Как учесть при расчете налога на прибыль и НДФЛ расходы на служебную поездку

176

Вопрос

Добрый день! Сотрудник нашей организации был направлен в командировку на 2 дня. Так получилось, что были последние рабочие дни на неделе, поэтому сотрудник решил остаться на выходные дни в другом городе. При обработке авансового отчета возник вопрос: должны ли мы компенсировать расходы на обратный билет сотрудника, ведь его дата находится за пределами командировки? УСН "доходы минус расходы"

Ответ

Да, должны. Командировочные расходы возмещаются в общем порядке до дня окончания командировки, потом работник несет расходы за свой счет. То есть оплата проезда к месту командирования и обратно оплачивается полностью.

 

В данной ситуации расходы на обратный билет учесть при налогообложении прибыли нельзя, поскольку в этом случае организация оплачивает возвращение сотрудника из места отдыха, а не из места командировки. А раз так, данные расходы не могут быть признаны экономически обоснованными (ст. 252 НК РФ). Эти разъяснения в полной мере актуальны и для целей исчисления единого налога при применении УСН. Таким образом, расходы на оплату проезда сотрудника в данном случае нельзя учесть при расчете единого налога.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Ситуация: Как учесть при расчете налога на прибыль и НДФЛ расходы на служебную поездку, если указанные в билете даты не совпадают с датами в командировочном удостоверении

 

При расчете налога на прибыль затраты на проезд включите в состав расходов.

Но только если более ранний выезд сотрудника в командировку (задержка выезда из командировки) произошел с разрешения руководителя, которое подтверждает целесообразность выбытия в командировку (из командировки) в более раннюю или позднюю дату.

Такой вывод следует из положений статьи 252 Налогового кодекса РФ и писем Минфина России от 3 сентября 2012 г. № 03-03-06/1/456, от 20 сентября 2011 г. № 03-03-06/1/558, от 16 августа 2010 г. № 03-03-06/1/545, от 1 апреля 2009 г. № 03-04-06-01/74, от 26 марта 2009 г. № 03-03-06/1/191, от 5 августа 2008 г. № 03-04-06-01/246.

Целесообразность можно подтвердить, например, тем, что из-за отсутствия билетов выбыть из места командировки в срок было невозможно. Или покупка билета на более позднюю (раннюю) дату позволила сократить расходы на проезд. При этом соответствующее разрешение руководителя следует оформить письменно (например, приказом).

Главбух советует: есть аргументы, подтверждающие, что если даты выбытия из служебной поездки в командировочном удостоверении и в билете не совпадают, расходы на проезд можно учесть при расчете налога на прибыль и без доказательств целесообразности этого. Они заключаются в следующем.

Организация обязана возместить сотруднику расходы на проезд до места командировки и обратно (ст. 168 ТК РФ, п. 11, 12 и 22 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).* Экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы на командировки учитывайте при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов (п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). В частности, в состав этих затрат входят:

  • стоимость проездного билета на транспорте общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
  • стоимость услуг по оформлению проездных билетов и т. д.

При этом действующим законодательством не предусмотрено, что для учета расходов на проезд обязательно должна совпадать дата выбытия из места командировки, указанная в командировочном удостоверении, с датой фактического выбытия сотрудника из места командировки (по билету). Подтверждают такой вывод некоторые арбитражные суды (см., например, постановления ФАС Уральского округа от 19 июня 2007 г. № Ф09-3838/07-С2, от 4 мая 2007 г. № Ф09-3119/07-С2).

Причиной задержки может стать, например, и то обстоятельство, что сразу после командировки сотрудник уходит в отпуск и проводит его в месте командировки или просто остается на выходные. В данной ситуации расходы на обратный билет учесть при налогообложении прибыли нельзя, поскольку в этом случае организация оплачивает возвращение сотрудника из места отпуска, а не из места командировки. А раз так, данные расходы не могут быть признаны экономически обоснованными (ст. 252 НК РФ). Аналогичные выводы следуют из письма Минфина России от 8 ноября 2013 г. № 03-03-06/1/47813.*

Стоит отметить, что ранее специалисты финансового ведомства высказывали иную точку зрения. Они отмечали, что при оценке целесообразности аналогичных затрат следует исходить из того, что расходы на проезд человека из места командировки были бы понесены в любом случае, независимо от срока, проведенного сотрудником в месте назначения (см., например, письма Минфина России от 26 августа 2013 г. № 03-03-06/1/34815, от 26 августа 2013 г. № 03-03-06/1/34813, от 3 сентября 2012 г. № 03-03-06/1/456, от 16 августа 2010 г. № 03-03-06/1/545 и от 26 марта 2009 г. № 03-03-06/1/191). Из этого можно было сделать вывод, что расходы на обратный билет можно учесть при налогообложении прибыли, даже если сотрудник задержался в месте командировки по причине отпуска или выходного (при условии, что они произведены с разрешения руководителя).

Однако с учетом более поздних разъяснений эта позиция является неактуальной.

В отношении удержания НДФЛ с расходов на проезд учтите следующее.

По общему правилу компенсация документально подтвержденных расходов на проезд сотрудника до места командировки и обратно НДФЛ не облагается (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Однако, если сотрудник возвращается из командировки позднее даты, которая установлена в приказе о направлении в командировку (командировочном удостоверении), оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.

Так, если сотрудник возвращается из командировки значительно позже установленной даты (в т. ч. если он проводит в месте командировки отпуск), со стоимости обратного билета удержите НДФЛ. В этом случае организация оплачивает за сотрудника проезд от места отдыха (отпуска) до места работы. Следовательно, оплата стоимости проезда не может рассматриваться как компенсация расходов, которые связаны со служебной командировкой. В такой ситуации у сотрудника возникает экономическая выгода, а значит, со стоимости обратного билета нужно удержать НДФЛ (ст. 41, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 8 ноября 2013 г. № 03-03-06/1/47813 и от 3 сентября 2012 г. № 03-03-06/1/456.

Если же сотрудник остается в месте командировки непродолжительное время (например, на выходные или праздничные нерабочие дни), то оплата проезда от места проведения командировки (отдыха) до места работы к возникновению экономической выгоды не приводит. В этом случае удерживать НДФЛ со стоимости билета не нужно.*

Аналогичные правила применяются и в случае, когда сотрудник убывает в командировку ранее даты, указанной в командировочном удостоверении. Например, для того, чтобы подготовиться к выполнению служебного задания в месте командировки.

Такие разъяснения приведены в письмах Минфина России от 7 августа 2012 г. № 03-04-06/6-221, от 16 августа 2010 г. № 03-03-06/1/545, от 10 июня 2010 г. № 03-04-06/6-111.

Следует отметить, что ранее Минфин России придерживался иной точки зрения в отношении НДФЛ. Она сводилась к тому, что если сотрудник по своей инициативе задерживается в командировке, то со стоимости проезда нужно удержать НДФЛ вне зависимости от продолжительности периода задержки (письмо Минфина России от 1 апреля 2009 г. № 03-04-06-01/74). Однако в связи с выходом более поздних разъяснений, в которых финансовое ведомство скорректировало свою позицию, организация вправе пользоваться в работе именно ими.

 

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2.Рекомендация: Как учесть при налогообложении расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования. Организация применяет специальный налоговый режим

 

УСН

Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят налог с доходов, командировочные расходы не уменьшают (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить в состав затрат документально подтвержденные расходы на проезд командированного сотрудника (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).* Суммы НДС по этим расходам тоже уменьшат налоговую базу (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

 

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

*   Так выделена   часть   материала, которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

 

Читайте в журнале "Упрощенка"
    Подробнее >>>

    Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



    Ваша персональная подборка

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией


      Упрощёнка в Яндексе



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Упрощёнка» –
      об упрощённой системе налогообложения
      8 800 550-15-57

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62261 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Читайте дальше после регистрации (займет минуту)

      Сайт журнала «Упрощенка» — профессиональный ресурс для бухгалтеров и руководителей компаний на УСН.

      Чтобы продолжить чтение статьи, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль