: "- Ревизионная комиссия Общества (далее по тексту ООО) избирается общим собрание участников (далее по тексту ОСУ) на один год в кол-ве трех человек. Членом не может быть единоличный исполнительный орган ООО. Членом ревизии может быть лицо, не являющееся участником Общества. - Ревизионная комиссия ООО в обязательном порядке проводит проверку годовых отчетов и бухгалтерских балансов ООО до их утверждения ОСУ. ОСУ ООО не вправе утверждать годовые отчеты и бухгалтерские балансы при отсутствии заключений ревизионной комиссии" А так же, согласно 402-ФЗ от 06.12.2011г. «О бухгалтерском учете» гласит следующее: «Экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни.» (ст. 19. 402-ФЗ) Прошу дать разъяснение по следующим вопросам: 1. Каким образом данное ООО должно проводить внутренний контроль? 2. Кто должен входить в члены ревизионной комиссии? Могут ли в том числе и участники ООО (работники ООО: главный бухгалтер, инспектор по кадрам)? 3.               Какое наказание грозит ООО, если в Обществе нет созданной ревизионной комиссии, согласно устава, а так же годовой отчет утвержден участниками ООО без заключения ревизионной комиссии?

Ответ

1) как именно организовать внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни в законодательстве не разъясняется. На практике для этого обычно создают службу внутреннего контроля организации или назначают ответственного сотрудника. Функции и задачи нужно прописать в должностных инструкциях сотрудников, которые отвечают за внутренний контроль, и в Положении о внутреннем контроле. Практические советы по организации внутреннего контроля представлены в статье №2 в полном ответе;

 

2) в состав службы внутреннего контроля могут входить любые сотрудники организации;

3) ответственность за соблюдение положений Устава может быть предусмотрена самим Уставом. На законодательном уровне таких санкций не предусмотрено.

Санкции за несоблюдение требований о наличии системы внутреннего контроля еще законодательно не урегулированы.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» упрощенная версия.

1.Рекомендация: Как организовать ведение бухучета

 

Внутренний контроль

Организация обязана организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Как именно необходимо организовать такой контроль, в законодательстве не разъясняется. На практике для этого обычно создают службу внутреннего контроля организации или назначают ответственного сотрудника. Функции и задачи пропишите в должностных инструкциях сотрудников, которые отвечают за внутренний контроль, и в Положении о внутреннем контроле*.

 

Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса

2.Статья: Практические советы по организации внутреннего контроля

ИГОРЬ БАСОВ, финансовый директор компании Solopharm

Цели: реализовать требование закона о внедрении внутреннего контроля, понять нюансы создания работающего инструмента внутреннего контроля.

Как действовать: выявить реальные потребности компании в контрольных мероприятиях, сформировать службу внутреннего контроля, разграничив его функции с другими подразделениями, регламентировать все бизнес-процессы, проводить постоянную разъяснительную работу с персоналом.

Основные трудности: сложно определить четкий функционал службывнутреннего контроля, его разграничение с обязанностями службы безопасности и отдела, контролирующего соблюдение законодательства, а также взаимодействие этих

Kонтроллинг необходим в первую очередь крупным компаниям со сложной организационной структурой, географической раздробленностью и т. д. Система внутреннего контроляпозволяет им избежать серьезных систематических ошибок в принятии управленческих решений, управлении ресурсами и денежными средствами. Однако с 1 января 2013 года в силу статьи 19Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — закон №402-ФЗ) организация внутреннего контроля стала обязательной для всех компаний, подпадающих под обязательный аудит. Причем норма предусматривает и лазейку: избежать соблюдения данного требования можно в случае, если генеральный директор примет на себя обязанности главного бухгалтера. Но такой вариант не для всех компаний подходит, поэтому актуальным становится вопрос, как реализовать требование об осуществлениивнутреннего контроля. Рекомендации, которые Минфин России подготовил совместно с KPMG, по факту не решили проблему: возникло еще больше вопросов, чем получено ответов. Основной недостаток этих рекомендаций в том, что в документе нет разъяснений, как их воплотить на практике.

Опираясь на свой опыт, в этой статье я рассмотрю возможные варианты действий и проблемы, которые чаще всего появляются при организации системы внутреннего контроля в компании.

Формальный контроль

В небольших компаниях создавать целые службы внутреннего контроляне имеет смысла. Выполнить требования закона можно без особых усилий. Возможны два варианта.*

Вариант 1. Достаточно внести в учетную политику, должностную инструкцию работников цитаты из рекомендаций Минфина.

Вариант 2. Разработать положение о внутреннем контроле, включив в него положения закона №402-ФЗ и рекомендаций Минфина, и ознакомить с ним под подпись всех заинтересованных сотрудников. Затем возложить обязанности организации внутреннего контроляна ответственное должностное лицо (например, главного бухгалтера).

Согласно пункту 8.1 рекомендаций Минфина, компания может выбрать любые мероприятия внутреннего контроля из приведенного в документе списка. Другими словами, выполнять их все совсем не обязательно. При этом большинство из них и так уже входит в функционал бухгалтерии. К примеру, свидетельствуют о том, что компания обеспечивает внутренний контроль, сверка расчетов с дебиторами и кредиторами, сравнение показателей на счетах с данными кассовой книги, оформление первичных документов и регистров и т. п.

Учитывая, что контролирующие органы работают, прежде всего, с документами, оба варианта позволят подтвердить, что требованиязакона №402-ФЗ выполнены.*

Проверять выполнение требований о наличии внутреннего контролябудут, скорее всего, налоговые инспекции в рамках выездных и камеральных налоговых проверок (как одно из условий корректного ведения бухгалтерского учета). Возможно, на финансовой отчетности компании появится третья подпись — руководителя службывнутреннего контроля. Отсутствие внутреннего контроля может быть классифицировано как нарушение Закона № 402ФЗ, а грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета является правонарушением (ст. 106 НКРФ, ст. 2.1 КоАП РФ), за которое предусмотрена налоговая, административная ответственность. Санкции за несоблюдение требований о наличии системы внутреннего контроля еще законодательно не урегулированы, и может потребоваться принятие отдельного закона о внутреннем контроле (аналогично закону об аудиторской деятельности).*

Нюансы создания работающего инструмента*

Крупным и средним компаниям, особенно территориально распределенным с большим числом бизнес-единиц и персонала, формальный вариант организации внутреннего контроля не подойдет. Сама структура управления в них представляет собой довольно сложную схему обязанностей и подчиненности. Их материальные ресурсы часто рассредоточены, прямой доступ к ним имеет низовой линейный персонал. Значит, риск возможных злоупотреблений возрастает в геометрической прогрессии. По моему опыту, в розничной торговле за месяц оборачивается около 20–30 процентов товарного запаса. Очевидно, что даже незначительные в процентном соотношении потери товаров могут вылиться для компании в существенные финансовые недостачи.

Руководству компаний сложно контролировать наличие материальных ценностей только на основании документальных данных учетных подразделений по двум причинам:

  • в силу запаздывания данной информации;
  • из-за удаленности мест хранения ТМЦ от мест принятия решений.

Создание действенной службы внутреннего контроля в таких компаниях становится необходимостью. Опираясь на свой опыт, я хотел бы заострить ваше внимание на трех моментах при организации СВК, которые чаще других вызывают дискуссии: четкий функционал службы внутреннего контроля, его разграничение с обязанностями службы безопасности и отдела, контролирующего соблюдение законодательства, а также взаимодействие этих подразделений.

Функционал*. По моему опыту, ключевыми функциями руководителя службы внутреннего контроля являются:

  • обеспечение сохранности активов, в частности разработки стратегии защиты активов от краж, хищений, мошенничества для каждого подразделения компании;
  • разработка стратегии службы корпоративной разведки для группы компаний в отношении организационной структуры, материальной части, подбора сотрудников;
  • участие в создании эффективной службы внутреннего контроля.

Для оперативности предупреждения и устранения кризисных ситуаций, ведущих к материальным и финансовым потерям, у СВК должен быть широкий круг полномочий вплоть до издания приказов и распоряжений в сфере внутреннего контроля, имеющих обязывающий характер для всех сотрудников компании, включая генерального директора. Именно поэтому организационно службавнутреннего контроля должна быть выведена из подчинения проверяемых служб. В идеале руководитель СВК должен назначаться и быть подотчетным исключительно собранию акционеров компании.

Сферу ответственности СВК нужно разделить по уровням иерархии организационной структуры компании. Результаты проверок на каждом уровне представляются как непосредственному руководителю проверяемых лиц, так и генеральному директору. На уровень собрания акционеров вопросы могут выноситься в случае, если выявлены критичные ошибки, влекущие катастрофические потери для бизнеса (масштабные хищения, возможные серьезные налоговые и судебные претензии, рискованные крупные сделки и др.). Например, в российских дочерних компаниях многих международных корпораций присутствует финансовый контролер (обычно экспат), который имеет право рапортовать в головной офис, минуя генерального директора и службу безопасности. Такая пратика применяется и в некоторых отечественных холдингах, выстраивающих управление по западному образцу.

Пересечений в функционале со службой безопасности нет*. Обеспечивать сохранность имущества компании можно в нескольких ракурсах. Внутренние аудиторы отслеживают наличие документарного оформления активов и их движение, дабы в отсутствие информации об имуществе оно не пропало. А служба безопасности обеспечивает, чтобы эти активы физически не растащили.

Персонал службы безопасности обычно имеет частичный доступ к контролю хозяйственной деятельности, не имея возможности полномасштабно анализировать и обобщать информацию. В случае необходимости требуемые по ситуации действия службы безопасности координируются и управляются на уровне курирующего директора или заместителя генерального директора, который тоже может прямо рапортовать в головной офис своему курирующему руководителю, например вице-президенту или генеральному директору.

Позиция службы безопасности напрямую связана с борьбой с мошенничеством, то есть сомнительными операциями с правовой точки зрения. Внутренний контроль зачастую занимается контролемсоблюдения локальных нормативных актов, регулирующих порядок осуществления какой-либо деятельности, другими словами, технологию работы. Это два разных направления деятельности, которые могут смыкаться только иногда.

Например, служба внутреннего контроля выявила умышленные или неумышленные нарушения порядка работы, которые впоследствии могут привести или уже привели к серьезным финансовым (или иным) потерям. В связи с этим к разбирательству подключается служба безопасности. Либо, наоборот, в результате работы службы безопасности выявились нарушения и необходимо проверить, как они могли произойти. Как следствие, к проверке привлекается уже службавнутреннего контроля.

Соблюдение законодательства и внутренний контроль*. Другими словами, комплайенс-контроль (от англ. compliance — согласие, соответствие. И хотя русскоязычного термина еще нет, комплайенс-котроль стал неотъемлемой частью деятельности многих компаний, в которых появляются даже специальные структурные единицы, которые занимаются исключительно обеспечением compliance). Он предполагает контроль не только выполнения норм бухгалтерского и налогового учета, но и, в зависимости от рода деятельности компании, соблюдения специфических требований, предъявляемых к продукции, производству и т. п. Например, следование экологическим нормативам на производстве или соответствие продукции требованиям безопасности и качества GMP (как в фармацевтике). Таким образом, комплайенс шире внутреннего контроля.

На практике встречаются разные подходы к формированию службывнутреннего контроля. Одни компании ограничиваются внутреннимаудитом/контролем. Другие создают подразделение по управлению рисками, к которому относится и внутренний контроль. Комплайенсом могут заниматься отдельные специалисты, но допустимо, что их функции просто будут распределены между разными сотрудниками. Каждая компания выбирает наиболее подходящий ей вариант. Но каким бы он ни был, при его реализации полезны будут рекомендации, приведенные ниже.

Советы, проверенные практикой*

Все имеющиеся стандарты внутреннего контроля дают лишь общие принципы организации работы и не учитывают особенности отрасли, организационную структуру и специфику компании и т. д. Поэтому каждой организации нужно самостоятельно разработать свои принципы и методы контроля. Они зависят от степени делегирования полномочий, принятия рисков собственниками, масштабов компании. Однако есть общие правила, соблюдение которых вносит немалый вклад в успешность внутреннего контроля.

Совет 1. Не выявляйте возможные потери, а предупреждайте их.Из двух этапов внутреннего контроля — предварительного и последующего — особую важность имеет первый: только в его рамках можно предотвратить будущие потери и снизить риски их возникновения. Разработайте комплекс мероприятий по видам деятельности и бизнес-процессам, видам ресурсов (товарно-материальные ценности, информация, технологии и прочее) для проведения на данном этапе.

Совет 2. Четко регламентируйте все бизнес-процессы. Нужно исключить саму вероятность совершения непроизвольных и непредумышленных действий, влекущих потери ресурсов. На уровне юридической службы должны быть разработаны договоры для каждой хозяйственной операции с учетом минимизации рисков недобросовестности контрагентов. Особое внимание уделите сфере товародвижения. Неточности данных можно избежать, детально прописав учетные процедуры (правила оприходования и списания товарно-материальных ценностей, порядок учета движения денежных средств, частота проведения инвентаризаций и т. д.). К примеру, можно предусмотреть, что рабочая смена продавца не может быть завершена до проведения программной сверки остатков ТМЦ и денежных средств. В некоторых случаях необходимо осуществить пересчет денежной наличности в кассе и внести данные в учетную систему.

Совет 3. Работайте с персоналом. Вовлекайте в систему внутреннегоконтроля топ-менеджмент и руководителей подразделений. Одной из основных обязанностей руководителей ЦФО является обеспечение сохранности ресурсов в их сфере ответственности и доведение до подчиненных правил и методов работы с ценностями. Постоянно проводите разъяснительную работу с персоналом, обучайте новым методам контроля и обеспечения сохранности ценностей. С работниками, имеющими прямой доступ к ресурсам, подпишите договоры материальной ответственности (индивидуальной или коллективной). Необходимость соблюдения регламентов внутреннегоконтроля желательно прописать в должностных инструкциях и трудовых договорах. В компенсационном пакете таких сотрудников лучше предусмотреть постоянную и переменную части, чтобы иметь возможность материально их стимулировать. Но не нужно уповать исключительно на разработанные правила, нормы и инструкции СВК, составляющие единый стандарт контроллинга. Придется постоянно отслеживать и практику применения, правильного толкованиявнутренних документов. Часто совершенно четкие инструкции трактуются контролерами по своему усмотрению. По моему опыту, чем больше масштаб организации, тем чаще встречается специфическое трактование общих правил, особенно если контролер получает поддержку от юридической службы компании.

Включайте в инвентаризационные комиссии работников различных должностей. Даже при наличии отдельного контрольно-ревизионногоотдела должна быть обеспечена ротация персонала в данном отделе, дабы избежать сговоров проверяемых и проверяющих.

Совет 4. Обеспечьте функциональность информации. В сфере информационной безопасности, которая часто выходит на первый план при организации внутреннего контроля, важно не столько сохранитьвнутренние данные от стороннего пользователя (поскольку сведения специфичны и далеко не всегда могут быть использованы даже прямыми конкурентами), сколько обеспечить надежную функциональность и быстродействие учетно-контрольных систем. Ограничение прав доступа к информации внутри компании можно принести в жертву производительности системы, а также более высокой надежности к внешнему воздействию.

Тестируйте информационную систему по критериям производительность — надежность — безопасность. Как это делать, описано в стандарте ISO 27001 по информационной безопасности, который важно знать и использовать специалистам СВК. Стоит отметить, что в России стандарт принят в качестве национального ГОСТ Р ИСО/МЭК 27001–2006. Обучение и повышение квалификациивнутренних контролеров целесообразно проводить под эгидой крупнейшей международной профессиональной организации The Institute ofInternal Auditors.

Совет 5. Не забывайте об антикоррупционной составляющей. Всевнутренние распоряжения, регламенты, должностные инструкции сотрудники СВК обязательно должны проверять на наличие коррупционной составляющей. По моему опыту, особенно важна подобная проверка для сотрудников расходных подразделений компании (к примеру, отдела закупок, арендных отношений, ремонтно-строительной службы и т. д.).

Лучший показатель эффективности СВК — это незаметность и необременительность внутреннего контроля для бизнеса, а также отсутствие потерь (товарно-материальных ценностей, информации, кадров) и даже угроз их возникновения. Другими словами, служба внутреннего контроля выполняет роль полиции в компании: когда все хорошо — мы не видим ее, но в случае происшествия наблюдаем ее оперативное вмешательство.

Журнал «Финансовый директор» 12 Декабрь 2013

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

 

Читайте в журнале "Упрощенка"
    Подробнее >>>

    Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



    Ваша персональная подборка

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией


      Упрощёнка в Яндексе



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Упрощёнка» –
      об упрощённой системе налогообложения
      8 800 550-15-57

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62261 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Читайте дальше после регистрации (займет минуту)

      Сайт журнала «Упрощенка» — профессиональный ресурс для бухгалтеров и руководителей компаний на УСН.

      Чтобы продолжить чтение статьи, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль