Подотчетные деньги и оплата за услуги через терминал и подотчетные документы в которых указано только физическое лицо

742

Вопрос

Подскажите,может ли сотрудник оплатить за услуги ч/з терминал,взяв подотчёт деньки и отчитаться квитанцией терминала,где стоит только его фамилия, а названия организации нет. И такой же вопрос относительно других подотчетных документов (накладные, квитанции и т.д.)- если в них указано физлицо, а не организация, можно ли их принять в качестве оправдательных?

Ответ

Оправдательные документы могут быть выписаны на организацию или на подотчетное лицо. Это зависит от вида производимых расходов. Если подотчетное лицо приобретает товары, работы, услуги от имени организации, то в первичных документах (накладных, актах и т.д.) указывается организация. Если подотчетное лицо приобретает услуги для себя, а организация обязана ему компенсировать такие расходы (например, штатному сотруднику организация обязана возместить командировочные расходы на основании ст. 168 ТК РФ), подотчетное лицо в этом случае, представляет документы, оформленные на его имя.

 

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» версия для упрощенки

1.Рекомендация: Как отразить в бухучете приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо.

 

Документальное подтверждение

Если сотрудник приобрел для организации имущество (основные средства, материалы, товары), работы или услуги, то факт их поступления (как и любой другой факт хозяйственной жизни) должен быть подтвержден первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). * Этот документ должен поступить от поставщика.

Если такого документа нет, то составьте его сами (например, при поступлении материалов без документов оформите акт в произвольной форме или по форме № М-7 (постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а)). При этом следует иметь в виду, что документ, составленный в произвольной форме, должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Подробнее о порядке составления первичных документов см. «Как организовать документооборот в бухгалтерии».

В зависимости от того, на какие цели были израсходованы деньги, затраты списывайте на разные счета.

 

 

С.В. Разгулин

заместитель директора департамента налоговой

и таможенно-тарифной политики Минфина России

2.Статья: Как оплатить пребывание работника в командировке.

 

Штатному работнику, направленному в командировку, организация обязана возместить (ст. 168 ТК РФ):

  • расходы на проезд;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного местожительства (суточные);
  • другие расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. *

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, устанавливаются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Кроме того, за время нахождения штатного сотрудника в командировке за ним сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ).

Возмещение расходов на проезд командированным работникам

Организация обязана возместить работнику расходы на проезд до места командировки и обратно. Работнику, командированному в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, также компенсируются расходы по проезду из одного населенного пункта в другой (п. 12 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Возместив работнику затраты на проезд, организация, применяющая УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы, вправе учесть в расходах выплаченную сумму (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). При этом к расходам на проезд относятся:

  • стоимость проездного билета на транспорт общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
  • страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте;
  • стоимость услуг по оформлению проездных билетов;
  • расходы на оплату постельных принадлежностей в поездах;
  • стоимость проезда до места (к станции, пристани, аэропорту) отправления в командировку и от места возвращения из командировки, если оно расположено вне населенного пункта, где сотрудник работает.

Работнику, направленному в загранкомандировку, дополнительно возмещаются (п. 23 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):

  • расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
  • обязательные консульские и аэродромные сборы;
  • сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
  • расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
  • иные обязательные платежи и сборы.

Все перечисленные расходы организация вправе отразить в налоговой базе. Естественно, только при наличии документа, свидетельствующего об оплате соответствующих услуг. * Напомним, что согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ при «упрощенке» признаются только обоснованные и документально подтвержденные расходы (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Ситуация: какие документы, подтверждающие расходы на проезд, должен предъявить работник по окончании командировки, если он приобрел билеты на поезд или самолет в электронной форме

При наличии документов, подтверждающих направление работника в командировку и пребывания в ней, работник должен предоставить распечатку электронного билета или посадочный талон, на котором указаны реквизиты, позволяющие идентифицировать проезд работника в командировку (фамилия пассажира, маршрут, стоимость билета, дата поездки). * Такое мнение высказал Минфин России в письме от 04.06.2010 № 03-03-06/1/384. При этом документами, подтверждающими направление сотрудника в командировку, могут быть приказ руководителя и командировочное удостоверение, а документами, подтверждающими пребывание работника в командировке, – счета гостиниц, квитанции к ПКО, кассовые чеки.

При утере посадочного талона расходы на приобретение билета могут быть учтены при наличии справки, содержащей необходимую для подтверждения полета (поездки) информацию, выданной перевозчиком или его представителем (письмо Минфина России от 09.11.2011 № 03-03-07/50).

Произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд до места командировки и обратно не облагаются:

Отметим, НДФЛ и страховые взносы не нужно начислять даже в том случае, когда расходы на проезд, произведенные с разрешения работодателя, превышают размеры, определенные в локальном нормативном акте организации (письмо Минфина России от 31.12.2011 № 03-04-06/6-364).

Возмещение командированному работнику расходов по найму жилого помещения

Организация самостоятельно устанавливает порядок возмещения расходов на наем жилья во время командировки (ст. 168 ТК РФ). Например, конкретные суммы возмещения и требования к документальному подтверждению работником расходов организация может прописать в коллективном договоре или ином локальном акте (приказе, положении о командировках и т. д.).

Возместив работнику затраты по найму жилого помещения, организация, применяющая УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы, вправе учесть в расходах выплаченную сумму (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Но при условии, что работник предоставит в бухгалтерию документ, подтверждающий понесенные расходы (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ). Например, квитанцию или счет из гостиницы (письмо Минфина России от 22.05.2007 № 03-03-06/1/279), кассовый чек или бланк строгой отчетности, который соответствует требованиям Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359.

Ситуация: работник во время командировки поселился у частного лица. Какими документами можно подтвердить расходы на наем жилого помещения

Во время командировки работник может проживать не только в гостинице, но и в другом жилом помещении, например, на съемной квартире. Тогда подтвердить расходы на наем жилья можно документами, составленными в произвольной форме (п. 2 ст. 346.16, абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ, постановление ФАС Северо-Западного округа от 26.02.2008 № А26-1621/2007). Например, актом, подписанным наймодателем (владельцем квартиры) и нанимателем (командированным работником). Отметим, в этом документе должны быть все обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения в командировке не облагаются:

Отметим, не нужно начислять НДФЛ и страховые взносы и в случае, когда фактически документально подтвержденная сумма расходов превысила лимит компенсации, установленный внутренним документом организации (письмо Минфина России от 04.07.2012 № 03-04-06/6-204). Правда, от сотрудника следует получить письменное объяснение с указанием причин перерасхода средств на оплату жилья.

 

Правовая электронная энциклопедия «Упрощенка»

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

 

Читайте в журнале "Упрощенка"
    Подробнее >>>

    Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



    Ваша персональная подборка

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией


      Упрощёнка в Яндексе



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Упрощёнка» –
      об упрощённой системе налогообложения
      8 800 550-15-57

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62261 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Читайте дальше после регистрации (займет минуту)

      Сайт журнала «Упрощенка» — профессиональный ресурс для бухгалтеров и руководителей компаний на УСН.

      Чтобы продолжить чтение статьи, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль