Заполнение первичных документов

876

Вопрос

Какие штрафы и прочие последствия нам грозят, если в первичных документах отсутствует один из обязательных реквизитов: например в акте выполненных работ контрагент не проставил должность лица , подписавшего его со стороны контрагента, или его фамилия? В меру сил вписываем эти реквизиты за контрагента от руки , но иногда это сделать невозможно. Будет ли это расценено при проверке как отсутствие первичного документа, или как наличие первичного документа, но оформленного с нарушением? Мы не можем 100% повлиять на правильное оформление первичных документов контрагентами.

Ответ

Наличие ошибок в первичных документах не расценивается как их отсутствие. Списание расходов на основании первички, в которой есть ошибки - самые распространенные ошибки в бухучете, которые проверяющие часто признают грубыми. Последствием может быть штраф за неуплату налога в связи с завышением расходов. В суде организациям удается доказать, что сами по себе дефекты в документах не свидетельствуют о документальной неподтвержденности затрат. Главным фактором доказательства произведенных расходов должно являться то, что приобретенные товары (работы, услуги) приняты к учету и используются в деятельности.

 

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Как организовать ведение бухучета

 

Ответственность за нарушение правил ведения бухучета

За грубое нарушение правил ведения бухучета налоговая инспекция может оштрафовать организацию по статье 120Налогового кодекса РФ. Так, грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов признаются отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухучета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение в бухучете активов и хозяйственных операций.

Если организация допустила такое нарушение в течение одного налогового периода, то размер штрафа составит 10 000 руб. А если в течение нескольких, то размер штрафа увеличится до 30 000 руб. Если при этом организация еще и занизила налоговую базу, то в бюджет придется отдать 20 процентов от суммы каждого неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

Есть также мера наказания и для ответственных сотрудников организации. Она прописана в Кодексе РФ об административных правонарушениях. Там грубым нарушением правил ведения бухучета и представления бухгалтерской отчетности признаются:

  • искажения в бухучете, из-за которых организация занизила сумму начисленного налога не менее чем на 10 процентов. Но грубыми ошибками являются лишь те, которые связаны именно с бухучетом и при этом привели к недоимке;
  • искажение показателя любой строки бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов.

За любое из этих нарушений, а также за несоблюдение сроков и порядка хранения учетных документов по заявлению налоговой инспекции суд может оштрафовать ответственных сотрудников организации (например, ее руководителя) на сумму от 2000 до 3000 руб. (ч. 1 ст. 23.1, ст. 15.11 КоАП РФ).

 

Как можно избежать штрафов

Избежать наказания, когда речь идет об искажении данных бухучета, из-за которых организация не доплатила налог в бюджет, можно. Во-первых, штрафа не будет, если подать в инспекцию уточненную налоговую декларацию (расчет), а перед этим погасить недоимку и заплатить пени. Во-вторых, можно исправить ошибки и сдать пересмотренную бухгалтерскую отчетность в инспекцию. Об этом сказано в пункте 2 примечания к статье 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Главбух советует: если инспекторы выставили штраф за ошибку в бухучете, которая никак не отразилась на сумме налога, то такое наказание можно оспорить.

Самые распространенные ошибки в бухучете, которые часто признают грубыми, представлены в таблице.

В чем инспекторы видят ошибку

Почему ошибку считают грубой

Можно ли оспорить штраф

Входной НДС приняли к вычету на основании копий счетов-фактур из-за того, что поставщик задерживает оригиналы

Искажены данные по счетам 19 и68 субсчет «Расчеты по НДС»

Штраф можно оспорить, так как бухгалтер нарушил правила вычета НДС, предусмотренные главой 21 Налогового кодекса РФ. Бухгалтерское законодательство этот вопрос не регулирует. Более того, данные на счета 19 и 68 попадают из налоговых регистров – книг покупок и книг продаж. Важное уточнение про ошибки в счетах-фактурах. Если неточности не мешают инспекторам идентифицировать покупателя, продавца, наименование товаров, работ, услуг, а также их стоимость, ставку НДС и сумму налога, то проверяющие не вправе отказать в вычете (п. 2 ст. 169 НК РФ). И тогда об искажении данных на счетах не может быть речи

Входной НДС приняли к вычету на основании счетов-фактур, в которых есть ошибки

Входной НДС приняли к вычету не в том налоговом периоде

Несвоевременно отражены данные по счету 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»

Налоговые расходы списали на основании копий первички из-за того, что поставщик задерживает оригиналы

Искажены данные по счету 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»

Штраф можно оспорить, если речь идет о расходах, которые организация признает при расчете налога на прибыль на основании специальных налоговых регистров. Например, любые нормируемые затраты (представительские, рекламные расходы, проценты по займам, компенсация за использование личного имущества сотрудника на службе и т. д.). Организации, как правило, учитывают такие расходы на основании справок-расчетов или иных налоговых регистров. А раз так, то говорить об искажении в бухучете нельзя

Налоговые расходы списали на основании первички, в которой есть ошибки*

Налоговые расходы списали на основании копий первички из-за того, что поставщик задерживает оригиналы

Несвоевременно отражены данные по счету 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»

Занизили стоимость объекта основных средств на счете 01 (03)

Занижен налог на имущество, так как отражена неверная сумма на счете 01 (03)

Штраф оспорить не получится, так как ошибка напрямую связана с искажениями в бухучете. Ведь налоговой базой является среднегодовая стоимость имущества, которую компания определяет по данным бухучета (п. 1 ст. 375 НК РФ). Обратите внимание, что с 2014 года региональные власти могут прописать в законодательстве другой порядок по некоторым объектам: базой станет кадастровая стоимость, а не бухгалтерская

 

Первичные документы

Бухучет ведется на основании первичных документов. Первичный документ нужно составлять при совершении каждого факта хозяйственной жизни, а если это невозможно – непосредственно после его окончания.* Формы первичных документов определяет руководитель.

Подробнее об оформлении первичных документов см. Как организовать документооборот в бухгалтерии.

 

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Статья: Если «первичка» составлена с ошибками

 

Необходимость документального подтверждения трат

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты* –пункт 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

Иными словами, одним из условий для признания расходов в целях налогообложения является их документальное подтверждение.*

Вместе с тем Налоговый кодекс РФ не уточняет ни перечень первичных документов, ни то, каким критериям они должны соответствовать, чтобы обосновать произведенные затраты.

В связи с этим часто при налоговых проверках чиновники придираются к незначительным оплошностям, допущенным бухгалтерами сельхозорганизаций при составлении первичных документов.

Формы первичных документов

Законом о бухучете не предусмотрена обязанность применения унифицированных форм первичных документов. Однако Минфин России отмечает, что обязательными к применению остаются формы первичных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании, например формы кассовых документов ( информация Минфина России №ПЗ-10/2012 ).

Формы первичных учетных документов, применяемых организацией (кроме организаций государственного сектора), должны утверждать их руководители. Но при разработке форм «первички» необходимо помнить о перечне обязательных реквизитов.

Итак, судя по сложившейся практике, внимание контролеров может привлечь отсутствие в документе:

Причиной конфликта с проверяющими инспекторами может стать и то, если в авансовом отчете не заполнены обязательные реквизиты ( постановление ФАС Северо-Кавказского округа от4 мая 2008г. №А32-19569/2007-3/361 ).

Ошибки в документах

Внимание налоговиков могут привлечь и технические ошибки в документах, например, несовпадение сумм, указанных цифрами и прописью ( постановление ФАС Северо-Западного округа от22 апреля 2011г. №А56-40217/2010 ), либо дефекты, не зависящие от налогоплательщика, к примеру выцветание чернил на кассовых документах.

Для того чтобы избежать споров с проверяющими инспекторами относительно последнего дефекта, лучше заранее снять копии с чеков.

Ведь, как следует из разъяснений чиновников, расходы могут быть подтверждены копиями кассовых чеков (письма Минфина России от17 сентября 2008г. №03-03-07/22,от3 апреля 2007г. №03-03-06/1/209 , УФНС России пог. Москве от26июня 2006г. №20-12/56636@ ).

Не проявлена должная осмотрительность

В рамках встречной проверки может выясниться, что документ составлен фирмой-однодневкой или содержит недостоверные подписи.

Что касается претензий к недостоверности подписей, то налогоплательщик может использовать следующие аргументы:

1) покупатель не обязан исследовать достоверность подписей на документах(постановления ФАС Уральского округа от22 марта 2012г. №Ф09-1851/12 , от14июня 2011г. №Ф09-3306/11-С3 , Президиума ВАСРФ от8 июня 2010г. №17684/09 );

2) отсутствие права подписи документов не свидетельствует о том, что фактически хозяйственные операции не совершались (постановления ФАС Московского округа от5 августа 2010г. №КА-А40/8138-10 , от12 мая 2010г. №КА-А40/4262-10 , ФАС Северо-Западного округа от2 июня 2010г. №А56-41987/2009 , Президиума ВАС РФ от25 мая 2010г. №15658/09 ).

Сами по себе дефекты в документах не свидетельствуют о документальной неподтвержденности затрат ( постановление ФАС Уральского округа от30 мая 2011г. №Ф09-2880/11-С3 ). Главным фактором доказательства произведенных расходов должно являться то, что приобретенные товары (работы, услуги) приняты к учету и используются в деятельности ( постановление ФАС Северо-Западного округа от18 мая 2012г. №А52-1706/2011 ).*

Важно запомнить
Если налогоплательщик самостоятельно обнаружил дефекты в первичных документах, он может обратиться к своему контрагенту для внесения исправлений.*

Журнал «Учет в сельском хозяйстве»№ 6, июнь 2013

Е.В. Кратюк,

старший консультант департамента налогового консультирования и разрешения налоговых споров ЗАО «2К Аудит – Деловые консультации/Морисон Интернешнл»

*   Так  выделена   часть   материала,   которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

Журнал Упрощенка

«Упрощенка» — бесплатный профессиональный сайт для малого бизнеса. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

  • • Новости для бухгалтеров на УСН
  • • Статьи по бухучету на УСН, отчетности в ФНС, зарплате
  • • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • • Бесплатная справочно-правовая система

Подарок за регистрацию — безлимитный доступ к сервису "Изменения для бухгалтеров". Очень нужен в мае!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль