Заполнение 1-НДФЛ,учет дохода работников

1163

Вопрос

ООО на ЕНВД действует с 2012 года. В 2014 году ООО открывает еще одну торговую точку в том же районе. Налоговая запросила 1-НДФЛ. Заявление на фирменном бланке организации о новой точке, как плательщике ЕНВД не подошло. Я не знаю что заполнять в форме 1-НДФЛ. С какой целью они запрашивают

Ответ

сейчас строго утвержденной формы 1-НДФЛ нет. Та карточка, что осталась с 2003 года, не актуальна. Новую форму Минфин так и не утвердил. Зато чиновники финансового ведомства не против того, чтобы каждый бухгалтер разработал самостоятельно бланк карточки. За основу можно взять форму 1-НДФЛ.

 

В карточке 1-НДФЛ (или в регистре, разработанном организацией самостоятельно) собираются все данные о доходах работника, предоставленных ему вычетах и уплаченных суммах НДФЛ. Пример заполнения формы 1-НДФЛ по разным видам выплат представлен в материалах в полном ответе.

Карточку 1-НДФЛ (регистр, разработанный организацией самостоятельно) организация представлять не обязана. Сведения, представляемые в форме справки 2-НДФЛ, не являются объектом камеральной налоговой проверки, так как они не являются декларацией (расчетом). Проверить налог инспекторы вправе лишь на выездной ревизии. Однако, игнорировать требования налоговиков рискованно. В статье 31 НК РФ сказано, что инспекция вправе вызывать налогового агента на основании письменного уведомления для дачи пояснений в связи с уплатой, удержанием и перечислением ими налогов. Это общая норма, и налоговики вправе затребовать пояснения даже без проверки.

Таким образом, несмотря на то что у организации отсутствует обязанность давать налоговым органам пояснения о причинах снижения сумм НДФЛ, представление таких пояснений позволит избежать конфликта с контролирующими органами, а также снизит риск назначения выездной налоговой проверки.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» упрощенная версия.

1.Статья: Карточка 1-НДФЛ, в которой вам будет удобно учитывать доходы работников

Почему этот документ важен: В карточке 1-НДФЛ собираются все данные о доходах работника, предоставленных ему вычетах и уплаченных суммах НДФЛ. Без этого документа по итогам года будет сложно составить справку 2-НДФЛ, которую обязательно подают в инспекцию.*
В чем часто ошибаются: Подарки сотрудникам стоимостью не более 4000 руб. необходимо отражать в карточке, несмотря на то что такие доходы не облагаются НДФЛ.

Кому и зачем необходимо вести карточку 1-НДФЛ*

Вообще карточку 1-НДФЛ ведут все налоговые агенты по НДФЛ. А это в первую очередь российские организации и индивидуальные предприниматели, выплачивающие доход своим работникам. Кроме того, налоговыми агентами могут быть филиалы иностранных компаний на территории нашей страны, частные нотариусы и адвокаты. Такой перечень приведен в пункте 1 статьи 226 Налогового кодекса РФ.

Заметьте, что налоговым агентом по НДФЛ ваша компания становится и в том случае, если, к примеру, арендует помещение у обычного человека, не являющегося ни ее сотрудником, ни предпринимателем. Тогда на такого человека вам тоже придется заводить карточку 1-НДФЛ. А вот если речь идет о покупке какой-либо вещи, обязанности налогового агента исполнять не придется (п. 1 ст. 228 кодекса).

Для чего нужна подобная ведомость? В течение года в ней собирается вся информация о доходах человека, предоставленных ему налоговых вычетах, суммах удержанного НДФЛ. И именно отсюда вы потом берете данные для заполнения годовой справки по форме 2-НДФЛ.

В какой форме лучше составить документ*

Сейчас строго утвержденной формы 1-НДФЛ нет. Та карточка, что осталась с 2003 года (см. приказ МНС России от 31 октября 2003 г. № БГ-3-04/583), давно не актуальна. Это и неудивительно, ведь с тех пор внесено немало поправок в главу 23 Налогового кодекса РФ. А новую форму Минфин так и не утвердил. Зато чиновники финансового ведомства не против того, чтобы каждый бухгалтер разработал самостоятельно бланк карточки. Подтверждение тому – письмо Минфина России от 21 января 2010 г. № 03-04-08/4-6.

Не пугайтесь, это вовсе не значит, что вам теперь придется с нуля придумывать новую форму для учета доходов работников. Вы все также можете использовать карточку 1-НДФЛ, утвержденную когда-то МНС. Но у вас есть возможность доработать эту форму, чтобы сделать ее не только современной, но и удобной в использовании. Бланк можно смело дополнять новыми таблицами, отдельными разделами, строками или графами.

Подскажем, где именно в карточке можно (а иногда и нужно) внести исправления или дополнения. Основные изменения коснутся раздела 3старой формы.*

Сначала приведите форму в соответствие с действующим законодательством. Проверьте в пункте 3.2 раздела 3 размеры стандартных вычетов на детей. Напомним, что сегодня на ребенка установлен вычет в размере 1000 руб., для единственного родителя (опекуна, попечителя) – 2000 руб. То есть в старом бланке значения 300 и 600 соответственно надо заменить.

Также можно добавить вычет в размере 4000 руб. Это на тот случай, если работник является родителем-одиночкой (опекуном или попечителем) ребенка-инвалида.

Затем в разделе 6 карточки уточните ставку налога для дивидендов. Там, где раньше было написано «по ставке 6%» должно стоять «по ставке 9%».

Теперь для удобства расчета налоговой базы и самого НДФЛ в разделе 3можно добавить отдельные графы для имущественного и социального вычетов. Но только тех, которые предоставил работодатель. Напомним, что вы можете предоставить человеку по месту работы социальный вычет только по расходам на негосударственное пенсионное обеспечение и добровольное пенсионное страхование. Такое правило прописано в пункте 2 статьи 219 Налогового кодекса РФ. Все другие на лечение или обучение – работник оформляет сам через инспекцию, поэтому отразить их в карточке не получится. Не забудьте в каждом случае предусмотреть дополнительные строки с кодами – так же, как это сделано для стандартных вычетов.

После таблицы введите строки, где можно будет сослаться на документальное подтверждение права работника на имущественный (или социальный) вычет. Это можно сделать по аналогии с тем, как написано всправке 2-НДФЛ.

Как удобнее вести учет доходов

Вот пара советов, как сделать учет доходов и начисленных сумм НДФЛ проще.

Выплаченные доходы фиксируйте не только ежемесячно, но и по видам выплат. Так вам будет проще определить налоговую базу и сумму исчисленного и удержанного НДФЛ. Особенно когда речь идет о доходах, которые переходят с одного месяца на другой. Например, отпускные, выплаченные авансом.

Отдельно показывайте суммы налоговых вычетов, которые причитаются и которые вы предоставили на самом деле. Скажем, сумма стандартных вычетов по какой-то причине превысила доход сотрудника в текущем месяце. Тогда разницу в суммах, которой не воспользовался человек в этом периоде, вы перенесете на следующий месяц. Только не забудьте, что это правило работает в пределах одного календарного года.

Как отражать различные выплаты

При заполнении карточки по-прежнему можно руководствоваться отдельными положениями Порядка, утвержденного приказом МНС России от 31 октября 2003 г. № БГ-3-04/583. Конечно, нужно брать во внимание только те правила, которые не противоречат действующей редакции главы 23 Налогового кодекса РФ. Кроме того, можно пользоваться и Рекомендациями по заполнению формы 2-НДФЛ, утвержденнымиприказом ФНС России от 13 октября 2006 г. № САЭ-3-04/706. Там же вы найдете справочники с кодами доходов и вычетов, которые будете заносить в форму.

Есть ряд общих правил, о которых важно помнить, заполняя карточку 1-НДФЛ (см. ниже). Сейчас остановимся на том, как отражать в бланке разные виды выплат.

Что важно помнить, заполняя карточку 1-НДФЛ*

1. Учет доходов необходимо вести индивидуально по каждому человеку. И на каждого заводить форму 1-НДФЛ.

2. Доходы, которые в полной сумме не облагаются НДФЛ, в налоговой карточке отражать не нужно. Например, пособия по беременности и родам, алименты и пр. (ст. 217 НК РФ).

3. В карточку вы заносите только те доходы, которые выплачивает ваша компания. Доходы, которые человек получил от других организаций и предпринимателей, никак не отражайте (п. 3 ст. 226 НК РФ).

4. Учитывать нужно доходы, выплаченные как в денежной, так и в натуральной форме. А также доходы в виде материальной выгоды.

5. Следите за изменениями кодов доходов и вычетов. Последний раз в соответствующие Справочники дополнения были внесены приказом ФНС России от 22 декабря 2009 г. № ММ-7-3/708.

Больничные и отпускные. Сумму пособия по временной нетрудоспособности отражайте по коду 2300 в ячейке того месяца, когда вы не только ее начислили, но и выдали работнику. На этом давно настаивают чиновники Минфина России (см. письмо от 10 октября 2007 г. № 03-04-06-01/349). Они считают, что больничные – это не оплата труда, а значит, дату фактического получения дохода надо определять как день реальной выплаты. То есть по правилам подпункта 1 пункта 1 статьи 223 кодекса.

В отношении отпускных используйте аналогичный порядок. Данный вид дохода заносите в карточку 1-НДФЛ в том месяце, когда он был выплачен человеку. А не в том, на который приходится сам отдых (письмо Минфина России от 6 марта 2008 г. № 03-04-06-01/49). Выплата отпускных соответствует коду дохода с номером 2012.

Дивиденды. Отражайте в карточке 1-НДФЛ только реально выплаченные дивиденды. То есть те суммы, которые вы перечислили на банковский счет участника или выдали ему наличными из кассы. Просто начисленные выплаты заносить в бланк не нужно. Это предусмотрено пунктом 1 статьи 223 Налогового кодекса РФ.

Доходы в виде дивидендов налоговых резидентов и нерезидентов учитывайте в разных разделах карточки. Ведь ставки НДФЛ в таком случае будут отличаться: 9 процентов – для первой категории и 15 процентов – для второй (ст. 224 кодекса). Так, в старой форме для дивидендов налоговых резидентов отведен раздел 4. Для идентификации дохода везде используйте код 1010 «Дивиденды».

Материальная помощь. В доходы включите только те суммы единовременной материальной помощи, которые по закону облагаются НДФЛ. Если же льгота установлена лишь частично, то сумму лимита впишите в графу «Налоговые вычеты, за исключением стандартных», а все, что превысило, – в доходы. Выплату, полностью освобожденную от налога, в карточке не отражайте вовсе.

Напомним, что полный перечень «льготных» видов матпомощи приведен впункте 8 статьи 217 Налогового кодекса РФ. Предположим, вы оформили и выплатили работнику денежную помощь при рождении ребенка в течение первого года в размере 60 000 руб. Тогда в карточку вы впишете доход в размере 10 000 руб., а с 50 000 руб. налог удерживать не требуется – эту сумму вы отнесете к вычетам.

Коды берите в зависимости от вида матпомощи. Так, для выплаты, связанной с рождением ребенка у работника, – код 2762.

Подарки. Вообще по закону (п. 28 ст. 217 Налогового кодекса РФ) компания станет налоговым агентом только в том случае, если сделает человеку подарок стоимостью свыше 4000 руб. Тогда соответствующую сумму дохода надо занести в бланк 1-НДФЛ. Выходит, что выданные презенты дешевле установленного лимита отражать в карточке не нужно? На первый взгляд вроде бы так. Но в действительности чиновники убеждены, что надо вести учет всех подарков и выигрышей персонифицированно по каждому человеку. Даже если их стоимость меньше 4000 руб. Вот, например, последнее на этот счет письмо главного финансового ведомства – от 29 января 2010 г. № 03-04-06/6-4.

Позиция финансистов понятна. Поскольку лимит установлен на год, не исключено, что сумма следующего презента в совокупности с первым как раз его и превысит. Однако заметьте: речь идет о подарках не только для работников компании, но и для тех, кто таковыми не является (клиенты, покупатели). Неужели по каждому такому случаю на чужого человека придется заводить Вам будет интересно:

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

Журнал Упрощенка

«Упрощенка» — бесплатный профессиональный сайт для малого бизнеса. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

  • • Новости для бухгалтеров на УСН
  • • Статьи по бухучету на УСН, отчетности в ФНС, зарплате
  • • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • • Бесплатная справочно-правовая система

Подарок за регистрацию — безлимитный доступ к сервису "Изменения для бухгалтеров". Очень нужен в мае!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль