Как отразить при налогообложении приобретение ГСМ

624

Вопрос

Мы юр .л ицо на УСН (доходы минус расходы). Заключили с физ.лицом договор подряда на оказание транспортных услуг водителя на личном автомобиле (возит офисных работников по инстанциям). В договоре прописано что ежедневно водитель обязан сдавать путевые листы в бухгалтерию.
ВОПРОС: могу ли я принять к налоговому учету стоимость ГСМ по такому договору?
Уточнение по вопросу № 384169: Да,заключен только договор подряда. Сотрудник принят по договору ГПХ, не в штат. Соответственно, только с сотрудником мы можем заключать договор аренды транспорта? А пока сотрудник не в штате, то никакие расходы, кроме вознаграждения ежемесячного за оказание транспортных услуг мы не можем принять к расходам! Правильно? Или можно заключить договор аренды транспортного средства с физ.лицом по договору ГПХ?

Ответ

Так как у Вашей организации  транспортное средство отсутствует, нет договора аренды  автомобиля, то расходы на содержание транспортных средств, а именно ГСМ включить   в расходы на УСН не безопасно. Согласно подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ организации, которые применяют упрощенку и платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить затраты на приобретение ГСМ в состав расходов на содержание служебного транспорта. При этом указанный транспорт должен принадлежать организации на праве собственности или использоваться на основании договора аренды.

 

Вы можете заключить договор аренды транспортного средства с любым физическим лицом (ст. 642 ГК РФ), не обязательно с сотрудником организации. В договоре необходимо указать, каким образом  возмещаются расходы по ГСМ. Договор гражданско - правового характера подразумевает выполнение определенной работы, оказание услуги; передачи имущества по данному договору не происходит, следовательно, затраты на ГСМ экономически не оправданны.

Таким образом, в сложившейся ситуации для признания расходов на ГСМ при УСН, необходимо оформить договор аренды транспортного средства.

Однако, Вы можете   включить стоимость ГСМ в сумму вознаграждения по договору подряда, сумма выплаты по данному договору не будет фиксированной и меняется в зависимости от расходов на содержание транспорта, в том числе количества израсходованного ГСМ. В

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух версия для коммерческих организаций, версия для упрощенки

1. Рекомендация: Как отразить при налогообложении приобретение ГСМ за наличные. Организация применяет специальный налоговый режим

При расчете единого налога с разницы между доходами и расходами документально подтвержденные и оплаченные расходы на приобретение ГСМ можно включить в состав затрат (в зависимости от характера использования транспорта) (подп. 12, 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Суммы НДС по этим расходам тоже уменьшают налоговую базу по единому налогу (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

При расчете единого налога с доходов расходы на ГСМ учесть нельзя (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Ситуация: когда в состав расходов для расчета единого налога можно включить стоимость ГСМ, приобретенных за наличный расчет. Организация (предприниматель) применяет упрощенку и платит единый налог с разницы между доходами и расходами

Организации и предприниматели, которые применяют упрощенку и платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить затраты на приобретение ГСМ в состав расходов на содержание служебного транспорта (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) или в состав материальных расходов (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).*

При упрощенке расходы учитываются кассовым методом. Поэтому в рассматриваемой ситуации расходы на ГСМ, включенные в состав затрат на содержание транспорта, можно признать при одновременном выполнении следующих условий:

  • ГСМ приобретены;
  • расходы оплачены.

Это следует из положений пункта 2 статьи 346.17 Налогового кодекса РФ.

Материальные расходы при расчете единого налога учитывайте в порядке, предусмотренном для расчета налога на прибыль (п. 2 ст. 346.16, ст. 254 НК РФ). Исключением из этого правила являются расходы на приобретение сырья и материалов. После оплаты стоимость таких ценностей можно включать в расчет налоговой базы, не дожидаясь их списания в производство (подп. 1 п. 3 ст. 273, подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Поэтому исходя из буквального толкования абзаца 2 пункта 2 статьи 346.16 и пункта 2 статьи 346.17 Налогового кодекса РФ при расчете единого налога стоимость приобретенных ГСМ можно учесть сразу после оплаты независимо от того, когда это топливо списали. Такой же вывод можно сделать из писем Минфина России от 23 декабря 2009 г. № 03-11-09/413 и УФНС России по г. Москве от 30 января 2009 г. № 19-12/007413.

Учесть такие расходы при расчете единого налога можно в полном объеме, но при условии, что они экономически оправданны и документально подтверждены.

В частности, потребуются документы, подтверждающие:

  • стоимость приобретенных материалов (накладные, счета-фактуры, товарные чеки);
  • оплату приобретенных материалов (платежные поручения, кассовые чеки, квитанции);
  • количество материалов, израсходованных при эксплуатации автомобиля (путевые листы).

Такой вывод следует из положений пункта 2 статьи 346.16, пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ, писем ФНС России от 22 ноября 2010 г. № ШС-37-3/15988, УФНС России по г. Москве от 30 января 2009 г. № 19-12/007413 и подтверждается арбитражной практикой (см., например, определение ВАС РФ от 25 августа 2008 г. № 10353/08, постановления ФАС Центрального округа от 18 апреля 2008 г. № А36-3124/2006, Западно-Сибирского округа от 17 марта 2009 г. № Ф04-1471/2009(2200-А03-19)).*

Образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Приведенные в нем формы обязательны лишь для организаций, осуществляющих автотранспортную деятельность (п. 2 постановления Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78). Однако на практике их могут применять и предприниматели. Кроме того, предприниматели могут использовать форму, разработанную самостоятельно. При этом реквизиты путевых листов, обязательные для заполнения предпринимателями, утверждены приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

Сумму расходов на ГСМ, которые включаются в расчет налоговой базы по единому налогу, укажите в разделе I книги учета доходов расходов (п. 2.1–2.3, 2.5 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 22 октября 2012 г. № 135н).

 

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Статья: Налоговики примут затраты на ГСМ при наличии путевого листа

Документ:
Письмо ФНС России от 22 ноября 2010 г. № ШС-37-3/15988.

Что изменилось:
Чиновники указали, что организации, применяющие «упрощенку», могут принимать в целях налогообложения расходы на ГСМ.

Чтобы подтвердить сумму расхода на «горючку», организации нужно обязательно оформлять путевые листы.

Затраты на топливо принимаются при «упрощенке»

Расходы на содержание служебного транспорта принимаются при «упрощенке» в соответствии с пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. Причем не важно, использует организация собственный транспорт или арендует его. Правда, обязательное условие при этом: ГСМ должны быть оплачены.

Подтвердить расходы поможет путевой лист

статьи 252 Налогового кодекса РФ требует, чтобы все расходы, принимаемые в целях налогообложения, были документально подтверждены.*

Однако в Налоговом кодексе РФ специального понятия «документы, оформленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации» не существует. Поэтому, исходя из норм статьи 11 Налогового кодекса РФ, под оформлением документов в порядке, определенном законодательством РФ, следует считать выполнение требований, которые соблюдают при отражении хозяйственных операций в бухучете. А пункт 1 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» предписывает подтверждать все хозяйственные операции первичными документами установленной формы.

Один из первичных документов, подтверждающих произведенные расходы на ГСМ, – путевой лист. И если он оформлен по действующим правилам (в нем указаны все , установленные ), расход при «упрощенке» можно признать.

Журнал «Учет в сельском хозяйстве» № 1, Январь 2011

3.Рекомендация: Как оплатить и отразить в бухучете аренду личного автомобиля сотрудника

Используя личный автомобиль сотрудника в интересах организации, возмещать владельцу расходы можно по-разному. Первый вариант – выплачивать компенсацию. А второй – заключить с сотрудником договор аренды транспортного средства.

Виды договоров аренды транспорта

Есть два вида договоров аренды транспортных средств: с экипажем и без него. Правовое регулирование каждого из этих соглашений имеет свои особенности.

Аренда с экипажем. По такому договору арендодатель должен не только предоставить арендатору автомобиль, но и оказать ему услуги по его управлению и технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).

Аренда без экипажа. Заключив такой договор, можно просто получить автомобиль сотрудника во временное владение и пользование (ст. 642 ГК РФ).*

Ситуация: можно ли заключить договор аренды транспортного средства с экипажем с сотрудником организации

Безопасно так делать, только когда сотрудник – индивидуальный предприниматель, у которого есть шофер и механик.

Ведь такие условия прописаны в Гражданском кодексе. Так, при аренде транспортного средства с экипажем лица, управляющие этим транспортным средством и обеспечивающие его техническую эксплуатацию, должны состоять с арендодателем в трудовых отношениях (п. 2 ст. 635 ГК РФ).

Поэтому формально сотрудник, не являясь предпринимателем и не имея своих сотрудников, не может заключить такой договор. Иначе договор могут признать потом в суде недействительным (ст. 168 ГК РФ).

Главбух советует: вместо договора аренды транспорта с экипажем лучше заключите с сотрудником два отдельных договора. Один – об аренде без экипажа, а второй – на оказание услуг по управлению и технической эксплуатации.

В этом случае вы сможете смело проигнорировать условие о том, что сотрудник должен быть зарегистрирован в качестве предпринимателя и у него должны быть свои сотрудники. Важная деталь: оказание услуг по управлению и технической эксплуатации не должно входить в число должностных обязанностей сотрудника. Иначе выплаты по такому договору оказания услуг налоговые инспекторы в ходе проверки могут признать экономически необоснованными и снять эти расходы (ст. 252 НК РФ).

Аренда автомобиля

Заключая договор, особое внимание уделите описанию арендуемого транспорта. В соглашении нужно прописать такие технические характеристики, чтобы можно было точно определить, какой именно автомобиль взят в аренду. Только в этом случае договор аренды считается заключенным. Об этом сказано в пункте 3 статьи 607 Гражданского кодекса РФ.

Проверьте, указаны ли в договоре следующие данные:

  • марка автомобиля;
  • год выпуска и цвет;
  • номер кузова и двигателя;
  • государственный регистрационный номер.

Чтобы все сведения были максимально точными, сверьте их с паспортом транспортного средства (ПТС) или со свидетельством о регистрации.

Также в договоре лучше сразу прописать обязанность сотрудника передать вам документы, необходимые для эксплуатации автомобиля. В частности, это оригиналы свидетельства о его регистрации, техпаспорт, талон техосмотра и страховой полис. А чтобы весь этот набор сотрудник представил вовремя, можно предусмотреть в том же договоре неустойку, штраф или пени за нарушение сроков.

Но помните, что право собственности остается за сотрудником. Оно перейдет к вашей организации, только если руководство решит выкупить автомобиль (ст. 608 ГК РФ).

Главбух советует: арендуя личный автомобиль сотрудника, обязательно ознакомьтесь с условиями страхования транспорта (ОСАГО).

 

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

4. ПИСЬМО ФНС РОССИИ от 22.11.2010 № ШС-37-3/15988

О документальном подтверждении отдельных видов расходов


«Налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения, выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, при определении налоговой базы учитывают расходы, предусмотренные пунктом 1 статьи 346.16 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс), при условии их соответствия критериям, указанным в пункте 1 статьи 252 Кодекса. Причем перечень расходов, установленный пунктом 1 статьи 346.16 Кодекса, является закрытым.

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Кодекса расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, произведенные налогоплательщиком для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Кроме того, пунктом 2 статьи 346.17 Кодекса установлено, что расходами налогоплательщика признаются затраты после их фактической оплаты.

На основании подпункта 12 пункта 1 статьи 346.16 Кодекса налогоплательщики вправе уменьшить полученные доходы на расходы на содержание служебного транспорта. При этом указанный транспорт должен принадлежать организации на праве собственности или использоваться на основании договора аренды.

Таким образом, для признания в целях налогообложения прибыли расходов по ГСМ необходимо выполнение одновременно двух условий: наличие оплаты указанных материалов (ГСМ) и фактическое списание топлива служебному транспорту. При этом расходы на ГСМ должны отвечать требованиям пункта 1 статьи 252 Кодекса.*

Расходами в целях налогообложения прибыли признаются любые расходы при условии, что они экономически обоснованны, подтверждены документами, оформленными в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (пункт 1 статьи 252 Кодекса).

Согласно пункту 1 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы должны содержать реквизиты, перечисленные в статье 9 Закона N 129-ФЗ.

Налоговым законодательством специального понятия "документы, оформленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации" для целей налогообложения не установлено. В таких условиях согласно статье 11 Кодекса под оформлением документов в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, следует считать порядок, установленный для учета хозяйственных операций в бухгалтерском учете.

Одним из первичных документов, подтверждающих произведенные расходы на ГСМ, является путевой лист.

Для организаций, осуществляющих деятельность в соответствии с Уставом автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (утвержден Федеральным законом от 08.11.2007 N 259-ФЗ), обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов".

На основании вышеизложенного, путевой лист, оформленный в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, может являться одним из документов, подтверждающих в целях налогообложения прибыли расходы на приобретение ГСМ.

Одновременно сообщается, что в соответствии со статьей 20 Федерального закона от 10.12.95 N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения" организация или предприниматель обязаны проводить предрейсовые медицинские осмотры водителей. Для этого необходимо привлечь медицинских работников, например, заключив договоры с организациями здравоохранения. То есть не обязательно принимать на работу медицинского работника. Достаточно оформить договор на обслуживание с соответствующей организацией.»
 

*   Так выделена   часть   материала, которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

 

Читайте в журнале "Упрощенка"
    Подробнее >>>

    Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



    Ваша персональная подборка

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией


      Упрощёнка в Яндексе



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Упрощёнка» –
      об упрощённой системе налогообложения
      8 800 550-15-57

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62261 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Читайте дальше после регистрации (займет минуту)

      Сайт журнала «Упрощенка» — профессиональный ресурс для бухгалтеров и руководителей компаний на УСН.

      Чтобы продолжить чтение статьи, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль