Заполнение трудовых книжек и проверка трудовой инспекции

166

Вопрос

Сотрудник был принят на работу 1 января, отработав, 2 месяца решил уволиться. При поступлении на работу были предоставлены все документы, кроме трудовой. Отделом кадров был оформлен трудовой договор и материальной ответственности в 2-х экземплярах. При увольнении со стороны работодателя представлены весь пакет документов. Является ли нарушением отсутствие трудовой книжки и записи в ней.

Ответ

Да, отсутствие трудовой книжки является нарушением трудового законодательства. Работодатель обязан оформить трудовую книжку на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда данная работа для последнего является основной. Это требование статьи 66 Трудового кодекса РФ. Поэтому на всех работников у работодателя должны быть оформлены трудовые книжки. Со всеми записями в этом документе они должны быть ознакомлены. Если сотрудник устраивается на работу впервые, работодатель должен оформить ему трудовую книжку. Если сотрудник потерял трудовую, на последнем месте работу он должен написать об этом заявление и работодатель должен оформить ему дубликат трудовой книжки.

 

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» версия для упрощенки

1.Рекомендация: Как заполнить трудовую книжку.

 

В перечень документов, которые сотрудник должен предъявить при приеме на работу, входит трудовая книжка (ст. 65 ТК РФ). Это касается тех сотрудников, которые уже имеют такой документ. По общему правилу работодатель продолжает вести предъявленную сотрудником трудовую книжку. Трудовая книжка предъявляется только по основному месту работы и хранится там в течение всего периода работы сотрудника (ст. 66 ТК РФ). *

Внимание: при приеме сотрудника на работу особое внимание обратите на серию и год выпуска представленной им трудовой книжки. Это поможет избежать оформления на работу по подложному документу.

Если это все-таки произойдет и трудовая книжка окажется поддельной, сотрудник может быть уволен за представление при приеме на работу подложного документа (п. 11 ст. 81 ТК РФ).

Серии трудовых книжек, которые выпускались в России (СССР) в период с 1974 года по 2004 год, приведены в таблице.

Новая трудовая книжка

Обязанность оформить новую трудовую книжку возникает у работодателя и в тех случаях, когда сотрудник, поступающий на работу:

  • только начинает свою трудовую деятельность;
  • продолжает трудовую деятельность, но трудовая книжка у него отсутствует (потеряна, испорчена и т. п.).

Для оформления трудовой книжки сотрудник должен написать заявление в произвольной письменной форме. В тексте заявления ему следует указать причину, по которой у него отсутствует трудовая книжка.

Об этом сказано в частях 4 и 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ.

Также организация обязана оформить новую трудовую книжку сотруднику, предъявляющему при приеме на работу трудовую книжку иностранного государства.

Ситуация: как оформить сотруднику трудовую книжку при устройстве на работу, если старую он потерял, а организация, являющаяся предыдущим местом работы, ликвидирована

Трудовая книжка является документом, предъявление которого обязательно при устройстве на работу (за исключением случаев, когда сотрудник устраивается на работу впервые или по совместительству). Об этом сказано в частях 4 и 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине организация вправе оформить ему новую трудовую книжку. Для этого новый сотрудник должен написать заявление (с указанием причины отсутствия трудовой книжки). Такие правила установлены в части 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ. *

Данную норму в полной мере можно распространить на описываемую ситуацию. При этом, оформляя новую трудовую книжку взамен утерянной, в нее внесите сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж запишите суммарно, то есть указывая общее количество лет, месяцев, дней работы, без уточнения работодателя, периодов работы и должностей.

Такой порядок оформления трудовой книжки рекомендован в письме Роструда от 30 апреля 2008 г. № 1026-6.

Документами, подтверждающими стаж сотрудника, могут быть официальные ответы (письма) прежних работодателей, полученные по запросу организации (п. 23 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и п. 3.4 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Для того чтобы подтвердить стаж работы в организации, которая была ликвидирована, можно обратиться к ее правопреемникам. Если правопреемники отсутствуют, за документами, подтверждающими стаж, нужно обратиться в государственный или муниципальный архив (ст. 23, п. 3 ст. 26 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Срок оформления

Трудовую книжку сотруднику, поступившему на работу впервые, заполните в присутствии сотрудника в течение недели со дня приема на работу (п. 8 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Трудовые книжки оформите на всех сотрудников, проработавших в организации свыше пяти дней (ч. 3 ст. 66 ТК РФ). *

Если сотрудник не приступил к работе в день, установленный трудовым договором, работодатель вправе аннулировать трудовой договор. В этом случае трудовой договор считается незаключенным (ч. 4 ст. 61 ТК РФ). Поэтому вносить запись в трудовую книжку такому сотруднику не нужно (письмо Роструда от 19 марта 2012 г. № 395-6-1).

 

 

И.И. Шкловец

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

2.Рекомендация: Узнайте, что может проверить у вас трудовая инспекция.

 

 

По каким правилам оформлять трудовые книжки

— Трудовые книжки также относятся к документам, которые может проверить трудовая инспекция. Какие здесь есть нюансы?

Для справки

Оформляя за счет организации трудовую книжку на работника, не имеющего стажа, нужно из его зарплаты удержать НДФЛ со стоимости книжки (письмо Минфина России от 27.11.2008 № 0307-11/367).

— Работодатель обязан оформить трудовую книжку на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда данная работа для последнего является основной. Это требование статьи 66 Трудового кодекса РФ. Поэтому на всех работников у работодателя должны быть оформлены трудовые книжки. Со всеми записями в этом документе они должны быть ознакомлены. Для этого под приказами, послужившими основанием для соответствующей записи (например, о приеме на работу, назначении на новую должность), работник должен расписаться. *

 

 

На какую сумму инспектор труда может оштрафовать

— Если так случилось, что у работодателя все же выявлены нарушения в кадровом учете. Какая ответственность его ожидает?

На заметку

Оплата штрафа не освобождает работодателя от устранения выявленных недостатков.

— Вначале инспектор выдает предписание об устранении нарушений (ст. 357 ТК РФ). Если нарушение не устранено, возможна административная ответственность в виде приостановления деятельности на срок до 90 суток либо штраф для должностных лиц и предпринимателей от 1000 до 5000 руб., а для организаций от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). Правда, избежать штрафа по данному основанию можно в том случае, если это правонарушение будет выявлено инспекторами спустя два месяца с момента его совершения (ст. 4.5 КоАП РФ). Кроме того, результаты проверки трудовой инспекции можно обжаловать (ст. 20 Закона № 294-ФЗ).

— А кто понимается под должностными лицами?

— Руководители государственных или коммерческих структур.

— Понятно, значит, штраф платит руководитель, предприниматель или сама компания.

Памятка

Нарушая законодательство о труде и об охране труда, работодателям грозит штраф — для руководителей от 1000 до 5000 руб., а для фирм — от 30 000 до 50 000 руб.

— Не только. На основании локальных актов организации на отдельных работников, например на начальника отдела кадров, главного бухгалтера, могут возлагаться организационно-распорядительные функции. Тогда ответственность будут нести эти лица. Рядового же работника оштрафовать в административном порядке нельзя. *

 

Журнал «Упрощенка» № 7, Июль 2013

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

Журнал Упрощенка

«Упрощенка» — бесплатный профессиональный сайт для малого бизнеса. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

  • • Новости для бухгалтеров на УСН
  • • Статьи по бухучету на УСН, отчетности в ФНС, зарплате
  • • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • • Бесплатная справочно-правовая система

Подарок за регистрацию — безлимитный доступ к сервису "Изменения для бухгалтеров". Очень нужен в мае!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль