Как правильно составить трудовой договор с работником, который будет принят водителем

2301

Вопрос

Как правильно составить трудовой договор с работником, который будет принят водителем , и его работа будет связана с перевозкой грузов на дальние расстояния и может выполняться в выходные дни? Можете ли Вы привести пример такого договора?
Если работнику за время поездки будет начисляться заработная плата, то ему не положены суточные? Как правильно учесть при УСНО расходы, связанные с поездкой: проживание, стоянка, ГСМ, з /части по авансовым отчетам?

Ответ

Если работа сотрудника постоянно будет связана с разъездами, оговорка о разъездном характере работы является обязательным условием трудового договора (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Размеры и порядок возмещения расходов, а также перечень работ, профессий, должностей сотрудников, которым установлен разъездной характер работ, установите коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Например, приказом руководителя организации, Правилами трудового распорядка.

Сотрудникам с разъездным характером работы надо возмещать расходы, связанные со служебными командировками. Это расходы на проезд, наем жилого помещения и дополнительные расходы, в частности суточные (ст. 168.1 ТК РФ).

При этом оплату питания сотрудников с разъездным характером работы в этот перечень включать нельзя (письмо Минтруда России от 11 марта 2014 г. № 17-3/В-100).

Расходы, связанные с разъездным характером работы, при расчете единого налога при упрощенке учесть нельзя.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию за разъездной характер работы

Данная рекомендация приведена в материалах Системы Главбух версия для коммерческих организаций

Состав расходов

К расходам, связанным с разъездным характером работы, относятся:

  • расходы на проезд;
  • расходы на наем жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные сотрудниками с разрешения или ведома работодателя.

При этом оплату питания сотрудников с разъездным характером работы в этот перечень включать нельзя (письмо Минтруда России от 11 марта 2014 г. № 17-3/В-100).

Документальное подтверждение расходов

Подтвердить расходы, связанные с разъездным характером работы, можно как документами, формы которых утверждены законодательно, так и документами, разработанными самостоятельно (письма Минфина России от 5 июня 2008 г. № 03-03-06/1/346 и от 4 июня 2008 г. № 03-03-06/1/344). Например, приказом о разъездном характере работ, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором, маршрутными листами, справкой-расчетом суточных и т. д.*

Установление разъездного характера работ

Размеры и порядок возмещения расходов, а также перечень работ, профессий, должностей сотрудников, которым установлен разъездной характер работ, установите коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Например, приказом руководителя организации, Правилами трудового распорядка. Сведения о разъездном характере работ внесите в трудовой договор с сотрудником.*

Такие выводы следуют из статей 57, 168.1 Трудового кодекса РФ и подтверждаются в письме Роструда от 12 декабря 2013 г. № 4209-ТЗ.

Подробнее об оформлении трудового договора см. Как оформить прием сотрудника на работу.

2. Ситуация: нужно ли нормировать суточные, связанные с разъездным характером работы, для целей исчисления НДФЛ в том же порядке, что и для командировок

Нет, не нужно.

Суммы возмещения сотруднику дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) при разъездном характере работы не облагаются НДФЛ в полном объеме, установленном организацией. То есть в размере, который предусмотрен локальными нормативными актами (например, приказом руководителя, коллективным договором) или трудовым договором.*

Условие об освобождении суточных от НДФЛ в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке, установленное пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ, в данном случае не применяется. Ведь служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых носит разъездной характер, командировками не признаются (ст. 166 Трудового кодекса РФ).

Аналогичная точка зрения отражена в письмах Минфина России от 5 июля 2013 г. № 03-04-06/25956, от 7 июня 2011 г. № 03-04-06/6-131.

<…>

Из рекомендации « Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию за разъездной характер работы »

3. Ситуация: можно ли учесть при расчете единого налога при упрощенке компенсацию за разъездной характер работы. Организация применяет упрощенку и платит налог с разницы между доходами и расходами

Нет, нельзя.

Организации, уплачивающие упрощенный налог с разницы между доходами и расходами, при расчете единого налога могут учесть лишь те затраты, которые поименованы в статье 346.16 Налогового кодекса РФ. Компенсации за разъездной характер работы там прямо не названы.

Включить эти компенсации в состав расходов на оплату труда и, соответственно, учесть их при расчете упрощенного налога на основании подпункта 6 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ не получится. Дело в том, что оплатой труда являются лишь те компенсации, которые связаны с особыми условиями труда и поименованы в разделе VI «Оплата и нормирование труда» Трудового кодекса РФ. Компенсации же за разъездной характер работы не входят в систему оплаты труда, поскольку они связаны с возмещением конкретных затрат сотрудника, возникающих при исполнении им своих обязанностей. А значит, при расчете единого налога при упрощенке компенсацию за разъездной характер работы в качестве расходов на оплату труда учесть нельзя. Аналогичная позиция отражена в письме Минфина России от 19 декабря 2011 г. № 03-11-06/2/174.

Не удастся учесть такие компенсации и по другим основаниям. Плательщики налога на прибыль учитывают данный вид расходов в составе прочих затрат на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ (письмо Минфина России от 1 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/211). Однако расходы, учитываемые при налогообложении прибыли на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ, не поименованы в пункте 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. А значит, их нельзя учесть при расчете упрощенного налога. Аналогичные выводы следуют из писем ФНС России от 4 апреля 2011 г. № КЕ-4-3/5226, от 14 марта 2011 г. № КЕ-4-3/3943.

Таким образом, расходы, связанные с разъездным характером работы, при расчете единого налога при упрощенке нельзя учесть ни по одному из оснований.*

Стоит отметить, что ранее Минфин России в письме от 2 февраля 2007 г. № 03-11-04/2/24 указывал на то, что компенсацию за разъездной характер работы при расчете налога на прибыль следует включать в состав расходов на оплату труда (ст. 255 НК РФ). И соответственно, их можно учитывать при расчете упрощенного налога на основании подпункта 6 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.

Однако более поздняя позиция контролирующих ведомств не в пользу налогоплательщиков. Поэтому, если организация, применяющая упрощенку, будет включать компенсацию за разъездной характер работы в состав расходов на оплату труда и учитывать при расчете единого налога, возможны споры с проверяющими.

Главбух советует: есть возможность учесть компенсацию за разъездной характер работы при расчете упрощенного налога, если переквалифицировать данный вид выплаты.

Поездки сотрудника, в трудовом договоре которого не указано, что его работа носит разъездной характер работы, признаются служебными командировками (ст. 166 ТК РФ).

Расходы на командировки на основании подпункта 13 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ уменьшают налоговую базу организаций, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами. Таким образом, чтобы правомерно уменьшить налоговую базу по единому налогу на расходы, связанные со служебными поездками, не указывайте в трудовом договоре на разъездной характер работы сотрудника, а оформляйте данные разъезды как командировки (письмо Минфина России от 1 апреля 2011 г. № 03-11-06/3/41).

Другой вариант учета – установить в трудовом договоре фиксированную доплату к заработку сотрудника, работа которого связана с разъездами. Тогда данная выплата будет расцениваться не как компенсация фактически понесенных расходов, а как дополнительный вид вознаграждения. И на общих основаниях выплачиваемые суммы будут включаться в расходы на оплату труда (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Из рекомендации « Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию за разъездной характер работы »

4. Ситуация: нужно ли включать в трудовой договор условия о разъездном характере работы или о командировках сотрудника

Условие о разъездном характере работы нужно включить в трудовой договор, а условие о командировках – нет.

Если работа сотрудника постоянно будет связана с разъездами, оговорка о разъездном характере работы является обязательным условием трудового договора (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).*

При оформлении трудового договора нужно разграничивать понятия «командировка» и «разъездной (подвижной) характер работы».

Командировкой признается поездка сотрудника по распоряжению организации на определенный срок, в которой он выполняет служебное поручение вне места постоянной работы. Об этом сказано в статье 166 Трудового кодекса РФ. Включать в трудовой договор условие о командировках сотрудника не обязательно.

Разъездной характер носят работы, при которых:

  • у сотрудника нет неподвижного рабочего места (водители);
  • часть рабочего времени проходит в поездках от места размещения организации до места работы (сотрудник строительных организаций).

К работам с подвижным характером относятся работы, которые:

  • производятся в пути (проводник, стюардесса и т. д.);
  • предполагают частую передислокацию организации (перемещение сотрудников) (сотрудники подвижных строительных организаций).

В этих случаях поездки сотрудников командировками не признаются. Это следует из положений статьи 168.1 и части 1 статьи 166 Трудового кодекса РФ.

В исключительных случаях, если поездки водителей в другие города или страны носят разовый характер, то оформите их как командировки. Такой вывод подтверждает Минфин России в письме от 1 июня 2005 г. № 03-05-01-04/168, а также арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Московского округа от 5 октября 2009 г. № КА-А41/10098-09, Поволжского округа от 9 апреля 2008 г. № А57-11527/06).

Локальным нормативным актом организации (например, приказом) может быть предусмотрен перечень других должностей с разъездным (подвижным) характером работы (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). В него можно включить сотрудников, в должностные обязанности которых входят периодические поездки (перемещения). Например, специалистов по наладке оборудования, менеджеров по продажам, страховых агентов и т. п.

Документально оформить разъездную (подвижную) работу проще, чем командировки. Единовременно приказами руководителя нужно определить:*

  • размер возмещаемых расходов (ст. 168.1 ТК РФ);
  • перечень разъездных (подвижных) работ (ст. 168.1 ТК РФ);
  • порядок подтверждения производственного характера поездок (перемещений).

В качестве документов, подтверждающих производственный характер поездок, перемещений (пункты назначения, цели), можно использовать журналы учета поездок, маршрутные листы и т. п.

В отличие от командировок оформлять персональные документы (приказ о командировке, служебное задание, командировочное удостоверение) по каждой поездке (перемещению) сотрудников с разъездным (подвижным) характером работы не нужно. Кроме того, для сотрудников с разъездным (подвижным) характером работы организация может предусмотреть упрощенный порядок представления отчетности по поездкам, перемещениям (например, раз в месяц).

5. Статья: Как платить суточные при разъездной работе

«…У нас транспортная компания. В трудовых договорах водителей предусмотрен разъездной характер работы. Раньше авансовый отчет водителя за рейс состоял из оплаты топливных чеков и суточных. Хотим начислять суточные одним документом за месяц сразу по всем водителям на основании паспортов водителей, путевых листов и т. д. Вправе ли мы так поступить?..»

— Из письма главного бухгалтера Алены Виноградовой, г. Москва

Да, Алена, вы вправе так поступить.

Сотрудникам с разъездным характером работы надо возмещать расходы, связанные со служебными командировками. Это расходы на проезд, наем жилого помещения и дополнительные расходы, в частности суточные (ст. 168.1 ТК РФ).* При этом служебные поездки сотрудников с разъездным характером работы не считаются командировками (ч. 3 п. 3 постановления Правительства РФ от 13.10.08 № 749). Поэтому, как платить суточные, может решать сам работодатель. Порядок и размеры возмещений надо прописать в коллективном договоре или других локальных актах компании.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

Журнал Упрощенка

«Упрощенка» — бесплатный профессиональный сайт для малого бизнеса. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

  • • Новости для бухгалтеров на УСН
  • • Статьи по бухучету на УСН, отчетности в ФНС, зарплате
  • • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • • Бесплатная справочно-правовая система

Подарок за регистрацию — безлимитный доступ к сервису "Изменения для бухгалтеров". Очень нужен в мае!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль